절차서 작성 방법

절차는 조리법과 같습니다. 일련의 지침으로 누가 어떤 작업을 수행했는지, 언제 완료해야하는지, 결과는 어떻게되어야하는지 등이 명시되어 있습니다. 각 단계를 완료해야하는 순서대로 나열하십시오. 업무 설명, 부서, 기능 또는 매뉴얼의 사용자가 정보에 가장 접근하기 쉬운 순서로 구성된 여러 절차를 설명서에서 컴파일하십시오. 정책을 절차와 혼동하지 마십시오. 정책은 규칙 또는 명령문입니다. 절차 란 사람들이 정책을 수행하기 위해 따르는 절차입니다.

필요한 항목

자료가 될 수있는 기존 문서
절차 수행 방법을 알고있는 주제 전문가

문서화 할 절차를 결정하십시오. 설명서의 내용을 선택하는 두 가지 방법은 잠재적 인 수동 사용자를 조사하여 명확하게 또는 더 많은 정보가 필요한 작업을 찾거나 명확하게 정의 된 절차로 해결할 수있는 운영 문제 목록을 만드는 것입니다.

정보를 수집하다. 이미 작업을 수행중인 사람은 처음부터 절차를 작성하지 않는 한 최상의 자원입니다. 사람이 작업을 수행하고 메모를하거나, 작업에 관련된 모든 단계는 물론 경험을 통해 얻은 조언이나 경고를 적어달라고 요청하십시오.

매뉴얼의 레이아웃을 정하십시오. 2 열 형식은 절차를 명확하고 읽기 쉽게 만듭니다. 각 페이지에 프로 시저 이름을 붙이고 프로 시저가 수행되는 빈도 및 팁 또는 경고와 같이 단계 내에 속하지 않는 사실의 목록이나 단락을 제목 아래에 놓으십시오. 절차는 2 컬럼 테이블에서 그 다음에 따라야합니다.

대략적인 초안을 작성하십시오. 왼쪽 열에 절차 담당 책임자를 기입하십시오. 오른쪽 열에 사람이 수행하는 단계를 순서대로 나열하십시오. 절차에 여러 사람이 관여하는 경우 프로세스에 적합한 위치와 필요한 작업을 명확하게 볼 수 있어야합니다.

절차를 테스트하십시오. 초안에서 그들을 따르는 절차에 익숙하지 않은 사람을 얻으십시오. 경험이없는 사람을 사용하는 것이 중요하므로 다른 독자가 이해할 수없는 명확하지 않은 부분에 대해 습관적인 지름길이나 광택을 사용하지 않습니다.

초안을 수정하십시오. 매뉴얼을 읽는 모든 사람이 절차를 따를 수있을 때까지 단계를 명확히하고, 추가하고, 삭제하고, 재정렬하십시오.

설명서를 게시하십시오. 독자가 절차를 빨리 찾을 수 있도록 목차를 포함하십시오. 업계에 흔하지 않은 용어를 정의하는 용어집을 추가하십시오.