디지털 세계는 개인과 기업 모두에게 가장 중요한 기술이라고 할 수 있습니다. 의사 소통이 회사 내부에서 혼란 스러울 때, 종종 다른 작업 역학이 그 나선형의 나선형을 따라갈 때의 예언자입니다. 의사 소통을 습득하려면 공식 및 비공식 의사 소통의 근본적인 차이점을 이해하고 각각이 가장 잘 적용될 때를 이해해야합니다. 의사 소통이 유동적이고 개방적 일 때, 그것은 종종 증가 된 효율성, 더 나은 인간 관계 및 더 큰 사기로 연결됩니다.
기업 커뮤니케이션이란 무엇입니까?
형식적 및 비공식적 의사 소통 방법의 복잡성에 들어가기 전에 기업 커뮤니케이션을 구성하는 기본 요령을 갖는 것이 좋습니다.
기업 커뮤니케이션은 내부 및 외부 모두 가능합니다. 때로는 브랜드 이미지에 대한 직원 교육 및 모든 노력을 통해 브랜드를 유지 관리하고 계획하는 방법이 될 수 있습니다. 커뮤니케이션은 이해 관계자 관계를 구축하는 데 사용됩니다. 상황이 횡행 할 때 피해가 통제되거나 악화되는 것은 메시징을 통한 것입니다. 커뮤니케이션은 마케팅, 홍보 및 외부 브랜드 인지도를 정의합니다. 메시징 및 의사 소통을 통해 기업은 어디로 향하고 있으며 어떤 프로젝트가 파이프를 통해 내려오고 있는지에 대한 프레임 워크를 만듭니다.
즉, 기업 커뮤니케이션은 현대 비즈니스의 거의 모든 측면에 있습니다. 커뮤니케이션에서 탁월한 성과는 직원과 경영진이 커리어를 키울 수있는 핵심 방법입니다.
공식 및 비공식 커뮤니케이션 방법은 무엇입니까?
누가 어떤 것을 알려주는 어떤 방법으로 의사 소통의 방법이며 다양성은 광대합니다. 일부는 다음을 포함합니다:
- 워터 쿨러 주위를 말하기.
- 전사 또는 개인 간 전자 메일 보내기
- 기업 포럼에 게시.
- 기업 뉴스 레터에서 공유.
- 점심 게시판에 팜플렛 고정.
- 피어 투 피어 채팅 메시지.
- 회사 Slack 그룹 또는 Basecamp 보드에서 그룹 또는 팀 대화.
- 기업 원탁 회의.
- 회사 피크닉에서 연설하기.
- 문자 메시지, 소셜 미디어 및 동영상의 모든 형태.
- 이해 관계자 보고서 발행.
이 방법들 중 어느 것도 통신에 효과적이지 않습니다. 그들은 모두 말을 꺼냅니다. 문제는 그 메시지에 대한 적절한 방법입니까? 더 중요한 것은 부적절한 것인가?
일부 지역에서는 시간이 지나면 문자 메시지가 법에 위배되거나 직원의 계약 조건에 위배 될 수 있습니다. 페이스 북에서 친구 사귀기는 상사 나 관리자에게 부적절 할 수 있습니다. 이는 근무 시간 외에서 가차없는 비공식으로 이어질 수 있기 때문입니다. 지역 간 및 회사 간에서 오늘날의 의사 소통은 관리자와 직원이 인식하고 이해해야하는 다양한 딜레마와 고려 사항을 제시합니다.
비공식적 인 커뮤니케이션 방법의 예
비공식적 인 의사 소통이란 회사의 사슬을 따르지 않거나 회사 내에서 확립 된 모범 사례를 준수하지 않는 모든 의사 소통 방법입니다. 그것은 가십, 소문, 우연한 잡담, 브레이크 타임 연가 등을 포함 할 수 있습니다. 그것은 전자 메일, 텍스트, 그룹 메시징 응용 프로그램, 필기 메모, 보고서에 첨부 된 포스트, 전화 통화 및 팀 블로그에서 발생합니다. 피어 투 피어 (peer-to-peer)로 간주되는 경우가 많기 때문에 권한 수준이 서로 다른 사람들과 거의 충돌하지 않습니다.
일반적으로, 그것은 성급하고, 계획되지 않고, 캐주얼하고, 검증되지 않을 수 있습니다. 일반적으로 최종 결과로 받아 들여지는 것이 아니며 종종 기록에서 벗어날 것으로 예상됩니다.
아마 한 직원은 "영업 보고서를 보았는데 그것이 우리의 직업 안정에 나쁜 영향을 미친다고 생각합니다."라고 말하면서 비공식적 인 의사 소통으로 회사의 수익을 나타내는 것은 아닙니다. 파산을 선언 한 주요 고객부터 구형 제품을 쓸모 없게 만들 수있는 새로운 출시를 위해 제품 개발이 늘어나는 등 여러 가지 이유로 판매가 감소 할 수 있습니다. 누구든지 복음이 팀의 사기에 해로울 수있는 그런 경박 한 발언을 취하는 것은 당연합니다. 한 사람의 "비공식적 인 의사 소통"이 팀을 손상시킬 수 있으므로 직원들이 우연한 관찰을 이해하는 것이 중요합니다.
다른 직원이 해피 아워 음료가 가장 저렴한 Wanda 's Watering Hole에서 시간외 음료를 위해 모든 사람을 초청하는 회사 차원의 텍스트를 발송했다고합시다. 이것은 기업 계좌에서 발생했을 수 있으며 직원을 동원 할 수도 있지만 비공식적이며 비공식적 인 사무실 모임입니다. 그리고 이들은 위대한 팀 빌더이며 권장되어야하지만, 회사는 회사 전자 메일 계정을 통하지 않고 그러한 이벤트가 어떻게 구성되는지에 관한 정책을 가져야합니다.
비공식적 인 의사 소통은 어떤 종류의 바람을 피울 수 있습니다. 직원들이 주말에 대해 이야기하거나 조이스가 아기를 낳았다는 소식을 전하고 있습니다. 축구 웅덩이, 날씨에 관한 이야기, 주차장에 대한 불평, 새 분기 제품 출시에 대해 큰소리로 궁금해하는 등 비공식적 인 내용입니다.
직장에서의 의사 소통이 비공식적 인 경우, 종종 프라이버시를 유지할 필요가 없으며 프라이버시를 기대할 필요가 없습니다.
공식적인 통신 방법의 예
직장에서 공식적으로 의사 소통 할 때는 일반적으로 방향을 고려해야합니다. 그것은 하향식, 상향식, 측면 또는 수평입니다. 그것은 부서와 확립 된 관행을 포함합니다. 정식 의사 소통은 일반적으로 사전에 생각됩니다. 특정 사 람, 특정 부서 또는 회사 나 이해 관계자 전체에 대해 사고되고 계획된 메시지입니다.
그것도 이메일이나 전화 대화를 통해 발생할 수 있습니다. 그러나 공식적인 의사 전달을위한 가장 중요한 기준은 그것이 "적절한 채널을 통한"의사 소통으로 간주된다는 것입니다.
예를 들어, 회사의 황동이 공식적으로 작성된 첨부 파일이있는 이메일을 보내서 초과 근무를 청구 할 수없는 이유를 설명하고 특정 기간 동안 보상을받지 않을 수 있습니다. 그러한 서신에는 경영진, 회계 부서 및 법무부가 포함되어있어 편지를 오해하고 승인되지 않은 초과 근무 수당을 청구하려는 사람으로부터 회사를 보호합니다. 각 수령자가 열린 성명서를 열어 읽었 음을 증명하는 이메일에 "읽음 확인서"가 포함될 가능성이 높습니다.
이해 관계자를위한 주식 보고서는 공식적인 의사 소통입니다. 관리자와의 직원 검토는 서면 보고서와 관련된 공식적인 의사 소통으로 간주 될 수 있습니다. 경영진이 프로젝트를 설명하고 회사 클라우드를 통해 액세스 할 수 있도록 만든 비디오는 공식적인 반면 비디오 채팅은 비공식적입니다. 기업 블로그 게시물은 회사 팀뿐만 아니라 기존 고객이나 잠재 고객 모두에게 새로운 제품이나 서비스에 대한 뉴스를 알리는 공식적인 방법입니다. 프로젝트에 대한 나쁜 소식이 나오고 홍보 부서에서 화재를 일으켰을 때 외부의 공식적인 의사 소통입니다.
이 모든 의사 소통 방법은 공통점을 공유합니다. 아무도 자발적이지 않습니다. 모두 좋은 문법, 간결한 언어, 업계 특수 용어, 기업 용어 및 심지어 회사 브랜딩까지 포함 할 가능성이 있습니다.
공식 및 비공식적 인 커뮤니케이션 방법이 필요한 이유
의사 소통은 우리 삶에서 일어나는 일들에 많은 영향을 미칩니다. 그것은 두려움을 진정시킨다. 그것은 고무시키고 교육합니다. 그것은 관계를 형성하고 그들을 찢을 수 있습니다.
좋은 의사 소통을하지 못하는 회사는 종종 다양한 문제를 겪습니다. 직원이 취할 행동이나 행동 방법을 혼란스럽게 만들 수 있습니다. 부서 간 충돌이 발생할 수 있습니다. 실수가 발생합니다. 템퍼가 플레어를 칠 수 있습니다. 결과는 비효율적 인 것부터 법적 문제까지 모든 것이 될 수 있습니다.
비 형식적이든 형식적이든간에 의사 소통이 원활 해지면 기업 문화는 더욱 강력하고 건강하며 생산성이 높아집니다. 직원들이 서로 의사 소통하고 서로 의사 소통 할 수있는 도구를 가지고 있다고 느낄 때, 종종 자신의 역할과 목표에 대해 더 잘 이해하게됩니다.
경영자가 직원들과 의사 소통 할 수있는 다양한 방법을 사용할 수있는 경우 관계가 개선되고 충성도가 높아져 전반적인 생산성이 향상 될 수 있습니다.
커뮤니케이션이 비공식적으로나 형식적으로 만 이루어지는 경우 충돌이 발생합니다.
혼합 또는 관리되지 않는 통신의 예
아마도 경영진은 결코 팀과 어울리지 않을 것입니다. 어쩌면 판매 책임자 인 피터 (Peter)는 요한의 용감한 얼굴 덕분에 요한이 최근에 정기적으로 아프다고 느끼지 못했을 것입니다. 결과적으로, 피터는 존이 너무 어려움을 겪었 기 때문에 팀이 스트레스를 받고 있음을 깨닫지 못한다. John이 Peter에게 암 진단을 받았음을 알릴 때, Peter는 워터 쿨러 주위에서 채팅하는 것을 중요하게 생각하지 않았고 비공식적 인 전자 메일 발리를 피 했으므로 충격적이었습니다. Peter는 비공식적 인 수준에서 너무 멀리 있었기 때문에 영업 부서에서 그를 불신하고 John의 암 진단이 John의 취업 보장 및 임박한 업무량에 대해 무엇을 의미하는지 두려워합니다.
훌륭한 관리자는 비공식적 인 의사 소통을 통해 관계가 끝날 때뿐만 아니라 접수 회사에서 매출 채권에 이르기까지 전체 회사의 사기 형성 요소로 작용할 수 있음을 이해합니다.
반면, 의사 소통이 비공식적 인 경우에만 직원을 혼란스럽고 좌절하게 만듭니다. 모든 회사 정책이 자발적이고 반동적 인 이메일 폭발로만 발행되고 잘 생각 된 공식으로 결코 공식적으로 발표되지 않으면 목표 지점이 끊임없이 움직이는 것처럼 느낄 수 있습니다. 이것은 정말로 정책인가 아니면 경영진의 다른 분위기일까요?
아마 5 월에 제품 개발 책임자는 "이 팀은 회계 소프트웨어를 고객이 쉽게 사용할 수 있도록 새로운 인터페이스를 개발하기 위해 노력하고 있습니다. 이름이나 출시일에 대해서는 확신 할 수 없지만 작품에 확실히 나와 있습니다."
그런 다음 7 월에 "우리는 인터페이스의 드로잉 보드로 돌아 왔습니다. 목표는 더 많은 고객 서비스 호출을 발생시키는 기능 향상입니다."
그러나 인터페이스 재 설계와 관련하여 공식 코뮤니티가 없었습니다. 클라이언트가 묻는다면 직원들은 인터페이스 문제에 관해 무엇을 말하거나해야합니까? 이 경우 회사가 함께 모여 개발 팀이 수행하는 작업을 정확하게 말하는 공식적인 의사 소통을해야합니다. 이는 예산 책정에서 마케팅에 이르기까지 회사의 모든 수준에서 중요한 정보이기 때문에 부서는 계획을 수립 할 수 있습니다 다가오는 인터페이스에 대한 조치.
직원들에게 형식적이고 비공식적 인 의사 소통 방법을 가르치는 방법
의사 소통에 관한 한, 그 어느 때보다도 위태로운 것이 있습니다. 정책은 기업 환경에서 매우 중요합니다. 이러한 정책을 수립 할 때는 정식입니다. 서면 지침이 필요하며 필요에 따라 설명이 제공됩니다. 아마도 명확한 것은 회의에서 직원에게 말하거나 토론을 위해 여유 채널을 허용함으로써 발생할 수 있지만 모호한 점이 없어야합니다.
직원들에게 아무것도 모르는 경우 참여하고 질문하도록 요청하십시오. 답장에 종이 흔적을 남기려면 이메일이나 기타 서면 통신문을 보내는 것이 좋습니다. 이러한 종이 추적은 회사를 보호합니다.
정책은 회사가 가십과 같은 것, 즉 유해하고 비생산적 일 수 있으며 모든 직원이 직장과 외부의 문제에 대해 존중하고 프라이버시를 가질 자격이 있다는 것을 나타냅니다. 정책은 사람들이 사적인 사람으로 소셜 미디어를 자유롭게 사용할 수 있지만 업무용 제품을 공유하거나 소셜 채널에서 회사 문제에 관해 말하면 안된다는 것을 분명히해야합니다.
가이드 라인은 직장 내에서 이메일을 비공식적으로 사용하는 것이 좋을지 또는 그러한 성명서를 메시징 앱 등에 한정해야하는지 여부를 명확히 할 수 있습니다. 직원들은 근무 시간 외 문자 메시지 또는 이메일 전송에 대한 규칙이 있는지 여부와 직원이 이러한 오프 사이트를 모니터링해야하는지 여부를 명시해야합니다.
또한 종종 회사 규칙을 과시하는 비공식적 인 의사 소통이기 때문에 성희롱 및 괴롭힘에 관한 정책을 반복해야합니다.
궁극적으로, 회사 내 의사 소통에 관한 서면 핸드북은 기업 의사 소통 문화를 수립하는 가장 좋은 방법입니다. 기억하십시오. 비공식적 인 의사 소통은 모든 직장에서 소중하고도 사기성이있는 부분이며 때때로 활성화 될 수 있어야합니다. 물론, 그것이 논스톱이라면 손에서 빠져 나올 수 있습니다. 따라서 회사는 적절한시기와 비공식적으로 토론하는 것이 적절한 지에 대한 가이드 라인을 가져야합니다. 성 정복은 아니지만 오두막에서 좋은 주말을 보낼 수 있습니다. 괜찮습니다.
결국 긍정적이고 공개적으로 의사 소통 가능한 업무 환경을 조성함으로써 회사는 직장에서보다 충성하고 가치있는 직원을 통해 스트레스가 덜하고 생산적인 환경을 누릴 수 있습니다.
