정식 비즈니스 커뮤니케이션은 회사의 서신 양식에 있으며 일반적으로 마감 인사말 아래에 작가의 서명이 포함되어 있습니다. 이 유형의 비즈니스 커뮤니케이션 형식은 간단합니다. 그러나 한 명 이상이 서명해야하는 서신은 왜 편지에 여러 서명이 들어 있는지 설명하고 하나 이상의 서명을위한 공간을 제공하기 위해 약간 다른 방식으로 작성 및 형식을 지정해야합니다.
전통적인 블록 형식
비즈니스 서신은 전통적인 블록 형식이어야합니다. 즉, 날짜가 레터 헤드 아래의 두 줄 간격입니다. 수취인의 이름과 우편 주소는 날짜 아래의 두 줄 공간입니다. 제목 줄은받는 사람 정보 아래에있는 두 줄의 공백이며 마지막으로 제목 줄 아래에있는 두 줄의 줄은 인사말입니다. 정식 비즈니스 서신에 대해 허용되는 인사말은 "친애하는 스미스", "존경하는 선생님", "신사"또는 단순히 "인사말"입니다. 마지막 예는 편지가 혼합 성별의 여러 수신자에게 유용 할 때 유용합니다. 전통적인 블록 형식은 단락이 왼쪽 여백과 일치하는 각 행으로 들여 쓰여지지 않음을 의미합니다.
여러 서명의 이유
귀하가 귀하의 서신을 언급 한 사람이 이미 서명자가 여러 명인 이유를 이미 알고있을 수도 있지만 귀하의 서신에있는 이유를 간략히 반복하는 것이 좋습니다. 편지에는 여러 서명이 필요한 경우가 있는데, 한 명 이상의 사람의 승인이 필요하거나 편지가 전달하는 메시지를 뒷받침하는 여러 사람의 의견을 표현하는 행위를 포함합니다. 예를 들어, "ABC Company의 경영진지도 팀을 대표하여이 서한은 추가 인적 자원 직원 채용을 서면으로 요청한 후 합의한 내용을 제시합니다." 편지의 첫 번째 단락에 귀하의 의사 소통 이유와 편지에 여러 서명이 들어있는 이유를 설명하십시오. 편지의 다음 단락은 물론 왼쪽 여백과 동일합니다.
폐회 및 서명 블록 닫기
마감 인사말은 "매우 진실로 당신", "존경스럽게"또는 "가장 안부 인사"와 같은 정식 비즈니스 서신에 적합한 인사이어야합니다. 마감 인사말은 마지막 단락 아래 두 줄의 공백으로 시작됩니다.
서명자가 두 명인 경우 서명 된 서명을위한 충분한 공간 인 네 줄의 줄을 건너 뛰고 첫 번째 서명자의 이름을 왼쪽 여백과 동일하게 입력하십시오. 서명자 이름 아래 줄에 위치 또는 제목을 입력하십시오. 두 번째 서명자의 이름과 위치 또는 제목에 대해 네 줄의 줄을 건너 뛰십시오. 조직에서 상위에 올라있는 사람의 이름과 직함이 첫 번째 서명 블록이어야합니다.
서명자가 3 명인 경우 4 줄의 줄을 건너 뛰고 서명자 1의 이름을 왼쪽 여백과 동일하게 입력하십시오. Tab 키를 누르고 Signer 2의 이름을 입력하십시오. 탭을 다시 누르고 서명자 이름을 입력하십시오. 3. 한 줄의 공백을 건너 뛰고 서명자 1의 위치 또는 제목, 탭을 입력 한 다음 서명자 2와 서명자 3에 대해 동일한 작업을 수행하여 제목이 입력 된 이름 바로 아래에 오도록하십시오.
네 명의 서명자에게는 네 줄의 줄을 건너 뛰고 Signer 1의 이름을 왼쪽 여백과 동일하게 입력하십시오. 페이지의 중앙으로 이동하여 Signer 2의 이름을 입력하십시오. 다음 행으로 건너 뛰고 서명자 1과 서명자 2의 위치 또는 제목을 이름 바로 아래에 입력하십시오. 다른 네 줄의 줄을 건너 뛰고 서명자 3과 서명자 4의 형식을 반복하십시오.
초안 회람
두 명 이상의 사람을 대신하여 편지를 작성하고 있기 때문에 서명을 요청하기 전에 임시 보관함을 회람하는 것이 좋습니다. 그들에게 당신이 그들의 의견을 환영하고 이메일을 통해 초안을 보내거나 각 사람을 개별적으로 방문한다고 말한다. 모든 사람이 서신의 내용과 전달에 동의하면 최종본을 준비하고 모든 사람들이 자신이 서명 한 내용을 개인적으로 배포 할 것을 알리십시오.
