첫인상 수는 중요하므로 비즈니스 미팅을 요청할 때 특히 좋습니다. 잠재적 비즈니스 파트너, 정부 공무원 또는 고객에게 글을 쓸지 여부에 관계없이 원하는 단어를 선택하면 모든 차이를 만들 수 있습니다. 잘못 작성된 약속 요청서는 이미지와 브랜드에 영향을 줄 수 있습니다. 또한 긍정적 인 답변을받을 수있는 기회를 망칠 수 있습니다.
적절한 제목 줄 사용
약속 요청서를 보낼 때 제목 줄에 수령자를 만날 의사가 있는지 확인하십시오. 짧고 단순하게 유지하십시오. 다음은 몇 가지 예입니다.
- 미팅 요청
- 회의 약속 요청
- 모임 요청 편지
- 모임 요청 (요일)
- 회의 예약
기본 설정에 따라 수신자 주소 위 또는 아래에 제목 줄을 배치 할 수 있습니다. 수신자에게 온라인으로 연락하기를 원한다면 이메일과 편지에 동일한 제목 줄을 사용할 수 있습니다.
자기 소개
자신을 소개하여 편지를 시작하십시오. 어떤 시점에서 수령인을 만났을 경우 반드시 언급해야합니다. 필요한 경우 조직 또는 조직의 임무에 대한 간략한 설명을 제공하십시오. 예를 들어, 다음과 같이 말할 수 있습니다.
친애하는 대표자 (성)
내 이름은 (귀하의 이름)이며 (회사 이름) 대신 귀하에게 연락하겠습니다. 우리는 공통된 관심을 가지고 있습니다 … 그리고 나는 더 많은 것을 토론하고 싶습니다.
추천이있는 경우 다음으로 시작할 수 있습니다. (추천 이름)은 귀하가 당사의 제품 및 서비스에 대해 더 많이 알고 싶어한다고 언급했습니다. 나는 우리 사무실 (날짜와 시간)에 대해 더상의하기 위해 당신을 초대하고 싶다.
회의 목적을 밝히십시오.
수령인에게 얼마나 오래 걸릴지를 포함하여 회의에서 기대하는 것을 알리십시오. 거친 일정을 제공하고 주요 요점을 다루십시오. 예를 들어 다음과 같이 말할 수 있습니다.
이 요청에 대해 미리 검토해 주셔서 감사합니다. 당신을 만나 미래 프로젝트에 힘을 합칠 수있는 방법에 대해 토론 할 기회를 갖게되어서 고맙습니다.
우리 회의에서는이 분야에서 우리의 기술과 자원에 대한 간략한 개요와 우리의 작업 사례를 다룰 예정입니다. 우리는 또한 양 당사자에게 상호 이익이 될 수있는 잠재적 협력을 논의하는 데 관심이 있습니다.
찾고있는 것을 설명하고 왜이 모임을 요청하는지 설명하십시오. 2 ~ 3 개의 날짜와 시간을 제안한 다음 수령인에게 재고 여부를 확인해 주시기 바랍니다.
편지는 다음과 같이 말할 수 있습니다:
일정대로 날짜와 시간을 제안하십시오.
날짜와 시간에 사용할 수 있습니까? 그렇지 않은 경우 (전화 번호) 또는 (이메일 주소)로 연락하여 회의 시간을 예약하십시오.
우리는이 서한의 수령을 확인하고 당신에게 편리한 날짜와 시간을 정하기 위해 곧 뒤따를 것입니다.
올바른 형식 사용
비즈니스 서신에는 특정 형식이 있습니다. 페이지의 오른쪽 상단 모서리에 이름과 주소를 적어주십시오. 받는 사람의 연락처 정보를 페이지 왼쪽이나 주소 아래에 입력하십시오.
가능한 경우 넓은 여백을 남기고 브랜드 공란을 사용하십시오. 편지를 짧게 유지하십시오. 이상적으로는 한 페이지를 넘지 않아야합니다. 공식적인 인사말 (예: "친애하는 Mr. (받는 사람의 이름) "수령인의 정확한 이름을 모른다면 "친애하는 각하 또는 부인." 편지 끝내기 "진심으로", "존경스럽게" "존경스럽게 너의 것" 또는 기타 정식 마감, 귀하의 이름.
약속 요청서는 명확하고 간결해야합니다. 쓸모없는 단어와 불필요한 정보를 잘라냅니다. Times New Roman 또는 Arial과 같이 읽기 쉬운 글꼴을 사용하십시오. 편지를 보내기 전에 편지를 교정하는 것을 잊지 마십시오.
