올바른 일이 이루어지기를 바란다면 좋은 표준 운영 절차 또는 SOP를 작성하십시오. 잘 쓰여진 표준 운영 절차 매뉴얼은 직원들에게 얼마나 중요한 절차가 올바르게 수행되는지를 알려줌으로써 회사가 효율적이고 일관되게 운영되도록 도와줍니다. 이해하기 쉬운 단계별 지침을 통해 품질과 일관성을 유지하면 생산성 향상, 낭비 제거 및 작업장 부상 위험 감소와 같은 이점을 얻을 수 있습니다. SOP 매뉴얼은 기업이 규정을 준수하고 직원 교육을 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다.
1 단계: SOP 선택
제품의 부품을 조립하거나 고객의 불만을 처리하는 것과 같이 표준화되어야하는 절차를 식별하십시오. 하나의 활동에 각 SOP를 집중시킵니다. 올바르게하는 방법을 알고있는 절차에 대해서만 작성하십시오. 또는 자격이되는 사람을 찾아 절차를 수행 할 수있는 방법을 보여줄 수 있습니다. 필요한 모든 정보를 컴파일하십시오.
2 단계: 쓰기 준비
각 SOP에 "제품 조립 방법"또는 "고객 불만 처리 방법"과 같은 의미있는 제목을 지정하십시오. "SOP - 생산 - 조립"또는 "SOP - 고객 서비스 - 불만 사항 처리"와 같이 필요한 경우 SOP 번호 또는 범주를 포함하십시오 "이것은 직원들에게 관련된 절차를 그룹화 할 수있게 해줍니다. 프로세스에 대한 대략적인 흐름도를 그려 모든 정보가 있고 올바른 순서인지 확인하십시오. 접근 방식을 준비 할 때 절차를 수행 할 직원에게 초점을 맞 춥니 다.
3 단계: 섹션 표준화
SOP 개요. 각 SOP에는 다음 섹션이 있어야합니다.
- 머리글
- 목적
- 범위
- 참고 문헌
- 정의
- 책임
- 순서
- 부록
- 개정 내역
- 승인 서명
4 단계: 세부 절차 단계별
수행해야 할 순서대로 각 절차를 단계별로 세분화하십시오. "제품 부품 얻기"또는 "전화 응답"과 같은 주요 단계부터 시작하여 "각 부분이 맞는지 확인하십시오."또는 "소개하고 고객에게 전화 해 주셔서 감사합니다."와 같이 작은 단계로 나누십시오."
5 단계: 각 SOP 작성
간단히 적어보십시오. 작은 단어와 짧은 문장을 사용하십시오. 먼저 주요 아이디어를 넣으십시오. 세부 사항을 후속 조치하십시오. 동작 동사와 활성 음성을 사용하십시오. 모호함과 혼동을 피하십시오. 약어, 머리 글자 어 또는 전문 용어를 사용하지 마십시오.
6 단계: 일관되게 SOP 서식 지정
각 SOP는 동일한 글꼴 및 글꼴 크기로 작성해야합니다. 긴 단락을 짧은 단락으로 분리하십시오. 긴 문장 대신 글 머리 기호를 사용하십시오. flowcharts와 같은 시각 자료를 추가하십시오. 굵은 체형 또는 이탤릭체 사용과 같은 중요한 정보를 강조 표시하십시오.
7 단계: 각 SOP의 효과 평가
SOP에서 가독성, 가독성 및 이해도를 확인하십시오.
- 가독성: 유형이 충분히 크고 읽기 쉬운가요?
- 해독 성: 지침이 단순합니까? 아니면 프로토콜 복잡한 개념과 무의미한 단어의 우위를 가지고 있습니까?
- 이해력: 독자가 절차를 올바르게 수행하기 위해 알아야 할 내용을 배우고 있습니까?
8 단계: 검토, 개정 및 승인
절차를 수행하는 직원이 SOP를 검토하여 모든 것을 이해했음을 확인합니다. SOP를 읽는 절차에 익숙하지 않은 직원에게도 문의하십시오. 독자는 어떻게 완료했는지 알기 위해 절차를 수행하면 안됩니다. 수용 할 수있을 때까지 동일한 독자가 변경 사항을 검토하십시오. SOP를 준수 할 책임이있는 관리자는 공개하기 전에 사인 오프해야합니다.
비즈니스에서 유니폼 시스템이 작동합니다. 표준 운영 절차 매뉴얼을 작성하면 모든 직원이 한 번에 같은 방법으로 시스템의 모든 단계를 수행 할 수 있습니다.
