효과적인 커뮤니케이션 시스템은 성공적인 비즈니스의 핵심 요소입니다. 경쟁력을 유지하고 생산적으로 유지하려면 회사는 직원, 고객, 공급 업체 및 기타 전문가와의 대응 및 의사 소통을위한 체계적이고 효율적인 접근 방식을 개발해야합니다. 다행히 비즈니스 커뮤니케이션은 시간이 지남에 따라 진화 해 왔으며 간단하고 검증 된 기술에서부터 기술적으로 정교한 기술에 이르기까지 다양한 유형의 비즈니스 메시지를 포함합니다.
비즈니스 전화 메시지
비즈니스에 둘 이상의 사용자가있는 경우 결국 수신 전화 메시지를 녹음하고 배포하는 가장 좋은 방법을 결정해야합니다. 일부 기업에서는 전화를 가려 내고 발신자가 보낸 메시지를 기록하여 의도 한 직원에게 배포합니다. 다른 비즈니스에서는 발신자가 음성 녹음으로 메시지를 남기는 자동 음성 메일 시스템을 사용합니다. 음성 메일로 각 직원은 자신의 메시지를 추적 할 책임이 있습니다. 일부 중소기업은 개별 직원 대신 회사의 별도 부서에만 음성 메일 상자를 설치합니다.
사무실 메모
메모 (메모)는 직원이 자신의 부서 또는 동일한 회사의 부서 간 의사 소통을 위해 사용할 수있는 통신 형식입니다. 메모는 일반적으로 본질적으로 간략하며 외부 서면 비즈니스 서신의 정식 서식이 없습니다. 그러나 메모에는 형식 및 일반 구조가 있습니다. 각 비즈니스는 메모를 자체 환경 설정에 맞게 형식화하지만 일반적으로 메모는받는 사람, 보낸 사람 및 제목을 맨 위에 표시하며 때로는 굵은 글꼴로 표시합니다. 메시지 본문은 일반 typeset에서이 정보 아래에 있습니다. 직원들은 개인적으로 메모를 전달하거나 회사의 사무실 간 메일 배포를 사용할 수 있습니다. 법률 및 의료 분야와 같은 일부 직업에서는 사람들이 메모를 사용하여 다른 전문가 및 경우에 따라 고객에게 간단한 메시지를 보냅니다. 사람들은 이러한 종류의 메모를 우편, 이메일 및 팩스로 보낼 수 있습니다.
비즈니스 이메일
오늘날 많은 기업들이 이메일 통신을 회사, 고객, 공급 업체 및 기타 비즈니스와 통신하는 수단으로 사용합니다. 비즈니스에 웹 사이트가있는 경우 직원에게는 회사의 도메인 이름이 포함 된 이메일 주소 (예: "[email protected]")가있을 수 있습니다. 이메일 서신은 필기체 서신보다 덜 공식적인 경향이 있으며, 장점과 단점이 있습니다. 직원들이 회사 이메일 주소를 사용할 수있게 해주는 많은 기업들은 회사 이메일에 대한 통일 된 표준을 수립하는 것이 유용하다는 것을 알게됩니다. 회사는 업무 목적으로 만 직원의 사용을 제한 할 수 있으며 직원이 다운로드 할 수있는 전자 메일 첨부 파일의 종류를 엄격히 규제합니다. 비즈니스가 직원들과 기밀 유지 계약을 맺은 경우,이 계약은 회사의 전자 메일 통신 사용 에까지 확대 될 것입니다. 기업은 직원이 회사의 이메일 주소와 일치하는 긍정적 인 신호로 회사를 대표하도록 요구할 권리가 있습니다. 일부 기업에서는 회사 전자 메일을 사용하는 직원이 전자 메일에 자동 전자 메일 서명을 추가하도록 요구할 수 있습니다. 이 서명에는 회사 이름, 전화 번호, 웹 사이트 및 기타 관련 정보뿐만 아니라 회사의 직원의 성명 및 직함이 포함될 수 있습니다.
비즈니스 서신
전문적인 비즈니스 통신은 길고 공식적인 역사가 있습니다. 기업은 종종 모든 비즈니스 서신이 인쇄되는 레터 헤드 디자인을 위임합니다. 레터 헤드 디자인은 회사 로고뿐만 아니라 회사의 우편 주소, 전화 번호, 팩스 번호 및 웹 사이트 주소와 같은 일반적인 연락처 정보를 포함 할 수 있습니다. 일부 회사는 회사 내 개인의 기본 레터 헤드 서식 파일을 사용자 지정하여 연락처 정보에 개인 확장명과 개별 전자 메일 주소를 추가합니다. 서면 업무 통신은 공식적인 구조를 가지고 있습니다. 정확한 형식이 다를 수 있지만 일반적으로 날짜는 편지 상단에 표시되며 수신자의 성명, 직위, 회사 및 우편 주소는 날짜 이하입니다. 받는 사람의 이름과 주소 옆에 "받는 사람:"과 같이 제목 줄이나 필드 레이블을 추가 할 필요가 없습니다. 작성된 비즈니스 서신은 처음에는 "친애하는", 수신자의 이름, 끝에 "보내는 사람"과 같이 끝에 보낸 인사의 이름과 함께 인사말을 사용합니다. 발신자는 개인적인 접촉을 위해 편지에 손으로 서명 할 수 있습니다. 편지를 보낸 사람 이외의 사람이 글을 쓰거나 타이핑 한 경우 타이핑 담당자는 보낸 사람의 머리 글자와 콜론, 서명 아래에 자신의 이니셜을 포함해야합니다. 동일한 편지가 여러 명의 수신자에게 전송 된 경우 주 수신자에게 전달되어야하며 다른 모든 수신자는 이메일 하단에 "CC"라는 글자 옆에 "카본 카피"로 표시되어야합니다.
