메모 배포를 사용하면 귀하의 사업장에서 다른 사람들과 의사 소통 할 수있는 특정 사항이 있습니다. 메모는 일반적으로 동료 근로자에게 중요한 것을 전달하고 대개 회사 내의 한 명 이상의 사람에게 배포됩니다. 메모는 손실 된 파일과 같은 긴급한 내용을 모든 사람에게 알리는 데 사용될 수도 있습니다. 손실 된 파일은 비즈니스 운영에 영향을 미칠 수 있으며 문제에 대해 직원에게 알리고 가능한 한 빨리 도움을 줄 수있는 방법을 알려야합니다.
손실 된 파일에 대한 메모 헤더를 작성하십시오. 여기에는 날짜, 제목, 메모의 대상 및 출처에 대한 줄이 포함됩니다. 이 줄에는 "날짜", "제목", "받는 사람"및 "보낸 사람"이라는 레이블이 붙어 있습니다. 제목에는 적어도 "손실 된 파일"이라고 표시되어야하지만 손실 된 파일을 설명 할 수도 있습니다.
머리글 바로 아래 첫 번째 단락에 간략하게 설명하십시오. 특정 클라이언트 또는 프로젝트의 파일과 같이 손실 된 파일을 분명히 포함해야합니다. 또한 파일이 손실되었다고 생각하는 방법, 파일의 위치 및 파일을 찾는 것이 얼마나 시급한지도 포함 할 수 있습니다.
다음 절에서 문제에 대해 자세히 설명하십시오. 이 시점에서 손실 된 파일에 대해 자세히 알아보십시오. 파일이있는 클라이언트 또는 프로젝트에 대한 세부 정보를 제공하거나 직원이 파일을 찾는 방법에 대한 자세한 정보를 제공 할 수 있습니다. 이 시점에서 파일을 찾아야하는 특정 날짜를 지정하십시오.
메모의 수신자에게 최종 섹션에서 수행 할 작업을 정확히 알려주십시오. 이 작업은 데이터베이스 X에서 검색하거나 회사 컴퓨터 또는 플래시 드라이브에 손실 된 파일을 저장 한 경우 모든 개인 파일을 검색하는 등 특정 작업 항목이어야합니다. 파일을 찾을 날짜를 반복하십시오.
메모를 교정하십시오. 서면 기록이 없어야하는 파일에 대한 중요한 정보를 포함시키지 않았는지 확인하십시오. 또한 잃어버린 파일을 명확하게 찾는 것이 중요하다는 점을 확실히 명심하십시오.
