다양한 방법을 통해 직원, 고객 또는 경영진에게 나쁜 소식을 전할 수 있습니다. 많은 사람들이 부정적인 메시지를 직접적이고 직접적으로 전달하는 것을 선호합니다. 다른 사람들은 메시지를 가장 공격적인 언어로 보지 않고보다 미묘한 접근법을 선호합니다. 어느 쪽이든, 당신은 분명하고 간결한 방식으로 바람직하지 않고 반갑지 않은 뉴스를 전달해야합니다.
관계 유지
당신이 중계하기를 원치 않는 정보를 가지고 있다고해서 그것이받는 사람과의 관계를 손상시켜야한다는 것을 의미하지는 않습니다. 직원을 해고하거나 기부 요청을 거절하거나 여행 경비를 거부하는 경우에도 상황이 미래에 변경 될 수 있으며 결정이 취소 될 수 있음을 명심하십시오. 메모에 보완을 추가하십시오. 예를 들어 직원에게 기여도를 어느 정도 평가했는지 알려줄 수 있습니다. 현재 귀하의 예산은 특정 지출을 허용하지 않는다고 모금 활동가에게 설명하십시오. 그 추가는 타격을 약화시키고 가능한 미래의 관계를 위해 통신 라인을 열어 놓을 것입니다.
긍정적 인 언어의 프레임 메시지
메모에서 선택한 단어는 부정적인 메시지를 전달하더라도 긍정적 인 응답을 유지하는 데 도움이됩니다. 예를 들어, 제공된 정보를 받아 들일 수 없다는 내용을 쓰지 않고 금전적 인 요청을 처리하기위한 추가 정보를 요청할 수 있습니다. 직원에게 할 수없는 일 대신 할 수있는 일을 직원에게 알립니다. 예를 들어, "캐주얼 금요일에는 청바지를 착용하지 마십시오."대신 "금요일에 비즈니스 캐주얼웨어에 옷을 입으십시오."라고 적으십시오. 고객에게 "귀하의 주문보다는"월요일에 상품을 수령 할 수 있다는 메모를 보냅니다. 다음 주 월요일까지는 준비가되지 않을 것입니다."
법적 결과 방지
회사 메모는 종종 비즈니스 벽을 벗어나 미디어 나 다른 당사자의 손에 넘어갑니다. 불법적 또는 차별적 인 관행을 암시하는 언어 사용을 피하십시오. 예를 들어, "우리 회계사가 연말 보고서에 광범위한 오류를 만들었 기 때문에 회사를 떠나는 것"이라고 쓰는 대신 수년간의 인정 된 봉사 활동을 통해 우리 회계사가 다른 기회로 옮겨 가고 있습니다. "선명도는 원하지 않는 소문이 회사의 명성에 해를 끼칠 수 있습니다. 불투명 한 부정적인 메시지는 "부정 행위로 인해 특정 금융 직원이 떠난다"는 것입니다. "새로운 재무 직원이 퇴임하는 회계 부서의 직원을 대신 할 것을 발표하게되어 기쁘게 생각합니다."
나쁜 소식을 버퍼에 넣으십시오.
부정적인 메모는 종종 상처와 감정을 상하게합니다. 나쁜 소식을 좋은 소식으로 가득 채우면 나쁜 소식으로 인한 탈락의 양을 완화하거나 적어도 줄일 수 있습니다. 예를 들어, 보험료를 인상해야하는 경우 "보험 증권에 포함 된 추가 혜택의 수를 알 수 있습니다"라는 부정적인 메모를 시작하십시오. 그러나 명확성을 유지하려면 메시지와 관련된 버퍼를 유지하십시오. 다시 말해, 혜택을 삭감한다는 메시지를 보낼 때 "다음 주 새 주차장 갑판이 열립니다"라고 말하지 마십시오.
