급여 절차를 작성하는 방법

급여는 직원이있는 비즈니스의 핵심 요소입니다. 직원 및 급여세를 적기에 정확하게 납부하려면 급여 부서를 구성해야합니다. 부서 내에서 효율성을 달성하려면 고용주는 급여 절차를 문서화해야합니다. 급여가 크든 작든 관계없이 서면 급여 절차는 성공적인 급여에 중요합니다.

급여 절차 양식을 만듭니다. 급여 부서는 일반적으로 봉급 및 직원 복리 후생 처리를 위해 인사 부서와 긴밀히 협력합니다. 시간표 / 시간표, 양식 W-2, 급여 일정 및 / 또는 달력, 휴가 요청 양식, 직접 예금 승인 양식 및 병가 감시 시트 등 여러 가지 양식이이 과정에서 사용됩니다. 이 양식을 편지지 상점에서 구입하거나 인쇄 회사에서 사용자 정의 할 수 있습니다.

계시 절차를 문서화하십시오. 미 노동부 (Department of Labor)는 정확하고 완전하다는 전제하에 모든 시간 계시 시스템을 사용할 수 있다고 말합니다. 계시 절차에는 근무 시간 기록표 마감일 및 직원의 근무 시간 계산 방법이 포함되어야합니다.

예를 들어 직원의 근무 시간 기록표를 수동으로 계산하는 절차를 적어 두십시오 (예: 가장 가까운 시간으로 반올림 및 반 내림). 직원 펀치 / 스 와이프를 급여 소프트웨어로 자동 전송하는 계시 시스템이있는 경우 편집 절차를 문서화하십시오. 마감일 전에 변경 사항을 이메일로 보내도록하는 것도 포함될 수 있습니다.

급여 처리 절차를 기록하십시오. 급여 처리 절차를 조정하여 급여 시스템과 일치시킵니다. 급여 시스템은 수동, 사내 전산 또는 외부 (아웃소싱) 일 수 있습니다. 특정 시스템에 대한 전체 급여 처리 절차를 기술하십시오.

예를 들어, 현장 급여 담당자와 급여 소프트웨어를 사용하여 급여를 처리하는 사내 전산화 시스템이 있다고 가정 해보십시오. 소프트웨어 사용 방법을 문서화하십시오. 직원의 임금을 입력하는 방법 및 임금 조정, 직접 예금, 급여세, 급여 일, 압류, 보험 급여 및 초과 근무 수당을 처리하는 방법을 설명하십시오. 급여를 인쇄하기 전에 그리고 급여 명세서를 닫기 전에 급여를 다시 확인하는 단계를 포함하십시오.

유료 주파수가 여러 개인 경우 (주별 및 격주 별), 각 방법을 처리하는 방법을 문서화하십시오. 급여 처리 절차에는 각 급여 시작부터 끝까지 모든 처리 단계가 포함되어야합니다.

사후 처리 절차를 포함하십시오. 예를 들어, 회계 부서 또는 회사의 급여 세금 업무를 처리하는 외부 세법 회사가 있다고 가정 해보십시오. 전달되어야하는 파일과 보고서를 명시하십시오. 배포를 위해 월급 / 스텁 지급을 받아야하는 주 및 상호 작용해야하는 다른 회사 / 개인을 포함해야합니다. 예를 들어, 급여 부서가 각 급여 처리 직후 퇴직 기여금을 연금 계획 제공자에게 전달하는 경우, 필요한 단계를 포함 시키십시오.

문서 기록 유지 절차. 고용주는 노동부에 따르면 최소 3 년간 급여 기록을 유지해야합니다. 급여 등록부, W-2, 급여 세금 보고서, 시간 기록표 및 기타 급여 기록에 대한 상태 저장 및 제출 절차.