대부분의 관리자는 직원을 징계하는 것이 가장 불편한 경험 중 하나입니다. 관리자는 직원의 불법 행위를 문서화하기 위해 직원 파일에 남아있는 징계 조치 서신을 작성할 책임이 있습니다. 이 편지에는 두 가지 기능이 있습니다. 위반 사실로 인해 직원에게 일어날 일을 직원에게 알리고 직원 파일의 직원 부정 행위 기록을 보관하는 것입니다.
회사 레터 헤드를 프린터에 넣으십시오. 이 편지는 직원의 공식 파일에 포함되므로 적절한 프로토콜을 따라야합니다.
전체 날짜를 입력하십시오. 회선을 건너 뛰고 직원의 이름과 회사 주소를 입력하십시오. 편지를 실제로 우편으로 보내지 않아도 적절한 비즈니스 서신 형식을 따르는 것은 전문성에 대한 인상을 전달합니다.
직원의 이름을 입력하고 콜론을 입력하여 편지를 시작하십시오. 선을 건너 뜁니다.
위반의 성격을 명확하게 진술하여 첫 단락을 시작하십시오. 직원이 자신을 위해 규칙을 찾을 수 있도록 회사 직원 핸드북을 참조하십시오. 사건이 발생한 날짜와 같은 위반에 대한 구체적인 내용과 관련된 직원을 언급하십시오.직원이 징계 조치에 이의를 제기하고 해당 사안을 법원에 기소하는 경우이 정보를 분명하게 기재하면 도움이됩니다.
직원이 무엇을 잘못했는지 그리고 어떻게 그녀가 그 상황에서 행동 했어야하는지에 대해 자세히 설명하십시오. 직원들은 규칙을 분명히 이해하지 못하기 때문에 규칙을 위반하는 경우가 있으므로 위반 사항에 대한 설명과 적절한 정보를 통해 위반 사실을 두 번째로 방지 할 수 있습니다. 직원과 만나서이 문제에 대해 자세히상의하십시오.
직원에게 공식적인 공식 서한을 상대방에게 보내는 등 위반에 대한 보상을 할 수있는 기회를 제공하십시오. 응답 또는 서신 제출 마감 시간을 알려주십시오.
직원에게이 위반의 결과로 기대할 수있는 것을 분명하고 간결하게 이야기하십시오. 해당되는 경우 청문회 날짜 또는 취업의 해지 날짜와 같은 현재 처벌에 대한 적절한 세부 정보를 제공하십시오. 직원이 추가 위반으로 인해 징계 조치를받을 것으로 예상 할 수있는 경우 해당 처벌에 대해 알려주십시오.
해당되는 경우 직원에게 항소 절차에 대한 정보를 제공하십시오.
직원에게 파일에 대한 공식 응답을 요청하십시오. 종종이 응답은 정식 서신 형식으로 이루어질 것입니다. 법원에 문제를 제기 할 경우를 대비하여 직원 파일에 대한이 문서가 필요합니다.
성명 및 직함을 입력하십시오. 편지를 인쇄하고 파란색 또는 검은 색 잉크로 입력 한 이름에 대한 이름을 서명하십시오.
편지를 여러 부 작성하십시오. 직원 파일에 사본 1 부를 보관하고 회사의 변호사에게 다른 사본을주고 자신의 기록을 위해 다른 사본을 보유하십시오.
직원에게 편지를 보내거나 인적 자원 대표자 또는 행정 보조관 앞에서 그에게 편지를 보냅니다. 직원이 공식 통지를 받았다는 확인이 필요합니다.
팁
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전문적이고 사실적인 톤을 유지하십시오. 이 편지는 직원이 징계 조치에 이의를 제기 할 경우 법원에 출두 할 수 있으며 항상 전문적이고 공정하게 나타나기를 원합니다.
