기록 관리는 회사, 비영리 단체, 정부 기관, 사회 기관, 의료계, 상공 회의소, 금융 기관, 대학, 대학 및 정의 된 기간 동안 보관해야하는 정보를 생성하는 모든 유형의 기관에서 반드시 갖추어야 할 기능입니다. 개별 가정도 좋은 기록 관리를 연습해야합니다. 기록 관리는 또한 기록의 수명주기를 관리하거나 추적하는 체계적이고, 조직화되고, 계획되고 통제 된 과정입니다. 레코드는 유형의 종이 객체 일 수도 있고 디지털 또는 전자 형식 일 수도 있습니다. 기록은 수백 가지 다른 유형의 기록 중 재무, 의료, 정보, 공식 문서, 사무 서류, 급여 명세서, 정부 양식 및 이메일에 보관할 수 있습니다. 기록 관리는 기록의 생애주기의 3 단계를 다룬다: 기록의 작성 또는 수령; 기록의 유지, 안전한 보관, 검색 또는 일반적인 사용; 기록 폐기.
기록 작성
레코드의 생성 또는 수신은 레코드 관리에 대한 요구를 창출합니다. 취업 신청서, 청구서 또는 재고 관리 보고서 일 경우, 기록이 작성되면 해당 기록에 대한 다른 모든 운영 또는 관리 기능을 사용해야합니다. 레코드 관리 프로세스의 한 기능은 레코드가 생성되거나 수신되면 레코드의 흐름을 결정하는 것입니다. 누가 기록을보아야합니까? 모든 사람이 기록을 보거나 행동 (예: 지불 기록) 한 후에 기록은 어디에 있습니까? 누가 기록을 안전하게 보관할 책임이 있습니까? 이 모든 질문에는 잘 전달 된 답변이 필요합니다.
기록 유지
레코드를 유지 보수하는 것은 레코드를 저장하는 작업을 개발하는 것입니다. 정보를 참조 할 필요가 있거나 레코드의 개인적인 성격에 액세스 할 필요가있는 사람들이 레코드를 검색 할 수 있도록하는 것을 포함하여 레코드를 저장할 때 여러 가지 고려 사항을 구현해야합니다. 레코드를 사용할 수있게 만드는 또 다른 측면은 레코드에 액세스 할 수없는 사람을 나타냅니다. 기록이 저장 장치를 벗어 났을 때 누가 기록을 가지고 있는지, 어디에서 기록을 갖고 있는지, 기록을 언제 되돌려 놓을지를 결정할 수있는 시스템을 갖추려면 훌륭한 기록 관리가 매우 중요합니다. 기록의 적절한 반환을 보장하는 것도 기록 관리 시스템의 중요한 부분입니다. 기록을 안전하게 보관하려면 다른 사무실이나 은행의 금고에 보관하는 것이 좋습니다. 기록은 종이 또는 전자 사본의 손상을 방지하기 위해 건조하고 시원한 곳에 보관해야합니다. 기록 프로세스는 기록 관리의 유지 관리 단계의 일부입니다. 레코드가 보관 대상이되는 시점을 결정하는 것은 레코드 관리의 일부입니다. 레코드가 아카이브되는 위치와 레코드가 아카이브되는 기간을 선택하는 것도이 기능의 일부입니다. 역사 기록과 같은 일부 기록은 평생 동안 그리고 때로는 회사 밖에서 보관 될 수 있습니다. 도시, 주 및 군구의 경우 기록 레코드를 무기한 보관해야 할 수 있습니다.
기록 폐기
적절한 시간대에 기록을 폐기하는 것이 중요합니다. 대부분의 기록을 폐기하는 것은 파쇄해야합니다. 처리에 대한 고려 사항에는 기록을 저장해야하는 기간을 결정하는 것이 포함됩니다. 기록 보관 기간은 기록의 성격에 따라 다릅니다. 일부 기록 보관소는 세금 기록과 같은 정부 규정에 의해 규정되고, 일부는 대출 관리를 위해, 일부는 보관 서류와 같은 법적 지침에 따라 규정됩니다. 또한 회사 내에서 파쇄하거나 파쇄 용 외부 회사를 고용하여 처분 추적 시스템을 개발하는 것과 같이 기록을 처분하는 방법을 결정하는 것도 도움이 될 수 있습니다. 분류별로 어떤 레코드를 처리했는지, 처분 된 방법 및 장기간 레코드 관리에 도움이 될 수있는 곳을 나열하십시오. 또한 레코드 폐기를위한 사인 오프 메커니즘을 구현하면 레코드를 폐기하기 전에 알아야 할 모든 사람이 알 수 있습니다.
레코드 관리를위한 기타 고려 사항
기록 관리 시스템을 수용 할 수있는 몇 가지 다른 옵션에는 모든 기록 관리와 관련된 정책 및 절차의 문서화 및 전달, 기록 관리의 모든 단계에 대한 제어 메커니즘 및 절차의 개발 및 구현, 기록 관리 시스템의 단순하고 쉬운 의사 소통 및 유지가 포함됩니다 관리 할 수 있습니다.
학습 기록 관리를위한 리소스
효율적인 레코드 관리를 배우기 위해 수백 가지의 리소스를 이용할 수 있습니다. 효과적이고 법을 준수하는 기록 관리 시스템을 개발하는 것을 도울 수있는 지역 서점 또는 대학 서점에는 기술 학교, 대학교, 온라인 교육 및 참고 도서가 풍부합니다. 또한 기록 관리에 대한 특정 규칙과 관련하여 지역, 주 및 연방 규정을 항상 확인하십시오.
