사무실 파일 구성 방법은 효율성과 생산성에 중요한 영향을 미칩니다. 파일링 시스템은 사무실에서 파일을 사용하는 방법, 가장 자주 언급되는 파일의 기능 및 구두로 파일을 요청하는 방법을 기반으로해야합니다. 이 질문에 답하면 파일 구성에 가장 적합한 시스템을 결정하는 데 도움이됩니다.
필요한 항목
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제출 캐비닛
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파일 폴더
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파일 레이블
미리 정해진 번호 시스템을 사용하여 파일을 주제별로 알파벳순으로 구성 할 것인지, 작성한 날짜 또는 기한으로 시간순으로 정리할 것인지 결정하십시오. 임시 및 영구 파일을 만듭니다. 임시 파일은 현재 종료 날짜가 지정된 활성 파일로, 파일을 삭제하거나 보관 파일에 저장할 수 있습니다. 임시 파일의 예에는 현재 프로젝트, 작업 항목 및 읽을 자료가 포함됩니다. 영구 파일은 자주 액세스하지 않지만 나중에 참조 할 수 있도록 보관소에 보관해야합니다.
레이블 제목과 정의를 참조 할 수있는 문서에 기록하십시오. 예를 들어 숫자 파일 시스템을 사용하는 경우 각 번호가 해당하는 주제를 기록하고 해당 주제에 포함될 문서의 예를 나열하십시오. 이는 문서를 제출할 때 일관성을 유지하는 데 도움이됩니다.
임시 문서, 영구 문서 및 휴지통에 대한 파일을 만듭니다. 파일 시스템에 문서를 포함시키기 전에 문서를 정렬하십시오. 구원의 필요가없는 것을 제출하지 마십시오.
파일 저장 위치를 선택하십시오. 임시 활성 파일을 쉽게 액세스 할 수있는 책상 서랍에 보관해야한다고 결정할 수 있습니다. 직원 들간에 공유되는 파일은 사무실 중앙에 위치해야합니다. 클라이언트의 개인 정보가 들어있는 파일과 같이 보호해야하는 파일을 사용하는 경우 잠금 파일 캐비닛을 사용하여 사무실에서 액세스 할 수있는 사용자를 결정하십시오.
파일을 만듭니다. 알파벳, 숫자 또는 연대순 시스템으로 파일에 레이블을 지정하십시오. 레이블 제목에 특화 되길 원할 때 제목이 여러 유형의 문서를 포함 할만큼 충분히 넓어지기를 바랍니다. 예를 들어 특정 회의 이름으로 파일에 레이블을 지정하는 대신 1 년 동안 회의에 참석할 수있는 파일을 만들고 관련 문서를 모두 저장합니다. 이렇게하면 하나 또는 두 개의 문서 만 저장되는 수많은 파일을 작성할 수 없게됩니다.
팁
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단순함을 항상 기억하는 것이 더 좋습니다. 귀하와 직원이 기억하기 어려운 복잡한 파일 시스템을 피하십시오. 청구서 지불 또는 청구서와 같은 날짜 관련 작업에는 간지러 파일을 사용하십시오. 작업에 따라 월 또는 일 단위로 공포감 파일을 정리하고 문서가 멀리 던지거나 영구 파일로 이동하여 작업이 완료되면 파일을 지 웁니다.
