클레임 및 조정 메시지를 작성하려면 쓰기를 시작하기 전에 준비 및 계획이 필요합니다. 간단한 개요로 작성하여 조직화하십시오. 독자가 원하는 것을 결정하십시오. 예를 들어, 돈을 돌려 주길 원하십니까? 아니면 제품을 교체 하시겠습니까? 청구서는 실수가 있었을 때의 문제를 해결하는 방법이며 조정이 필요할 수 있습니다. 조정 메시지는 귀하의 비즈니스에 대해 제기 된 청구 레터에 대한 응답입니다.
필요한 항목
-
영수증
-
지폐
소유권 주장 메시지
첫 번째 단락에 관련 사실을 적는다. 문제로 시작하십시오. 무슨 일이 있었는지와 청구서를 쓰는 이유를 정확히 설명하십시오.
두 번째 단락에서 귀하의 주장을 받아 들여야한다고 생각하는 이유를 설명하십시오. 청구의 구체적 내용과 법적 책임 및 공정성에 대해 독자들에게 이야기하십시오. 예를 들어, 제안 된 광고로 제품이 작동하지 않았습니다.
조치를 요청하여 세 번째 단락을 시작하십시오. 독자가 기대하는 바를 요청하십시오. 조치를 취할 날짜를 포함 시키십시오. 위협하지 말고, 귀하의 요청이 이행되지 않을 경우 취할 수있는 추가 조치에 대해 설명하십시오. "근실하게"그리고 인쇄 된 이름 위에 서명하십시오.
조정 메시지
승인 문구가있는 첫 단락을 시작하십시오. 고객에게 좋은 소식을 먼저 전하고 고객의 주장을 준수하십시오.
실수를 설명함으로써 두 번째 단락을 시작하십시오. 문제의 원인을 설명하십시오. 책임을 지정하지 마십시오. 실수와 어려움을 피하기위한 지속적인 노력에 집중하십시오.
세 번째 단락에서 고객의 사업에 대한 감사를 표하십시오. 당신이 그렇게해야한다고 생각한다면 사과하십시오. 요청 된 조정의 모든 요소를 준수 할 수없는 경우 이유를 설명하고 요청에 응답하는 방법에 대한 필요한 세부 정보를 추가하십시오.
"진심으로"편지를 닫고 이름을 인쇄하고 서명하십시오.
문자가 우호적인지 확인하십시오. 혼란 스럽거나 의미심장하지 않도록하십시오.
팁
-
기록을 위해 편지 사본을 보관하십시오.
청구서, 광고 자료 또는 귀하가 작성한 것을 백업 할 수있는 영수증과 같은 첨부 파일을 첨부 파일로 제공하십시오.
