관리 Office 절차를 작성하는 방법

회사는 직원 교육, 소프트웨어 작성 또는 구매, 그리고 사무실의 효율성 향상을 위해 사무 관리 절차 설명서를 사용합니다. 소프트웨어는 사무실 운영의 상당 부분을 차지하며 보안, 데이터베이스 생성 및 액세스, 전자 메일 프로토콜 및 바이러스 방지와 같은 컴퓨터 작업을 정의하는 절차가 필요합니다. 절차 설명서에는 종종 사무실의 요구를 충족시키는 소프트웨어를 작성하거나 구입하는 데 도움이되는 순서도가 포함됩니다.

사무실 관리자는 기록 및 문서 처리 및 관리를 담당합니다. 회의, 회의 및 특별 행사 준비; 여행 준비; 고객, 경영진, 공급 업체 및 직원과 의사 소통하기. 효과적인 절차서는 사무 실무를 가능한 상세하고 명확하게 설명합니다. 신입 사원은 사무 절차에 관한 정보를 위해 매뉴얼을 참고할 수 있어야합니다.

필요한 항목

3- 링 바인더
워드 프로세싱 소프트웨어

관리 Office 절차를 작성하는 방법

절차 식별

사무실 관리 절차 설명서는 몇 가지 절차로 구성됩니다. 가장 높은 수준의 가장 일반적인 절차부터 시작하여 가장 세부적인 절차를 수행하십시오. 각 절차가 해당 카테고리에 어떻게 적용되는지를 나타내는 높은 수준의 순서도가 있어야합니다. 순서도는 신입 사원을 훈련시키는 것이 작업 흐름을 그래픽으로 표현하기 때문에 매우 쉽습니다. 아래의 예는 일부 사무실 절차에 대한 간단한 그림입니다.


1. 사무실 기록
1.1 구매 용품 1.2 제출 1.3 우편물 취급 1.4 스케줄링

1.3 메일 처리

1.3.3 메일 수신 -> 1.3.4 메일 정렬 -> 즉시 응답 필요 -> 예 -> 긴급으로 표시 -> 배달 없음 -> 표시하지 않음 -> 전달

매뉴얼을 작성할 때 각 서브 헤드에 대한 세부 사항을 제공하십시오. 예:

1.3.3 메일 수신 메일은 메일 룸에서 정렬되어 오전 10 시까 지 각 부서의 우편함으로 배달됩니다. 사무 보조원은 메일을 선택하여 정렬하고 (1.3.4 참조) 메일에 즉각적인 응답이 필요한지 결정합니다 (1.3.5 참조).

프로 시저 정보 수집

이것은 글쓰기 과정에서 가장 중요한 단계이며 가장 많은 시간이 필요합니다. 설명하는 절차와 프로젝트의 범위를 이해하십시오. 이 절차의 관객과 더 높은 수준의 절차에 대한 이해를 이해하십시오. 절차의 공급자는 누구입니까? 소유자 및 주제 관련 전문가는 누구입니까? 고객은 누구입니까? 위의 내용을 명확하게 이해하면 다음 단계를 따르십시오.

인터뷰 질문 모음을 작성하십시오. 상세한 절차를 작성하기 위해 알아야 할 것은 무엇입니까?
인터뷰를 실시하고 결과를 문서화하십시오.
프로세스, 작업 단계 및 출력에 대한 입력을 나타내는 순서도를 작성하십시오.
정확성을 위해 프로세스 소유자와 작성한 플로우 차트를 검토하십시오.

초안 설명서 작성

설명서의 형식을 선택하고 관리자가 해당 형식에 동의하는지 확인하십시오. 전체 설명서 개요. 형식이나 내용에 대한 동의가 없으므로 설명서를 다시 작성하고 싶지 않습니다. 변경 및 업데이트가 쉽게 이루어 지도록 3 링 바인더를 사용하십시오. 문서화 된 각 절차에 대해 다음을 포함하십시오.