Microsoft Office에서 교육을 추적하는 방법

교육은 비즈니스 운영의 핵심입니다. 고객 인사말 및 서비스 교육 또는 정교한 기술 사용 여부에 관계없이 교육을 제공하는 기업은 효율성이 높고 생산적인 직원을 더 많이 고용하고 그렇지 않은 직원보다 더 나은 고객 서비스를 제공합니다. 일부 비즈니스 범주에는 법적으로 요구되는 교육 요구 사항이 있습니다. Microsoft Office Suite에는 Microsoft Excel 또는 Microsoft Access와 같이 직원 교육을 추적하는 두 가지 옵션이 있습니다. Excel 시스템은 기본 스프레드 시트 환경을 가진 사람이라면 누구나 구현할 수 있습니다. 그러나 액세스는보다 정교한보고 및 추적 방법을 제공합니다.

뛰어나다

직원이 완료 할 것으로 예상되는 교육 세션 제목 목록을 작성하십시오. 새 스프레드 시트에서 "이름", "성"및 각 후속 열의 항목 또는 세션 이름을 필요한만큼 사용하여이 열 머리글을 입력하십시오. 사원 번호 또는 기타 식별자에 대한 열을 추가 할 수도 있습니다. 리본 메뉴의 "페이지 레이아웃"탭에서 "페이지 설정"그룹에서 "제목 인쇄"명령을 선택하고 "제목"행을 만듭니다. "제목 행"필드에 "$ 1: $ 1"을 입력하십시오.

모든 직원의 이름과 ID 번호를 해당 열에 입력하십시오.

셀 "A1"을 선택하고 마우스 왼쪽 버튼을 누른 채 드래그하여 데이터가 입력되는 모든 행과 모든 열을 선택합니다. "Home"탭의 "Styles"그룹에서 "Format as a Table"명령을 선택하십시오. "데이터 범위"필드를 확인하고 "내 테이블에 헤더가 있음"이라는 상자를 선택하십시오.

교육 날짜를 입력 할 모든 행과 열을 선택하십시오. "홈"탭의 "번호"그룹에있는 "일반"드롭 다운 상자에서 원하는 날짜 형식을 선택하십시오. 스프레드 시트를 저장하십시오.

직원이 필수 교육을 완료하면 올바른 열과 행에 적절한 날짜를 입력하십시오. "표"형식을 사용하면 보고서를 준비 할 때 열별로 한 번 클릭으로 정렬 할 수 있습니다. 새로운 데이터 입력이있을 때마다 스프레드 시트를 저장하십시오.

접속하다

새 Access 데이터베이스를 만듭니다. "표 1"을 "직원 교육 기록"또는 선호 대체 이름으로 바꾸십시오. "홈"탭의 "보기"그룹에서 "테이블 디자인보기"를 엽니 다. 첫 번째 필드 인 "ID"는 기본적으로 기본 키로 설정됩니다. Access는이 필드의 번호를 자동으로 지정하거나 "필드 속성"창을 사용하여 직원 ID 번호 추가와 같이 비즈니스 요구 사항을 충족하는 마스크 또는 기타 형식을 만들 수 있습니다.

"성", "성", "훈련 주제"또는 "완료 날짜"와 같이 원하는 필드를 입력하고 원하는 필드를 입력하십시오. 기록 할 다른 필드에는 "성적", "실적"및 "메모 또는 의견"이 포함될 수 있습니다. 적절한 데이터 형식 및 형식 속성을 설정하십시오. "날짜"필드 데이터 유형에 대해 "날짜 / 시간"을 선택하는 것을 잊지 마십시오.

표를 저장하십시오. "홈"탭의 "보기"그룹에서 "테이블보기"로 전환하십시오.

"만들기"탭의 "양식"그룹에서 "양식 마법사"를 선택하여 디자인 대화 상자를 엽니 다. 왼쪽 열에서 원하는 "사용 가능한 필드"를 선택하고 개별 필드에 대해 ">"버튼을 누르거나 모든 필드를 한 번에 이동하려면 ">>"버튼을 눌러 "선택한 필드"열로 이동하십시오. "다음"버튼을 클릭하십시오.

레이아웃 대화 상자에서 양식의 원하는 레이아웃을 선택하십시오. "다음"버튼을 클릭하십시오. 다음 대화 상자에서 "양식"의 이름을 지정하거나 기본 이름을 테이블 이름과 일치 시키십시오. 마법사가 디자인 한 양식을 수락할지 또는 디자인을 수정할지 결정하십시오. 양식을 수정하려면 "다음"버튼을 클릭하십시오. 기본 디자인을 사용하는 경우 "마침"버튼을 클릭하십시오. 양식을 저장하십시오.

정보가있을 때 각 직원 및 교육 세션의 데이터를 입력하십시오. 데이터 입력에는 "Form"보기를 사용하고 데이터 필터링 및 보고서 작성에는 "Table"보기를 사용하십시오. 데이터가 입력되면 레코드가 자동으로 저장됩니다.

팁

Excel은 정렬만을 기반으로하는 간단한 검색 및 보고서를 허용합니다. Access는 정교한 기록 보관 및보고 기능을 제공하므로 직원, 교육 세션 또는 기타 분야 또는 데이터 선택에 따라 여러 필터에서 보고서를 작성할 수 있습니다. 액세스 필드 이름에는 공백이 없어야합니다. 보고서 열 머리글에 일반 언어 캡션을 만듭니다. 예를 들어, "TrainingSessionName"필드에는 보고서에 대한 "Training Session"이라는 캡션이있을 수 있습니다.