종이없는 사무실이 환경을 도울 수 있지만 적절한 워크 플로 시스템을 설치하지 않으면 프로세스 두통이 생길 수 있습니다. 모든 것을 디지털 공간으로 옮기려면 문서 제어 및 워크 플로우 절차를 수립해야 전환 과정에서 아무 것도 손실되지 않도록해야합니다. 물리적 인 상자가 역사의 쓰레기통에 물러 섰을 때, 가상의 상자는 그들을 대체해야합니다.
가는 디지털
종이없는 사무실에서 목표는 온라인에서 가능한 모든 것을 이동하는 것입니다. 인쇄 된 문서는 스캔되어 사용자 시스템에있는 권한이있는 사용자가 액세스 할 수있는 공유 위치에 저장됩니다. 잘 관리 된 종이없는 사무소는 환경 적 이익 외에도 전통적인 서류 정리 시스템보다 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다. 가상 아카이브의 폴더는 오래된 문서를 저장하므로 자주 액세스되는 영역이 복잡하지 않지만 필요할 때 사용할 수 있습니다.
공유 된 캘린더
직원 일정을 공유 일정으로 이동하면 고용주는 휴가 및 기타 업무 일정에 영향을 미치는 사항을 관리 할 수 있습니다. 또한 동료는 회의 및 기타 예정된 이벤트를 추적 할 수 있습니다. 업무 캘린더를 공유하는 팀은 누가 사무실에 있고 누구의 사무실에 있는지 모니터링 할 수 있으며이를 염두에두고 프로젝트의 워크 플로를 구성 할 수 있습니다. 예를 들어 주요 이해 관계자가 주말에 회의에 참석한다는 사실을 알게되면 주요 문서 또는 계약서 초안을보다 신속하게 작성하도록 동기를 부여하여 이해 관계자가 이전에 입력을 제공 할 수있는 기회를 갖게됩니다 내용이 완료됩니다.
문서 관리
종이없는 사무소는 문서를 관리하고 보관하는 방법을 요구하는 시스템이 필요합니다. 문서를 쉽게 찾을 수 있도록 문서 명명 규칙 및 폴더 구조를 만듭니다. 문서 관리 시스템은 종종 "체크 아웃"및 변경 추적을 허용합니다. 이렇게하면 여러 사람이 동시에 문서 작업을 할 수 없으며 버전 제어가 허용됩니다. 공유 위치에서 문서를 업데이트하도록 요구하면 사용자가 파일을 다운로드하고 업데이트하고 이메일을 통해 전송 한 다음 공식 버전을 최신 상태로 유지하지 못하는 문제가 줄어 듭니다.
프로젝트 관리
프로젝트 관리 소프트웨어는 프로젝트 이정표 및 마감일을 추적하는 데 도움이됩니다. 작업 및 프로젝트 일정을 추적 할 수있는 시스템이 필요하며 직원들이 무언가가 완료되었을 때이를 알려줄 수 있어야합니다. 알림은 새로운 작업에주의가 필요할 때이를 알려야합니다. 관리자는 자신의 프로젝트를 추적 할 수 있으며 관리자는 팀 전체에서 수행중인 작업을 전체적으로 파악하고 필요에 따라 리소스를 재 할당 할 수 있습니다. 프로젝트는 일단 완료되면 교훈과 함께 디지털 방식으로 보관되어야하므로 유사 프로젝트가 나중에 시작될 때 지식 이전이 쉽게 발생할 수 있습니다.
