제안서는 새로운 고객 확보, 새로운 프로젝트 시작 및 비즈니스 성장을위한 중요한 도구로 사용될 수 있습니다. 레이아웃 및 디자인에서부터 문서에 사용 된 언어에 이르기까지 비즈니스 리더는 문서의 효과를 극대화하기 위해 의도 된 수신자에게 보내기 전에 제안의 모든 측면을 고려해야합니다. 그러한 편지를 열면 독자가 전체 내용을 읽을 수있게되는 것과 마찬가지로 제안서의 마지막 몇 문장은 잠재적으로 결정을 내리기 전에 읽는 마지막 단어이기 때문에 특히 중요합니다..
효과적인 제안서 작성하기
효과적인 제안서를 작성하려면 먼저 문서에 포함시킬 모든 관련 정보를 수집하는 것이 좋습니다. 여기에는 통계, 예산 수치, 날짜, 정의 및 회사 자격 증명이 포함될 수 있습니다. 또한 제안서의 여러 카테고리를 계획하는 데 도움이되는 글쓰기 도구 인 개요로 시작하는 것이 좋습니다.
제안서가 소개되면 독자의 관심이 촉발되어야하며 회사에 대한 기본 정보와 문제의 특정 작업을 수행 할 자격이있는 이유가 포함될 것입니다. 소개에는 제안 주제에 대한 광범위한 개요가 포함되어 수신자가 읽는 내용과 왜 계속 읽어야하는지 이해할 수 있습니다. 일부 제안은 간략한 개요 인 제안서의 요점을 요약 한 간략 요약으로 시작될 수도 있습니다. 요약서는 시간이 부족하지만 제안 내용에 대한 이해를 원하는 수신자에게 유용합니다.
제안서의 주요 섹션은 프로젝트에 따라 다르지만 프로젝트의 예산 또는 가격, 프로젝트의 제안 일정 및 프로젝트와 관련된 위험을 설명하는 섹션이 포함될 수 있습니다. 또한 프로젝트를 완료하는 데 필요한 자료, 프로젝트를 완료하는 데 필요한 노동 또는 유형의 근로자 및 프로젝트에서 생성 된 예상 수익 또는 리드에 관해 논의 할 수 있습니다.
제안서를 작성하는 동안 특정 잠재 고객에게 문서를 맞추는 것이 중요합니다. 사용하는 언어는 잠재 고객의 전문 지식과 프로젝트의 기술적 측면에 얼마나 익숙한 지에 따라 달라집니다.
제안서를 독자에게 보내기 전에 항상 신중하게 문서를 편집하고 철자 오류, 문법 오류 및 사실적 부정확성을 제거하십시오. 오타 및 기타 실수는 전문가가 아닌 것으로 인식되어 제안이 거부 될 수 있습니다.
제안서 마감
제안서의 결론은 전체 문서의 핵심 요소입니다. 수령자가 제안서를 읽는 것을 끝내면 마지막 몇 문장이나 단락이 그녀의 마음 속에 머물러 있어야합니다. 효과적인 결론은 거래를 봉인하고 독자가 귀하의 회사와 사업을하도록 유도 할 수 있습니다. 제안서의 다른 부분도 승인을 얻기 위해 중요하지만, 제안서가 설득력을 갖도록하기 위해 마지막 몇 문장에 시간을 추가하는 것이 좋습니다.
결론적으로, 주요 개념을 강조하기 위해 제안서의 최상위 요점을 되짚어보고, 이미 작성한 것을 그대로 반복하지 않도록주의하십시오. 이 최종 요약은 모든 주요 요점을 연결하는 분석 또는 설명을 제공해야합니다. 또한 수령인이 느린 질문에 대답하거나 나중에 더 깊이 논의 할 수 있도록함으로써 대화를 계속하도록 격려하고 싶을 수도 있습니다. 예를 들어, 다음과 같이 쓸 수 있습니다. "추가 질문이 있으면 알려주십시오. 답변을 드리겠습니다." 일부 효과적인 제안서는 행동 강령으로 끝나며 이는 긴박감을 느끼게하고 수령인이 제안서를 앞으로 나아갈 이유가 될 수 있습니다. 행동 강령의 예로는 "우리 팀에 연락하여 오늘이 프로젝트를 시작하십시오."입니다.
