직원 문서는 몇 가지 이유로 중요합니다. 문서는 모집 및 선발에서 퇴직, 퇴직 또는 해직에 이르기까지 취업 활동을 정당화합니다. 교육, 개발 및 보상 및 혜택은 직원 문서의 일부입니다. 정확하고 완전한 문서를 유지하면 승계 계획 및 내부에서 승진하는 것과 같은 인적 자원 목표가 지원됩니다. 직원 문서는 신중하게, 기밀로 그리고 회사 정책에 따라 인사 부서의 백본입니다.
채용 및 선택
귀하의 모집 및 선발 절차가 신청자 추적 시스템을 통한 온라인 신청서 제출로 시작하더라도 문서화는 여전히 채용 프로세스의 중요한 구성 요소입니다. 최소한 채용 과정에는 예비 전화 상영, 대면 인터뷰 및 면접자 평가가 포함됩니다. 문서화는이 프로세스에 필수적입니다. 개인 인터뷰 중 메모를하는 것은 실질적으로 현명한 채용 결정을 내리는 데 필수적입니다. 또한 후보자의 자격을 다른 채용 담당자에게 전달하려면 인터뷰 노트를 공유하는 것이 좋습니다. 면접 노트에는 개인 평가 및 의견이 포함됩니다. 따라서 채용 및 인터뷰 프로세스의 메모에 시험 점수가 포함되거나 응시자의 기술 세트에 대한 특정 사실을 다시 언급하지 않는 한이 유형의 문서는 일반적으로 인사 파일에 포함되지 않습니다. 중요한 것은 직원의 문서가 고용 자격을 입증한다는 것입니다.
직원 교육 및 개발
직원 만족도, 생산성 및 참여를 유지하기 위해서는 직원 성과를 문서화해야합니다. 성과 관리 시스템에는 직무 기술, 비공식 피드백, 교육, 징계 조치 및 연례 성과 평가와 같은 다양한 구성 요소가 포함됩니다. 이러한 모든 구성 요소는 성능 관리 시스템이 궤도에 머물러 있도록 문서화해야합니다. 문서의 부족은이 영역에서 의사 소통의 부족에 가깝습니다. 직원들은 피드백에 의존하여 동기를 부여하고 직원들의 사기를 높입니다. 문서가 없으면 고용인의 기대를 충족시키는 데 필요한 도구가 부족합니다.
보상 및 혜택
직원 문서는 보상 및 복지 구조의 필수 요소입니다. 이러한 유형의 문서가 없으면 직원 임금, 상여금 인상, 연말 보너스 및 필수 및 자발적인 공제를 추적하는 것은 불가능합니다. 문서화는 또한 건강 관리 옵션, 부양 가족 보호 및 유연한 지출 계좌와 같은 직원 복지 상태를 유지합니다. 급여 부서는이 영역에 직원 문서의 상당 부분을 기록합니다. 그러나 귀하의 개인 정보 보호 책임자는 직원 정보의 기밀을 유지하기 위해 모든 의료 관련 문서에 독점적으로 접근 할 수 있습니다.
고용 종료
회사 직원의 재임 기간이 끝나면 문서화가 매우 중요합니다. 이유와 관계없이이 고용 조치를 문서화 한 서류를 작성하고 제출해야합니다. 종업원을 해고하는 경우, 문서는 귀하의 결정을 정당화 할 것입니다. 부실한 성과, 정책 위반 또는 중대한 부정 행위와 관련된 직원 퇴출은 비자발적 인 해고를 뒷받침하는 문서화를 필요로합니다. 직원이 부당한 유출에 대한 불만을 제기하기로 결정한 경우 불만 사항이 소송으로 제기되면 회사 자산을 문서화하여 보호 할 수 있습니다. 종업원이 퇴직하거나 사직하는 경우 계속되는 건강 및 소득 혜택을 위해 문서화가 필요합니다.
