JISC InfoNet은 레코드 관리를 포함하는 정보 나 데이터와 함께 모든 레코드를 체계적으로 관리하는 것으로 기록 관리를 설명합니다. 과거에는 이러한 기록이 종이 형식으로 저장되었으며 모든 대형 조직에는 레지스트리가 있었으며 때로는 점원의 군대에 의해 유인되었습니다. 오늘날 전자 기록 관리 시스템이 도입되었습니다. 수동 및 전자 기록 관리 시스템은 단점뿐만 아니라 분명한 장점을 가지고 있습니다.
데이터 검색 및 공유
많은 조직에서 종이가없는 가장 큰 이유는 전자 시스템이 정보 검색 및 공유를 용이하게한다는 것입니다. 데이터가 종이에 저장되어 레지스트리에 저장되면이를 검색하는 것이 어려워집니다. 또한 정보는 한 번에 한 개인 만 사용할 수 있습니다. 전자 시스템이이 문제를 해결하는 동안 다른 문제도 발생합니다.
설비 비용 및 노후화 잠재력
조직이 종이없는 경우, 종이에 디지털 형식으로 스캔하고 저장해야하는 엄청난 양의 데이터가 보관됩니다. 이 운동에 필요한 하드웨어 및 소프트웨어는 상당한 비용이 듭니다. 초기 비용은 따로두고 전자 시스템의 중요한 단점은 하드웨어와 소프트웨어가 비교적 짧은 시간에 쓸모 없게된다는 점입니다. 하드웨어는 18 개월 만에 변경이 필요할 수 있으며 소프트웨어는 2 ~ 3 년마다 변경됩니다.
전자 시스템 및 인력 문제
전자 기록 관리 시스템을 구현하면 직원의 태도가 변경 될 수 있습니다. 조직의 급진적 인 변화는 그러한 변화가 어떻게 영향을 미치는지 확실하지 않은 많은 직원들에게 회의론으로 간주됩니다. 구식 파일 정리 방법이 새로운 파일로 대체되면 직원은 통제력을 상실하게되고 사용자의 확신으로 해결해야하며 구현 된 시스템의 성공을 뒷받침해야합니다.
보안 및 기타 문제
전자 기록 관리 시스템이 가능 해지는 정보 공유가 증가함에 따라 보안 문제가 발생합니다. 적절한 조치가 취해지기 전까지는 기밀 회사 정보가 악의적 인 목적으로 끝날 수 있습니다. 또한 불필요한 레코드 (예: 문서 사본)로 시스템이 막히면 레코드 관리가 문제가 될 수 있습니다. 상당한 양의 기록이 실제로 정크 메일 인 상황을 발견하는 것은 드문 일이 아닙니다.
