효율적인 비즈니스를 수행하려면 서류 작업을 추적하는 것이 필수적입니다. 계약. 제안. 송장. 지폐. 라이센스. 대부분의 서류가 디지털 인 21 세기에도 행정 업무를 원활하게 운영하기 위해서는 파일 관리가 여전히 필요합니다. 디지털 파일링 시스템이 랩톱에 있건 클라우드에 있든 상관없이 비즈니스 문서 관리의 여러 가지 원칙은 동일하게 유지됩니다.
파일 관리 원칙
올바른 파일 관리의 기본법은 시스템이 문서를 더 쉽게 찾을 수 있어야한다는 것입니다. 그렇지 않은 경우에는 사용하지 않습니다.
강철 캐비닛이나 클라우드에 기반을 둔 문서 보관 시스템은 문서 작성을 덜 지루하고 어렵게 만들어야합니다. 이번 달 판매 보고서가 어느 파일에 저장되는지 알아내는 데 몇 분을 소비하지 않아도됩니다. 원하는 정보를 쉽게 검색 할 수 있어야합니다. 좋은 파일링은 사람들에게 의존하지 않습니다. 행정 보조원이나 IT 담당자가 종료하면 시스템을 교체 할 수 있어야합니다. 파일 카테고리는 명확하고 쉽게 식별 할 수 있어야합니다. 시스템은 비활성 레코드를 쉽게 식별하고 제거해야합니다.
특히 소프트웨어의 유연성 또한 중요합니다. 단일 공급 업체 또는 특정 컴퓨터 플랫폼으로 비즈니스를 잠그는 문서 파일 시스템은 문제가 될 수 있습니다.
시스템은 또한 성장을 처리 할 수 있어야합니다. 비즈니스가 성장함에 따라 필연적으로 파일이 누적되고 새로운 고객이 증가하며 직원이 늘어납니다. 우수한 시스템은 필요한 것보다 많은 데이터 및 문서 저장소를 처리 할 수 있습니다.
파일 관리의 이점
훌륭한 비즈니스 문서 관리로 귀사의 비즈니스에 실질적인 혜택을 줄 수 있습니다. 신속한 파일링 및 검색은 시간을 절약하고 직원을보다 효율적이고 생산적으로 만듭니다. 시스템이 오 파일을 줄이면 많은 시간과 문제를 줄일 수 있습니다. 법원에 가거나 감사를받는 경우에 특히 그렇습니다. 중요 문서를 편리하게 보관하지 않으면 불행한 결과가 발생할 수 있습니다.
효율적이고 잘 계획된 시스템은 서류 정리 장비를 구입해야하는 횟수와 보관할 공간의 양을 줄여줍니다. 또한 새로운 직원을 교육시키기가 더 쉬워졌습니다.
디지털 및 하드 카피
디지털 파일 관리 시스템을 사용하면 상당한 이점이 있습니다. 디지털 파일링을 사용하면 키워드로 문서를 검색 할 수 있으므로 필요한 서류를보다 신속하게 제공 할 수 있습니다. 좋은 시스템은 다른 장점이 있습니다.
- 워드 프로세싱 파일, 이메일 및 PDF와 같은 다양한 문서 유형을 저장할 수 있습니다.
- 기밀 문서에 대한 액세스를 제한합니다.
- 누가 어떤 문서를 읽는지 모니터링합니다.
- 누구나 변경하면 추적 할 수 있습니다. 필요한 경우 실행 취소 할 수 있습니다.
- 오래된 문서를 삭제할 수있는시기 제어.
- 휴대 전화 및 기타 휴대 기기로 문서에 쉽게 액세스하고 편집 할 수 있습니다.
그러나 일부 문서는 스캔하여 디지털화 한 경우에도 하드 카피로 보관해야합니다. 규정에서는 종종 사이버 공간 만이 아니라 비즈니스 라이센스 및 허가의 사본을 종이에 보관해야한다고 규정하고 있습니다. 인쇄본에 보관할 가치가있는 기타 서류에는 연례 보고서, "사업용으로"인증서, 보험 서류 및 약속 어음이 포함됩니다. 작업 범위에 따라 처리해야하는 문서 저장 장치에 대한 특정 규정이있을 수 있습니다.
물리적 문서는 화재, 지진, 허리케인 또는 단순히 사무실을 뚫고 홍수로 치는 파이프로 인해 파손될 위험이 있습니다. 귀하의 비즈니스는이를 방지하기위한 조치를 취해야합니다.
- 문서를 깨끗하고 안전하며 환경 적으로 안정적이고 내화성이 강한 용기에 보관하십시오.
- 디지털, 마이크로 피시 (microfiche) 또는 복사기 (copy)로 백업 복사본을 만듭니다.
- 화재 또는 기타 재난이있을 경우 원본과 동일한 운명을 지키지 않도록 외부에 복사본을 저장할 장소를 찾습니다.
- 백업 저장 위치는 재난 발생 후 액세스 할 수 있어야합니다. 클라우드 스토리지의 한 가지 장점은 인터넷이 여전히 작동하는 모든 위치에서 정보에 액세스 할 수 있다는 것입니다.
레코드 인덱싱
파일링 시스템을 최대한 활용하려면 효율적으로 색인을 생성해야합니다. 표준 범주에는 세금, 계약, 고객 서신, 소송, 미지급금 및 미수금 등이 포함될 수 있습니다. 귀하의 종이 및 디지털 파일은 동일한 색인 체계를 따라야합니다. 직원들이 어디서 서류를 찾을 지 쉽게 알 수 있습니다.
문서 폐기 규칙
파일 관리 시스템을 계획 할 때 좋은 문서 보존 일정이나 파일을 보관할 기간에 대한 지침을 정해야합니다. 디지털 파일링 시스템을 사용하는 경우에도 이것이 중요합니다. 비즈니스가 계속 성장하면 "원료 계약"을 검색하면 수십 개의 오래된 문서가 나타날 수 있습니다.
문서 보존 일정은 법률 및 비즈니스 요구 사항을 모두 고려해야합니다. 세금 계산서와 관련된 서류 (예: 사업 구매를 나타내는 신용 카드 청구서)가있는 경우 IRS는 반품 제출 후 최소 3 년 이상 보관해야한다고 말합니다. IRS가 보통 회고하여 감사 할 수있는 기간입니다. 4 년 동안 고용 세금 기록을 유지하고 7 년 동안 대손 비용을 요구하는 수익에 매달리십시오.
다른 규칙이 다른 레코드에 적용됩니다. 환경 준수, 증권 거래위원회 (Securities and Exchange Commission) 제출 서류, 연방 및 주 근로 안전 규칙 및 차별 소송과 관련된 파일이있을 수 있습니다. 각 레귤레이터에는 자체 요구 사항이 있습니다. 일반 비즈니스 기록을위한 정책이 필요합니다. 예를 들어, 서명 한 작업을 완료하기 전에 계약을 지우고 싶지는 않습니다. 진행중인 소송과 관련된 기록은 회사의 이익에도 불구하고 파기해서는 안됩니다.
어떤 기록을 보관해야하는지, 얼마 동안 기록해야 하는지를 아는 것은 프로그램의 책임자 또는 프로그램 담당자의 책임입니다. 기록을 취급하는 사람은 회사 정책을 알고 모든 부하 직원을 훈련시켜야합니다. 정규 직원은이 중 일부를 알고 있어야합니다. 예를 들어 직원이 보관해야하는 이메일을 보내거나받는 경우 필요성을 인식 할 수있는 충분한 교육이 필요합니다.
물리적 문서의 경우 파쇄는 안전한 처분의 궁극적 인 수준을 제공합니다. 디지털 파일의 경우 복구를 넘어서 삭제하는 절차가 필요합니다. 당신이 처분 한 레코드와 파괴 한 레코드를 추적하는 보고서를 보관하십시오.
보안 및 개인 정보
대규모 해킹 및 데이터 유출은 21 세기 생활의 일상적인 사실입니다. 그렇다고 데이터가 유출되면 명성이 손상되거나 비용이 들거나 소송이나 벌금이 부딪 힐 수 있습니다. 회사 내부에서 누설되는 정보조차도 문제를 일으킬 수 있습니다. 여러 연방법에 따라 직원의 의료 정보를 기밀로 유지해야합니다. 다른 직원이 기밀 기록에 액세스 할 수 있다면 법적 고통의 세계에 빠질 수 있습니다.
파일 관리 시스템을 설정하는 과정에서 보안 및 개인 정보 보호 정책을 구현해야합니다. 직원이 문서를 볼 수있는 능력은 알아야 할 필요가 있어야합니다. 액세스는 직원이 기밀 문서를 보지 못하도록하는 것보다는 인증 시스템을 기반으로해야합니다.
여러 직원이 동일한 프로젝트에서 작업 할 때 온라인으로 문서를 공유하는 것이 일반적입니다. 기밀 정보를 빼내는 또 다른 취약성이 열립니다. 파일 암호화 또는 Dropbox와 같은 파일 공유 시스템을 사용하면 누출을 방지 할 수 있습니다.
이는 오래되고 불필요한 파일을 파쇄하거나 삭제하는 또 다른 이유입니다. 귀하의 비즈니스에 아무런 소용이 없다고해도 이전 직원이나 퇴사하는 데 감사하지 않을 고객에 대한 기밀 정보가있을 수 있습니다.
어떤 규칙을 사용하든 모든 직원을 데이터를 저장하고 검색하는 방법뿐 아니라 기밀 규칙 및 레코드 보존 일정을 교육하는 것이 필수적입니다.
