고용주는 직원 파일에 보관해야하는 정보의 유형을 규정하는 주법 및 연방법을 알고 있어야합니다. 필요한 인사 문서에는 직원의 개인 연락처 정보, 작업 상태, 급여 정보 및 성과 정보가 포함됩니다.
고용 정보
인사 파일에있는 고용 정보는 일반적으로 고용 신청서 나 새 고용 서류의 형태로 제공됩니다. 이 파일에는 직원에게 보낸 고용 제안서 사본과 회사 직원 핸드북 사본을 받았음을 인정하는 직원으로부터 서명 한 영수증도 포함될 수 있습니다. 직원을위한 인사 파일에는 복리 후생을위한 생년월일이 포함되어야하지만 개인 고용 여부 결정시이 정보를 얻는 것은 불법입니다.
작업 상태
근무 상태는 직원이 미국에서 일할 수 있음을 증명하는 법적 서류입니다. 업무 상태에 대한 증명으로 직원 인사 파일에는 직원의 사회 보장 카드 복사본이 포함되어야합니다. 직원이 미국 시민이 아닌 경우, 완료된 I-9 양식 (W-4 양식과 동등한 비 미국 시민권 자), 직원의 여권 사본 및 직원의 취업 비자 사본이 포함되어야합니다 직원의 인사 파일에
급여
인사 파일의 또 다른 주요 구성 요소는 급여 지급과 관련이 있습니다. 고용주는 최신 연방 W-4 세금 양식을 유지해야합니다. 인사 파일에는 W-4 양식과 함께 직원이 근무하는 급여 기간에 대한 작업 표가 포함될 수도 있습니다. 직원이 임금에서 합법적으로 돈을 받으면 법원 명령 또는 규정 사본이 인사 파일에 있어야합니다.
성능 정보
성과 평가는 직원 인사 파일의 또 다른 필수 요소입니다. 여기에는 직원의 감독자 또는 관리자가 작성한 직원의 전문 목표 및 성과 평가서 사본이 포함될 수 있습니다. 적절한 경우 직원 파일에는 직원이 회사와 함께있는 동안받은 징계 나 경고가 포함됩니다.
주세 정보
귀하가 사업체를 운영하는 주에 주 세금이있는 경우에는 원천 징수 세금에 대해 W-4 양식을 유지해야합니다. 연방 W-4 세금 양식과 유사하게, 주 양식은 최신 상태로 유지되어야하며 직원의 급여에서 적절한 공제를받을 수있는 백업 기록으로 IR 직원이나 직원의 감사의 경우 직원 인사 파일에 보관해야합니다 주정부 세무 기관.
