"나는 그 보고서를 월요일 아침에 나의 책상에두고 싶다!" 침울 한 보스는 영화, TV 프로그램, 서적 등 실제 업무 환경이 아닌 여러 가지면에서 비명을 질렀다. 보고서를 작성하는 아이디어에 겁을 먹기보다는 작업을 선전 할 수있는 기회로 환영하십시오. 비즈니스 보고서는 복잡한 점, 문제 또는 연구를 명확하고 간결하게 설명하기 때문에 중요한 문서입니다. 그들이 공식적이기 때문에 명령의주의를보고합니다. 그리고 보고서를 작성하기 때문에 무엇을 넣을 지 결정하게됩니다.
사업 보고서 란 무엇입니까?
명백한 문서. Businessdictionary.com은 보고서 "임시, 정기, 반복, 정기 또는 필요에 따라 작성된 서술, 그래픽 또는 표 형식으로 조직 된 정보가 포함 된 문서"
비즈니스 보고서가 문서라는 사실은 그 중요성을 강조합니다. 발표하는 동안, 그리고 발표 한 후, 분기 중에 수집 된 자산에 대한 보고서를 제공하기 위해 회의 의제를 사용할 수 있지만 참조 할 비즈니스 보고서가 있으며 출석자에게 사본을 배포 할 수도 있습니다. 학교에서해야 할 두려운 책에 관한 보고서를 기억하십니까? 책을 읽는 것이 첫 번째 단계였습니다. 그러면 읽은 책의 개요를 써야했습니다. 때로는 전체 수업에 보고서를 제출해야했습니다. 그러나 당신을 돕기 위해, 당신은 당신의 손에 가시적 인 보고서를 참조해야했습니다. 그것이 보고서의 중요성입니다.
시간의 스냅 샷. 비즈니스 보고서는 특정 비즈니스 측면에 대한 사실과 통계를 집계 한 것입니다. 일반적으로 일정 기간 스냅 샷이며 일정 기간보고합니다. 예를 들어, 연례 보고서는 해당 연도의 재무 스냅 샷을 제공하는 중요한 재무 데이터와 사건을 다루는 반면 분기 별 보고서는 해당 분기의 특정 분기를 다루고 있습니다.
유형이나 목적에 관계없이 대부분의 보고서에는 특정 기간이 포함됩니다. 재무 보고서에는 특정 기간이 포함됩니다. 회사의 재정은 해마다 및 월별로 다양합니다. 사용 가능한 제품에 대한 보고서조차도 새로운 제품이 도입되고 이전 제품이 중단됨에 따라 특정 시간대에 대해서만 정확합니다.
공식 또는 비공식. 보고서의 목적과 사람에 따라 보고서는 공식 또는 비공식이 될 수 있습니다. 공식 보고서는 보스, 고위 경영진, 고객, 잠재 고객 또는 투자자 또는 일반인이 보거나 검토하는 보고서입니다. 모든 보고서와 마찬가지로 오탈자 나 맞춤법 오류가 없으며 쉽게 이해할 수 있어야하고, 이해하기 쉽고 정확해야합니다.
비공식 보고서는 그다지 중요하지 않습니다. 비용 보고서를 작성하여 상환해야하는 직원에게는 가장 중요합니다. 일반적으로 비공식적 인 보고서에는 회사 양식에 입력 된 설명, 날짜 및 달러 금액이 들어 있습니다. 직원이 보고서를 철저히 완료하지 않으면 최근 출장으로 지불 한 항공권, 택시 및 고객 식사에 대해 상환되지 않을 수 있습니다.
다른 이름으로보고하십시오. 대부분의 비즈니스 보고서는 대부분 보고서가 아닙니다. 손익 계산서 또는 손익 계산서 또는 대차 대조표와 같은 기타 재무 제표와 같은 계산서 일 수 있습니다. 또는 예산 개요 또는 판매 예측 일 수 있습니다.
사업 보고서를 사용하는 이유
우수한 보고서를 작성하려면 보고서를 사용할 용도를 이해하는 것이 좋습니다.
요약하다. 보고서는 복잡한 아이디어, 프로세스 또는 회사의 재무 상태를 명확하고 이해하기 쉬운 방식으로 설명하는 데 도움이됩니다. 몇 달 간의 축적 된 데이터 또는 수년간의 연구 결과는 짧은 보고서에서 요약 될 수 있습니다. 물론, 연구에서 밝혀낸 모든 세부 사항을 가지고 있지는 않을 수도 있지만, 보고서는 보고서를 읽은 사람들에게 연구 나 데이터에 대한 간략한 요약을 제공 할 것입니다.
단순화하십시오. 보고서를 검토하는 사람들은 그 뒤에있는 모든 데이터와 연구를 평가할 시간, 욕망 또는 기술이 없을 수도 있습니다. 어쨌든 그들은 할 일이 있습니다. 보고서는 그들이 알아야 할 것을 제공합니다.
밝히다. 10 명의 사람들이 수집 한 모든 데이터와 연구 결과를 읽고 검토한다면 다양한 결론에 도달하게 될 것입니다. 보고서를 통해 동일한 데이터를 모두 제공하기 때문에 보고서가 모두 동일한 관점에서 운영되고 있음을 확인할 수 있습니다.
설득. 귀하의 회사가 새로운 아이디어를 기금으로 투자자를 설득하길 원한다고 가정 해보십시오. 보고서는 투자자와 공유 할 사업 계획에 포함됩니다. 다른 직원들은 회사의 손익 계산서 및 기타 재무 상태 보고서를 작성하지만 보고서는 회사가 미개척 시장이 무엇이라고 생각하는지 그리고 그들이 낼 수있는 매출을 요약 한 판매 예측 일 것입니다. 재무 제표는 중요하지만, 귀하의 보고서는 울타리 투자자가 탑승하든 안하든 설득 할 수있는 보고서입니다.
포인트를 증명하십시오. 해고가 수반 될 수있는 축소 여부와 같은 어려운 결정을 내릴 때 비즈니스 보고서가 자주 사용됩니다. 아무도 그 방향으로 가고 싶지는 않지만 그 보고서가 급여와 같은 비용 대비 이익의 꾸준한 감소를 보여주는 앞면에있을 때 무엇을해야하는지 분명합니다. 긍정적 인면에서 보고서는 회사가 흥미로운 새로운 방향으로 확장 할 수있는 위치에 있는지를 보여줍니다.
문제를 해결하다. 문제에 대한 토론이 실행 가능한 솔루션에 도달하지 않고 돌아 다니는 회의에 왔습니다. 하지만 대형 프로젝션 화면에서 보고서를 공유하면 모든 사람들이 같은 문제를 동시에보고 있습니다. 상황이 실제로 어디에 있는지를 보여주는 표와 그래프로 유형의 문서를 보는 것은 모든 사람들이 동일한 자료를 함께 분석하고 함께 해결책을 찾을 수있게합니다.
사업 보고서의 종류
보고서 작성에는 무한한 수의 비즈니스 보고서가 있습니다. 특히 맞춤 보고서를 작성하고 원하는대로 제목을 지정할 수 있습니다. 그러나 일반적으로 비즈니스 보고서는 설명, 분석, 진행 및 합법의 네 가지 범주로 나뉩니다. 물론, 그들은 중첩 할 수 있고 할 수 있습니다. 예를 들어 진행 보고서도 설명이 될 수 있습니다. 그러나 그것의 주요 목적은 상황에 대한 최신 정보를 제공하는 것입니다.
설명 보고서. 일부 비즈니스 보고서는 모든 사람이 이해할 수 있도록 상황이나 주제를 설명하기 위해 작성되었습니다. 예를 들어 연구를 설명하는 설명 보고서를 작성할 수 있습니다. 연구 결과를 보여주는 표만 제시하면 연구의 이유, 방법론, 표본 크기 등에 대한 질문이 자연스럽게 쏟아져 나올 것입니다. 따라서 결과 표 대신에 전화 또는 우편 설문 조사를 사용하거나 일정 기간 동안 데이터를 추적하거나 방법론이 무엇이든간에 연구를 수행 한 이유와 전화를 어떻게 진행했는지 간략하게 설명해야합니다. 다음으로 결과를 명확하게 만드는 표, 다이어그램 또는 기타 방법을 사용하여 연구 결과를 설명합니다. 그런 다음 결과를 몇 문장으로 요약합니다.
분석 보고서 . 이 유형의 보고서는 두 가지 상황이나 가능성을 비교하여 분석을 제공합니다. 단지 설명하는 대신, 분석 보고서는 독자를위한 발견의 분석 중 적어도 일부를 수행합니다. 분석 보고서의 비주얼을 사용하여 다이어그램 또는 데이터 테이블과 같은 포인트를 보여줄 수 있습니다.
진행 보고서. 진도 보고서는 학교 성적표와 마찬가지로 상황이 어떻게 진행되고 있는지 보여줍니다. 그들은 연구 또는 분석 산에 근거하지 않습니다. 그들은 하나가 필요한 사람들을위한 업데이트입니다. 연간 보고서, 손익 계산서와 같은 재무 제표 및 특정 시점의 스냅 샷 인 기타 보고서는 진행 보고서입니다.
법적 보고서. 법에 따라 회사가 컴파일 및 게시하거나 다른 주체로 파일을 보내도록 요구하는 보고서는 일종의 법적 보고서입니다. 잠재적 인 소송이나 기타 법적 문제로부터 회사를 보호하기 위해 법적 보고서가 완성되는 경우도 있습니다. 보고서가 세금 목적으로 작성되거나 증권 거래위원회, 법원 또는 기타 공식 단체에 의해 요구되는 경우 법적 카테고리에 속합니다.
공통 보고서 작성 예제
Purdue University의 온라인 작문 실 (OWL)에 따르면 대부분의 비즈니스 보고서에는 보편적 인 형식이 없습니다. 귀사가 작성중인 보고서에 대해 선호하는 형식을 가지고 있는지 확인하십시오. 그렇지 않은 경우 적합하다고 판단되는 방식으로 자유롭게 작성할 수 있습니다. 그러나 OWL에는 모든 자료를 다루고 최선의 보고서를 작성하는 데 도움이되는 제안이 있습니다.
- 그것을 간결하게 유지하십시오.
- 당신의 청중을 알고 그들에게 글을 씁니다.
- 제목을 사용하고 중요한 사항을 강조 표시하십시오.
- 가장 중요한 발견 사항, 주장 또는 포인트를 먼저 기록하십시오.
- 결론을 포함 시킬지 또는 독자에게 남겨 둘지 결정하십시오.
보고서의 내용은 목적 및 대상에 따라 다릅니다. 내부 보고서의 경우 잠재 고객은 이미 회사에 대해 알고 있으므로 해당 세부 정보를 입력하지 않아도됩니다. 그러나 공개 보고서 또는 여러 잠재 고객을 보유한 보고서는 회사에 대한 배경 정보를 활용할 수 있습니다.
제목 / 제목 페이지. 모든 보고서에는 공개 될 내용을 설명하는 명확한 제목이 필요합니다. 이것은 영리해야 할 곳이 아닙니다. 투명성이 핵심입니다. 짧거나 비공식적 인 보고서의 경우, 페이지 상단의 간단한 제목과 해당되는 경우 날짜를 입력하십시오. 예:
소득 및 지출 요약, 2018 년 제 1 분기
정식 보고서에는 제목, 날짜 및 저자가 포함 된 제목 페이지가 필요합니다. 예를 들면 다음과 같습니다.
소득 및 지출 요약
2018 년 1 분기
의해서 준비되었다
(당신의 이름)
특정 개인 또는 그룹에 대한 보고서를 준비중인 경우 이름 뒤에 이름을 추가하십시오 (예:
에 대한
XYZ Company, Inc.
소개. 필요한 경우 회사에 대한 간단한 기록이나 관련 배경 정보부터 시작하십시오. 그런 다음이 보고서가 준비된 이유를 간략하게 설명하십시오. 보고서에 연구 결과가 제시되면 연구 방법론을 간략하게 설명하십시오. 짧은 보고서의 경우 몇 문장이어야합니다. 정식 보고서에는 전체 페이지가 포함될 수 있습니다. 일부 정식 보고서는 보고서의 개요 또는 개요를 제공하는 요약 보고서로 시작하여 모든 사람이 읽는 경우 보고서를 이해하게됩니다.
목차. 긴 보고서에서 페이지 번호가있는 섹션 및 비주얼을 나열하십시오.
보고서 본문. 여기에 데이터를 두는 곳, 보고서의 핵심 정보 또는 가장 중요한 정보가 있습니다. 텍스트가 아닌 차트, 다이어그램, 표 또는 그래프와 같은 비주얼을 포함하십시오. 비주얼은 사람들에게 당신이 알고 싶어하는 것을 보여주고 대화 형이므로 독자의 관심을 끌 수 있습니다. 표, 그래프 및 기타 시각적 실체 문서는 귀하가보고 한 내용의 "증거"입니다. 항상 가장 중요한 데이터로 시작하십시오.
결과. 이 섹션은 선택 사항이며 독자에 따라 다릅니다.결과를 해석하는 방법을 그들에게 말하고 싶습니까?
결론. 형식적인 보고서에는 결과를 요약하는 결말이 필요합니다. 예기치 못한 것이 든 놀라움이든, 미래의 결정에 어떤 영향을 미치는지는 중요합니다.
예외. 연례 보고서와 분기 보고서는보다 창조적 일 수있는 예입니다. 특히, 병원의 연례 보고서 또는 분기 보고서와 같이 일반 대중에게 사업을 알리고있는 경우 업데이트 된 내용은 구원받은 삶의 이야기 또는 최첨단 기술을 수행하는 직원을 통해 가장 잘 전달 될 수 있습니다. 기업은 최첨단 연구를 수행하거나 새롭고 흥미 진진한 제품을 개발하는 직원을 인터뷰하여 이러한 방식으로 진행 상황을 파악할 수도 있습니다.
결과적으로 보고서 작성 방법은 귀하에게 달려 있습니다. 짧게 유지하고 청중을 마음 속에 유지하며 메시지를 명확하게 전달하는 정보를 포함 시키십시오. 땀 없습니다. 사장님 책상에 시간 없으실 겁니다.
