입찰 제안서에 간략한 요약이 포함되어 있어도 제안서 요청시 표지 문을 포함시켜야합니다. 각각은 서로 다른 목적을 가지고 있으며 좋은 인상을주기 위해 함께 일할뿐만 아니라 고객과 직무 요구 사항을 모두 이해하고 있음을 증명합니다. 그러나 표지 말에 미니 제안이되지 않고 고객의 주요 요구 사항을 이해해야한다는 것을 보여 주어야하기 때문에 일부 사람들은 작성하기가 더 어렵다고 생각합니다.
올바른 톤 설정
예상 고객과의 관계 및 때로는 RFP 키트의 지침에 따라 서신을 공식 또는 개인적으로 사용해야하는지 여부가 결정됩니다. 당신이 정직하고 진실한 한, 당신이 칭찬하고 고객에게 감사하는 개인 편지가 가장 효과적입니다. 예를 들어 "이 기회를 빌어 모든 도움에 감사드립니다"와 "귀하의 도움과 안내가 편지의 본문에 귀중한 것으로 판명되었습니다"와 같은 성명을 포함 시키십시오.
형식 및 스타일
레터 헤드 편지지와 업무 서신 양식을 사용하여 편지를 세 부분으로 나누십시오: 소개, 본문 및 간단한 마무리 단락. Garamond, Georgia 또는 Times New Roman과 같은 serif 글꼴을 사용하면 많은 사람들이 serif 글꼴을 더 쉽게 읽을 수 있습니다. 표지 말을 한 두 페이지 이상으로 제한하십시오.
오프닝
"약속 한 제안서가 동봉되었습니다"또는 "제안 프로젝트에 대해 당신과 이야기하는 것을 즐겼습니다"와 같은 간단한 관련 성명서를 작성하여 커버 레터를 엽니 다. 구체적인 내용을 다시 설명함으로써 완전한 이해를 전달하는 단락을 따르십시오 RFP를 구동하는 요구 사항 제안서에 첨부 파일이 포함되어 있는지 여부를 독자에게 알리고, 첨부 파일이있는 경우 내용을 간단히 강조 표시하고 가격 견적의 유효 기간을 지정하여 소개를 마칩니다.
몸
서면 본문에 RFP가 요구할 수있는 비즈니스 기록, 자격 또는 참조와 같은 필수 정보를 포함 시키십시오. 최대 네 가지 핵심 고객 요구를 해결하기 위해 나머지 편지에 중점을 둡니다. 예를 들어, 제품이나 서비스가 고객의 가장 중요한 요구 사항을 충족시키는 방법을 요약하려면 글 머리 기호를 사용하십시오. 그런 다음 나머지 단락에서 각 글 머리 점을 확장하십시오.
닫기
마지막 단락에서는 이름, 직위, 주소, 전화 번호, 팩스 번호 및 전자 메일 주소를 포함하여 연락 담당자의 완전한 정보를 제공하십시오. "다음 번에"또는 "나에게 연락하여 궁금한 점에 대해 답변을 드릴 것입니다."또는 "다음 주에이 제안을 토론하기 위해 전화 할 것입니다."와 같은 클릭 유도 문안을 포함 시키십시오. 정중 한 표현으로 끝내십시오. 당신의 이름과 직함.
