신고 및 분류 시스템은 알파벳, 숫자 및 영숫자의 세 가지 주요 유형으로 분류됩니다. 이러한 유형의 서류 정리 시스템에는 각각 제출되고 분류되는 정보에 따라 장단점이 있습니다. 또한 각 유형의 파일 시스템을 하위 그룹으로 분리 할 수 있습니다. 효과적인 신고 분류 시스템은 관련 정보에 대해 가장 논리적이고 실용적이며 유연한 유형의 시스템을 사용합니다.
알파벳 토픽 서류 정리 시스템
알파벳 주제 시스템은 주제에 따라 정보를 분류 한 다음, 항목 레이블을 사전 순으로 파일로 저장합니다. 관련 주제는이 시스템에 함께 보관되지 않습니다. 일반적으로 이러한 유형의 시스템은 소량의 정보가 관련된 경우에 가장 적합합니다. 이러한 유형의 서류 정리 및 분류 시스템은 "사전"시스템이라고도합니다. 개인 이름이 제출 될 때, 성은 동일한 성으로 된 경우에만 사용되는 성을 사용하여 1 차 분류 자로 사용됩니다.
알파벳 백과 사전 접수 시스템
"백과 사전"파일링 및 분류 시스템에서 정보는 먼저 일반 카테고리별로 분류되며 하위 카테고리는 알파벳순으로 배치됩니다. 이러한 유형의 파일 시스템은 시스템 사용자가 특정 파일의 이름을 찾기 위해 염두에 둘 필요가 없기 때문에 많은 양의 정보를 처리하는 데 특히 유용합니다. 대신, 일반 카테고리를 찾고 그 안에서 검색하여 필요한 특정 파일을 찾을 수 있습니다.
알파벳 지리 시스템
백과 사전 출원 및 분류 시스템의 하위 집합은 알파벳순 지리 파일 시스템입니다. 지리적 시스템에서 주요 카테고리는 위치별로 세분화됩니다. 국가, 도시, 현장 사무소와 같은 모든 규모 또는 유형의 위치를 사용할 수 있습니다. 이러한 유형의 시스템 사용자는 검색과 관련된 지리적 영역을 선택한 다음 해당 주제 내에서 사전 순으로 검색하여 원하는 특정 정보를 찾습니다.
스트레이트 수치 기록 시스템
직선 숫자 파일링 및 분류 시스템은 일반적으로 숫자 1에서 시작하여 각 파일에 후속 번호로 레이블을 붙이기 때문에 사용하기가 매우 쉽습니다. 그러나 이러한 유형의 시스템은 사용자가 찾는 파일을 찾는 데 도움이되는 색인이 필요한 경우가 많으며 동일한 활동이 많은 파일이 동일한 숫자 영역에서 혼잡해질 수 있으므로 제한적입니다.
이중 숫자 식 파일 시스템
이중 숫자 파일링 시스템에서는 파일에 숫자 세트가 포함 된 숫자 레이블이 제공됩니다. 이 유형의 파일링 시스템은 많은 양의 데이터를 처리 할 수 있습니다. 다른 수의 숫자는 파일 분류 및 분류의 백과 사전 시스템과 함께 주요 범주 및 하위 범주에 해당 할 수 있습니다. 이러한 시스템의 한 가지 단점은 숫자의 각 그룹화가 의미하는 것을 이해하기 위해 색인이 필요하다는 것입니다. Dewey Decimal 시스템은 양방향 수치 시스템의 가장 친숙한 유형으로, 대부분의 라이브러리에서 컬렉션을 카탈로그 화하는 데 사용됩니다.
연대 제출 시스템
숫자 파일링 시스템의 또 다른 하위 범주는 파일이 날짜순으로 배열 된 연대 기적 시스템입니다. 일반적으로 파일은 먼저 연도별로, 그 다음에는 월별로 그룹화됩니다. 전자 메일 목록과 같은 통신 파일은 일반적으로 가장 최근의 데이터 조각이 먼저 나열된 방식으로 구성됩니다.
영숫자 서류 정리 시스템
영숫자 파일링 시스템에서 정보는 백과 사전 시스템에서 범주별로 분류되지만 범주를 나타 내기 위해 문자와 숫자를 모두 사용합니다. 글자와 숫자를 함께 사용하면 숫자 만 사용하는 것보다 훨씬 더 큰 범주의 분야가 가능합니다. 따라서 의회 도서관 접수 및 분류 시스템은 영숫자이며 10 개의 주요 범주로 제한되는 Dewey Decimal 시스템보다 많은 범주의 범주를 허용합니다.
