연락 보고서는 회의, 전화 회의 및 전화 통화 중에 논의 된 모든 주제를 기록합니다. 기금 모금 중 연락처 보고서의 한 예가 사용됩니다. 기금 개발 전문가가 잠재적 기부자와 논의하는 주제를 요약합니다. 이 보고서는 어떤 당사자가 어떤 정보를 공유했는지에 대한 오해 또는 의문점을 명확히하는 데 도움이됩니다. 연락처 보고서를 작성하는 것은 어렵고 쓸모없는 것처럼 보일 수 있지만 장기적으로 시간을 절약하고 좌절을 최소화 할 수 있습니다.
회의, 전화 회의 또는 전화 통화에서 모든 사람의 이름을 모두 물어보십시오. 회의가 시작되고 끝난 날짜와 시간과 함께 종이 상단에 적어 둡니다.
회의, 전화 통화 또는 전화 회의의 모든 중요한 측면에 대한 메모를 작성하십시오.
회의록을 참조하여 연락처 보고서를 입력하십시오. 회사 이름과 회사 대표자 이름, 다른 회사 이름 또는 대표자를 포함하십시오.
날짜와 연락 방법을 기록하십시오. 비즈니스 사례의 경우, 모든 직원 또는 회의에 참여한 사람들의 이름을 기록하십시오. 회의에서 중요한 일이 일어났습니다. 누가 뭘 말했어? 어떤 정보가 논의되고 성취되었는지; 다음 항목에 대해 이야기하거나 모든 것이 정착되었는지 여부; 전자의 경우, 다음 회의의 날짜.
연락 보고서를 살펴보고 빠진 것이 없는지 확인하십시오. 누락 된 세부 정보를 추가하십시오.
전자 메일, 팩스 또는 우편으로 연락처 보고서를 보냅니다.
