비즈니스 미팅의 정의

자신이 속한 산업이나 업무의 종류에 관계없이 어떤 시점에서 비즈니스 미팅에 참여해야합니다. 일부 직장, 특히 사무실 환경에있는 직장에서는 하루에 여러 번 모임을 갖지만 다른 모임에서는 몇 주에 한 번씩 모임을 가질 수 있습니다. 그럼에도 불구하고, 직장에서의 회의에서 어떤 유형의 주제가 논의되는지, 효과적인 회의가 어떻게 수행되어야하는지, 회의 중 어떤 예절 규칙을 따라야하는지 등을 아는 것이 중요합니다. 회의 운영을 담당하는 경우 참석자에게 쇄빙선을 제시하거나 회의록에 메모를 남기거나 회의록을 작성해야 할 수 있습니다.

비즈니스 미팅은 무엇입니까?

본질적으로 비즈니스 미팅은 직장에 관련된 아이디어, 목표 및 목적을 논의하기 위해 두 명 이상의 사람들을 모으는 것입니다. 비즈니스 회의는 사무실이나 다른 장소에서 직접 또는 전화 및 화상 회의를 통해 직접 수행 할 수 있습니다. 회의는 직원, 관리자, 임원, 고객, 잠재 고객, 공급 업체 및 파트너 및 조직과 관련된 모든 사람과 함께 진행됩니다. 대부분의 경우, 회의는 전화 나 전자 메일을 통해 적절히 전달할 수없는 문제이거나 한 명 이상의 사람들과 얼굴을 맞대고 상호 작용할 필요가있을 때 이루어져야합니다.

비즈니스 미팅의 목적은 종종 조직과 관련하여 중요한 결정을 내리는 것입니다. 마케팅 예산을 늘리는 방법과 같은 부서별 문제를 결정하든, 또는 전환하는 동안 해고해야 할 사람들의 수와 같은 더 큰 조직적 문제를 결정하든, 회의는 아이디어를 명확하게 전달하는 데 도움이됩니다. 중요한 이해 관계자와 직접 대화 할 때 문제의 결정을 내리기 위해서는 중요한 정보를 효과적으로 파악하는 것이 더 쉽습니다.

회의의 또 다른 공통 목적은 중요한 발표를하는 것입니다. 이는 조직의 변화, 운영 계획 또는 회사 방향의 변화에 관한 것입니다. 고위 간부가 팀에 합류하거나 팀을 떠날 때 또는 회사가 중요한 이정표 또는 성공을 축하 할 때 종종 회의가 열립니다. 이러한 종류의 회의는 직원 참여 및 조직의 조화를 향상시키는 데 도움이 될 수 있습니다.

또한 비즈니스 미팅을 통해 갈등을 해결하고 복잡한 문제를 해결할 수 있습니다. 갈등은 직장에서 흔히 일어날 수 있으며 여러 가지 성격이 한 팀에서 함께 작용합니다. 일부 갈등은 건강하고 성장을 촉진 할 수 있지만 바람직하지 않으며 신속한 해결이 필요합니다. 회의를 열면 비 의견 집단이 이해를 도울 수 있습니다. 중요한 이해 관계자가 모두 한 곳에서 동일한 목표를 향해 노력할 때 여러 이해 관계자가 참여하는 더 큰 문제는 비즈니스 회의에서 해결 될 가능성이 더 큽니다.

회사 또는 프로젝트 진행 상황을 검토하는 것도 비즈니스 미팅의 공통된 목표입니다. 여기에서 조직은 특정 프로젝트에서 팀이 수행하는 작업이나 회사가 계획된 매출 목표를 상대로 전체적으로 수행하는 방식을 추적합니다. 빈번한 진행 체크인 미팅을함으로써 조직은 모든 관련 당사자가 중요한 결과물의 상태를인지하고 있는지 확인합니다.

효과적인 비즈니스 미팅을 운영하는 방법

비즈니스 미팅을 통해 의사 결정을 내리고 복잡한 문제를 해결하는 데 도움이되지만, 제대로 실행되지 않으면 시간을 효과적으로 사용하지 못할 수 있습니다. 사람들이 준비가 안 된 회의에 참석하고주의를 기울이지 않고 행동 항목을 후속 조치하지 않으면 시간 낭비라고 볼 수 있습니다. 시간을 효율적으로 사용하려면 주최자와 비즈니스 미팅 참가자 모두 적극적으로 참여해야합니다. 회의를 주최하는 경우 회의 내용을 준비하고 정확히 무엇을 다룰지를 대략적으로 설명하십시오. 참석자가 준비해야하는 항목이 있다면 그렇게 할 충분한 시간을 주어야합니다. 일부 회의는 주간 팀 터치 포인트와 같이 정기적으로 개최됩니다. 이러한 종류의 회의를 위해서는 일정표 템플릿을 만들어 매주 고유 항목을 채 웁니다.

참석자 목록을 신중하게 검토하고 주요 이해 관계자 만 회의에 초대하십시오. 회의에 참석해야하는 사람이 참석할 수없는 경우 회의 일정을 조정해야 회의 일정을 조정할 수 있습니다. 그렇지 않으면 의사 결정에 필요한 누락 된 이해 관계자와의 회의를 운영하는 것이 효과적이지 않을 수 있습니다.

시간은 중요하며 회의에 참석하는 사람들이 하루 종일 시간을 할애한다는 점을 존중하는 것이 중요합니다. 따라서 회의가 시작되고 종료되는 것을 보장하는 것이 중요합니다. 일정을 준비 할 때 각 항목에 지출 할 시간을 정한 다음 시계를 통해 회의를 실행하십시오. 회의가 오프 트랙이 될 것으로 생각되면 사람들에게 의제 주제를 고수하라. 다른 중요한 문제가 발생하면 다른 지점에서 추가 논의를 위해 표로 정리하십시오.

회의에서 제기 된 중요한 항목이 누락되지 않도록하려면 분이라고도하는 메모를 작성하십시오. 회의 중에 직접 작성하거나 입력하거나 회의에서 다른 사람에게 메모를 가져다 줄 수 있습니다. 이렇게하면 토론에 집중할 수 있습니다. 회의가 끝나면 메모를 검토하고 누락 된 항목을 추가하여 중요한 이해 관계자에게 보냅니다. 회의에서 논의 된 내용에 대한 서면 기록을 보유하면 미래에 문제가 발생할 경우 도움이 될 수 있습니다.

회의가 끝나면 결정된 모든 행동 항목에 대해 후속 조치를 취하십시오. 동료에게 작업을 완료했는지 확인하기 위해 미리 알림을 동료에게 보내거나 터치해야 할 수도 있습니다.마감 기한 내에 완료되지 않은 미결 문제가있는 경우 해당 사람과 추가 논의가 필요할 수 있습니다.

비즈니스 미팅 쇄빙선

일부 비즈니스 미팅, 특히 참석자들이 서로 잘 알지 못하는 회의에는 아이스 브레이커가 필요합니다. 재미있는 질문이나 짧은 팀 구성 활동은 긴장을 완화하고 모든 사람들을 평등 한 경기장으로 끌어들이는 데 도움이 될 수 있습니다. 회의에서 얼음을 깨는 가장 쉬운 방법 중 하나는 각 사람에 대한 독특하고 흥미로운 특질을 드러내는 질문을하는 것입니다. 이러한 종류의 질문에 대한 대답은 사람들이 서로 관련이있는 데 도움이됩니다. 몇 가지 예는 다음과 같습니다.

당신이 동물이라면, 당신은 어떤 동물일까요? 왜?
당신이 가장 흥미로운 곳은 어디입니까?
역사적인 인물을 만날 수 있다면 누가 그랬을 것이며, 왜 그런가?

쇄빙선 문제는 회의 주제를 다룰 필요가 없습니다. 그들은 사람들이 서로 이야기하고 듣기 위해 고안되었습니다. 또 다른 훌륭한 회의 쇄빙선은 두 명의 진실과 거짓말을하는 각 참석자를 포함하며 나머지 참석자는 어떤 항목이 거짓인지 추측해야합니다. 이것은 회의에서 사람들을 알 수있는 좋은 방법입니다. 쇄빙선은 또한 단체 활동의 형태로 올 수 있습니다. 예를 들어, 회의에 참석 한 사람들에게 회의에서 애완 동물이나 자동차 브랜드와 같이 특정한 공통점이있는 사람을 찾아 보도록 요청하십시오. 이것은 사람들로 하여금 자신의 자리를 떠나 일반적으로 말할 수없는 다른 사람들과 이야기하도록합니다.

일부 쇄빙선 활동에는 회의 주최자의 일부 준비가 필요합니다. 한 가지 활동으로는 유명 인사의 이름을 작은 종이에 쓰고 각 참석자의 뒤쪽에 이름을 붙이기가 포함됩니다. 이 게임에서 각 참석자는 자신의 이름이 누구인지 추측하려고 시도하는 사람에 대해 예 또는 아니오 질문을해야합니다.

비즈니스 미팅 에티켓

조직의 문화가 비즈니스 미팅에서 어떻게 행동해야하는지 알려줄 것이지만 보편적 인 예절을 만나는 몇 가지 측면이 있습니다. 회의에 참석하는 가장 좋은 방법 중 하나는 준비하는 것입니다. 이것은 의제에 무엇이 있는지를 알고 당신이 책임지고있는 물건들과 함께 가기 위해 준비 또는 연구를했다는 것을 의미합니다. 예를 들어, 의제 항목에서 작업중인 마케팅 계획에 대해 논의하는 것이 필요한 경우 계획 메모를 가지고 회의에 참석하여 세부 논의를 준비해야합니다. 정시에 도착하는 것도 똑같이 중요합니다.

스마트 폰이나 노트북 대신 회의에 집중하는 것은 전문성을 입증 할 수있는 또 다른 방법이기 때문에 회의 중에 휴대 전화를 끄고 랩톱을 종료하십시오. 회의를 위해 랩톱에있는 파일에 액세스해야하는 경우 들어오는 메시지가 산만 해지지 않도록 전자 메일을 끄십시오. 회의에는주의가 필요하며 휴대 전화 또는 노트북간에 나누어도 효과적인 토론이 이루어지지 않습니다.

좋은 청취자이자 적극적인 참여자는 비즈니스 미팅 참석의 핵심적인 측면입니다. 사람들이 말하는 것을 따라하고, 확실하지 않을 때 질문하고 책임있는 항목에 대한 대답이나 통찰력을 제공하십시오. 신체 언어는 또한 적극적인 참여자의 일부입니다. 이것은 의자에 앉아서 말하고있는 사람들과 눈을 마주 치지 않고 키가 큰 자리에 앉는 것을 의미합니다.

참석하는 모임 유형에 따라 회의 주최자 또는 만난 사람들에게 감사의 뜻을 전하는 것이 좋습니다. 중요한 고객이나 잠재 고객과 만나는 경우 적절할 수 있습니다. 그들의 시간에 대해 감사하고 열정을 보여주기 위해 회의에서 토론 한 중요한 몇 가지 사항을 반복해서 말할 수 있습니다.

비즈니스 회의록 템플릿

회의록을 녹음하는 임무가 주어지면 스트레스가 많은 직업처럼 보일 수 있습니다. 몇 가지 팁을 통해 회의에서 중요한 점을 모두 누락하지 않고 메모 할 수 있습니다. 분의 목적을 이해하는 것이 중요합니다. 회의 중에 찍은 메모는 그 회의에서 발생한 기록을 의미합니다. 이 메모는 참석자가 발표 된 내용을 기억하는 데 도움이 될 수 있으며 참석할 수없는 사람들을 위해 회의에 대한 세부 정보를 제공 할 수 있습니다. 결과적으로 의사 결정, 작업 또는 계획된 다음 단계 및 달성 된 결의를 포함하여 회의 중에 논의 된 모든 핵심 항목을 제거하는 것이 중요합니다.

회의에 참석하기 전에 노트를 작성하는 동안 채울 수있는 간단한 템플릿을 작성하십시오. 회의 의제 사본을 받아 가이드로 활용하십시오. 의제 상단에 모든 회의 참석자의 이름을 알릴 수있는 공간을 추가하십시오. 핵심 이해 관계자가 누락 된 경우 나중에 후속 작업을 수행해야 할 경우를 대비하여 해당 내용을 메모하는 것이 좋습니다. 회의 유형과 토론 할 주제에 따라 분 템플릿에 추가 할 수있는 항목이 많이 있습니다.