비즈니스 청중을위한 작문은 친구에게 편지를 쓰는 것과 동일하지 않습니다. 편지의 목적은 다릅니다. 일반적으로 특정 정보를 전달하거나 특정 행동을 수행하도록 요청할 것입니다. 서식 및 스타일에 대한 기대가 있습니다. 종종 비즈니스 서신이 다른 사람에게주는 첫인상이 될 것이므로 올바르게 가져 오는 것이 중요합니다.
비즈니스 레터 란 무엇입니까?
비즈니스 서신이란 조직이 다른 조직에 보내는 편지 또는 조직과 고객, 공급 업체 및 기타 당사자 간의 서신을 말합니다. 직업의 일환으로 작성한 편지는 비즈니스 서신의 자격을 갖지만 전문적 맥락에서 비즈니스, 조직, 커뮤니티 그룹 또는 개인에게 보내는 편지도이 범주에 속합니다. 기본 테스트는 내용 중 하나입니다. 수령인이 직장 생활에 영향을 미치는 한 귀하의 글에 관심을 가지시겠습니까? 그렇다면 귀하의 서신이 비즈니스 서신으로 인정됩니다.
왜 당신은 비즈니스 서신을 써야할까요?
기업은 고객, 고객, 공급 업체 및 이해 관계자에게 중요한 정보를 전달합니다. 예를 들어 제조업체의 제품을 주문하거나 주문 상태에 대해 고객을 업데이트하거나, 회사의 이용 약관에 대한 중요한 변경 사항을 설명하거나, 발생한 문제를 파악하거나 영업권을 전가 할 수 있습니다. 많은 비즈니스 서신에는 클릭 유도 문안이 포함됩니다. 즉, 서신은 특정 정보 또는 수령인의 응답을 요청합니다.
개인은 명확하고 전문적인 방식으로 글을 쓸 필요가있을 때 비즈니스 편지 형식을 선택합니다. 사례로는 직업 신청서, 표지 작성, 이의 제기 서, 사직서, 추천서, 공식 계약 수락 또는 거부 또는 사업체 정보 요청 등이 있습니다. 이 편지들이 공통적으로 가지고있는 것은 당신이 글쓰기 스타일로 창의적이거나 연상하기보다는 간결하고 구체적 일 것이라는 기대입니다.
비즈니스 서신 형식
미국의 기업은 아래에 나열된 네 가지 일반 문자 형식 중 하나를 사용합니다. 이 중 블록 스타일이 가장 많이 사용됩니다.
블록 형식: 블록 문자 스타일을 사용하면 모든 텍스트가 왼쪽 여백과 일치합니다. 줄 텍스트가 한 줄 간격으로 배치되고 단락이 두 줄 간격이되도록 글자를 구성합니다. 일반적으로 여백에는 표준 1 인치 설정이 있지만 일부 비즈니스에서는 하우스 스타일을 수용하기 위해이 설정을 변경합니다.
세미 블록 문자 형식: 세미 블록은 블록 형식과 동일하며 각 단락의 첫 행을 들여 쓰지 않습니다.
대체 블록 문자 형식:이 형식은 날짜, 무료 폐점 ("성실하게") 및 작가의 이름, 직위 및 서명이 페이지의 오른쪽에 나타나는 것을 제외하고는 블록 형식을 철저하게 따릅니다. 레터 헤드를 사용하지 않는 한 작가의 반송 주소가 오른쪽에 나타납니다.
단순화 된 문자 형식: 블록 형식의 또 다른 변형 인 단순화 된 스타일은 오프닝 인사말을 생략합니다 ("친애하는 Mr. Smith:"). 받는 사람의 이름이 없을 때이 형식을 선택하십시오.
비즈니스 서신에서받는 사람 주소 지정 방법
비즈니스 편지를 단일 수신자에게 제시하는 것은 비교적 간단합니다. 받는 사람의 이름과 주소를 페이지의 왼쪽에있는 내부 주소 블록에 씁니다. 인사말로 편지를여십시오: "친애하는 선생님 / 부인:"친애하는 선생님 / 부인: 인사말 끝 부분에 콜론을 적어주십시오. 개인 편지 만 쉼표를 사용합니다. 비즈니스 서신은 항상 콜론을 사용합니다.
예를 들어 수 차례 만났고 그 사람을 잘 아는 경우와 같이 수령인과 이름을 짓는 사람의 이름을 적어도됩니다. 이 경우, 귀하의 인사말은 "친애하는 요셉:"즉시 이름을 밝히지 마십시오. 그것은 무례한 것으로 간주됩니다.
동일한 문자로 여러 수신자를 지정하려면 다음 옵션 중 하나를 선택하십시오.
받는 사람이 같은 위치에서 근무하는 곳: 내부 주소 블록에 단일 회사 주소가 오는 제목, 이름 및 각받는 사람의 직책 (선택 사항)을 작성하십시오. 인사말을 받으려면 각 수신자의 이름을 주소에 표시된 순서대로 나열하십시오.
예:
소피아 프록터 (Sophia Proctor) CEO Mr. Martyn Byrne, 판매 이사 Dr. Regan Coulson, 마케팅 관리자 ABC 제한 타운 스트리트 타운 스빌, 켄터키 395494
친애하는 Ms. Proctor, Mr. Byrne 및 Dr. Coulson:
수신자가 다른 주소에서 근무하는 곳: 각 수령인은 자신의 서한을 받아야하므로 동일한 의사 소통의 여러 복사본을 준비해야합니다. 닫은 후 "cc:"- 카피 사본 주석을 사용하여 다른 수신자의 이름을 나열하십시오. 이 주석은 각 수신자가 다른 수신자가 누구인지를 알 수있게합니다.
예:
소피아 프록터 (Sophia Proctor) CEO ABC 제한 타운 스트리트 타운 스빌, 켄터키 395494 친애하는 양 프록터: 편지 본문 진정으로, 제인 도우 Cc: Martyn Byrne, 영업 이사, Regan Coulson, 마케팅 관리자
수신자가 많은 경우: 이사회 멤버와 같이 많은 수혜자에게 편지를 쓰고있을 때 한 글자를 쓰고이를 전체 그룹에 전달하는 것이 적절합니다. 인사말은 또한 "Dear Sales Department"또는 "Dear Community Liaison Team"과 같이 사람들의 시체를 참조해야합니다. 편지 끝에있는 배포 블록을 사용하여 편지를 읽어야하는 개별 그룹 회원을 나열하십시오.
예:
이사회 ABC 제한 타운 스트리트 타운 스빌, 켄터키 395494 친애하는 이사회 멤버: 편지 본문 진정으로, 제인 도우 분포: 소피아 프록터 양 마틴 번 Dr. Regan Coulson Elizabeth Mejia 부인 Zayne Vargas 교수 코헨 안데르센
비즈니스 서신의 다른 부분
블록 형식이나 다른 스타일을 사용하든, 비즈니스 서신에는 다음 섹션이 포함되어야합니다.
레터 헤드 또는 반송 주소: 일반적으로 기업에서는 시트 상단에 특별히 고안된 로고 또는 레터 헤드가 포함 된 인쇄 된 용지를 사용합니다. 레터 헤드에는 조직의 주소와 연락처가수록되어 있습니다. 편지지를 사용하지 않는 경우, 편지의 왼쪽 상단에 이름과 주소를 적어주십시오. 받는 사람에게 도움이된다면 전화 번호와 이메일 주소를 포함하는 것이 허용되지만 의무는 아닙니다.
날짜: 반환 주소 바로 아래에 월 - 일 - 연도 형식으로 날짜를 씁니다. 다른 국가에서는 일 - 월 - 년 형식을 사용하기 때문에 숫자 형식이 아닌 '2018 년 6 월 28 일'이라는 말로 날짜를 옮겨 혼동하지 마십시오.
내부 주소: 수신자의 이름, 회사 이름, 주소 및 우편 번호를 작성하십시오. 적절한 경우 직책을 포함 시키십시오. 표준 업무용 문구를 사용할 때는 항상 내부 주소를 왼쪽 여백에 맞 춥니 다. 이렇게하면 3 개의 섹션으로 접 혔을 때 봉투의 창에 주소가 나타납니다.
인사말: 위에 설명한대로 인사말 후에 콜론을 사용해야합니다.
제목선택 제목을 추가하면 수신자가 편지에 대해 빨리 이해할 수 있습니다. 다음은 그 예입니다.
친애하는 Mr. Phillips:
직업 신청 패키지 요청
신체: 고무가 도로를 만나는 곳입니다. 왜 당신이 글을 쓰고 있는지를 설명하는 짧은 문장부터 시작하여 문제의 개요를 보여주는 일련의 단락을 따라하십시오. 편지를 간결하게 보관하십시오. 대부분의 비즈니스 서신의 경우 2-5 단락이 이상적입니다.
무료 닫기: 비즈니스 편지를 반올림하기위한 다양한 옵션이 있습니다. 여기 예시들이 있습니다:
- 네가 진정으로,
- 진정으로,
- 감사합니다.
- 정중하게 당신,
- 진실로,
- 기원합니다.
서명: 이름과 직책을 인쇄하고 입력 한 이름과 무료 마감 사이에 공백을 둡니다. 이 공간에서 당신의 이름에 서명 할 것입니다.
인클로저 및 카본 복사본: 편지 사본을 다른 사람에게 보내려면 cc:를 포함하십시오. 문서가 동봉되어있는 경우 "Enclosure"또는 "Encl"이라고 씁니다. 서명 블록 아래에.
비즈니스 서신의 본문을 쓰는 방법
귀하의 비즈니스 서신의 목적이 무엇이든, 편지의 본문을 명확하고 간결하게 유지하는 것은 필수적입니다. 수신자가 바쁘다는 사실을 이해하고 그것을 훑어 볼 가능성이 있습니다. 논리적 단락으로 편지를 구성하십시오 - 한 단락마다 하나의 아이디어 - 수령자는 결론에 빨리 도달 할 수 있습니다.
간결한 표현은 무딘 것을 의미합니다. 당신은 외교적이고 전문적인 어조로 노력해야합니다. 두 가지 예를 생각해보십시오.
신중하게 고려한 후에 다른 회사에서 직책을 수락하기로 결정했습니다. 나는 ABC 방송사에서 일할거야.
두 번째 버전은 간결하지만 너무 직접적이고 불필요하게 가혹한 수준입니다. 그것은 독자에게 불쾌감을 줄 수 있습니다. 첫 번째 예는 덜 간결하지만 더 존중합니다.
편지 본문에 포인트를 올리면 클릭 유도 문안으로 마무리하십시오. 바로 현재 취하고 싶은 것을 설명하는 간단한 설명입니다. 귀하의 독자는 바쁘다는 것을 기억하십시오. 그녀가 다음에해야 할 일에 대해 추측하지 마십시오. 여기 예시들이 있습니다:
이 제안에 동의하는 경우 5 월 31 일까지 친절하게 답변하십시오. XYZ의 서비스를 성공적으로 사용 한 사람들의 연락처 정보를 원하시면 [email protected]으로 이메일을 보내주십시오.
음성 및 언어 옵션
비즈니스 편지의 언어는 편안한 대화 스타일에서 법적인 서신에있는 하이퍼 형식의 기술 스타일에 이르기까지 다양합니다. 가장 효과적인 비즈니스 서신은이 두 극단의 균형을 유지합니다. 비즈니스 편지는 시간이 지남에 따라 덜 형식적이긴하지만, 너무 캐주얼 한 서적은 전문가가 아니며 성실하지 못한 사람으로 보일 수 있습니다. 반면에 지나치게 공식적인 글쓰기는 산업별 언어, 용어 및 표현을 이해하지 못하는 독자를 멀리 할 수 있습니다. 모든 글쓰기와 마찬가지로, 청중과 어울리는 톤을 만들어야합니다. 이것은 당신이 선택한 스타일에 많은 여유를줍니다.
은행 업계와 같이 특별히 공식 산업에 종사하지 않는 한, "시작"대신 "시작", "종료"및 "시도"대신 "끝내기"등 공식적인 동등한 단어 대신 일상 단어를 사용하도록 노력해야합니다. "노력." 대부분의 사람들이 직업 어휘를 더 길고 복잡한 말과 연관 짓기 때문에 모순되는 것처럼 보일 수 있습니다. 그러나 명확성이 중요합니다. 수령인이 자신의 인상적인 어휘력을 선보이는 것보다 자신이하는 부분에 대한 최소한의 노력으로 편지를 이해하는 것이 훨씬 더 중요합니다.
회사 스타일의 특정 기능이 아니라면 "나", "할 수 없다", "하지 않았다"등의 수축을 피하십시오. 일부 회사는 대화를 열기 위해 소비자에게 편지를 쓸 때 좀 더 비공식적 인 목소리를 선호합니다. 다른 사람들은 대신 공식적인 음색을 터뜨릴 것입니다. 일관성이 중요합니다. 한 스타일을 다른 스타일보다 선호하는 경우 조직 전체에서 자신의 스타일 선택을 전달하고 모든 사람이 같은 스타일 가이드를 따르는 지 확인하십시오.
비즈니스 서신의 예
이 모든 것을한데 모으는 것은 블록 형식의 짧은 비즈니스 편지의 예입니다.
Kurt O'Ryan ABC 제한 타운 스트리트 타운 스빌, 켄터키 395494 2018 년 1 월 11 일 친애하는 O'Ryan: Townsville "Wild Wild"지역 사회 봉사 프로그램에 적극적으로 지원해 주신 것에 대해 다시 한 번 감사드립니다. 귀하의 의견, 건설적인 비판 및 귀중한 경험은이 프로젝트의 성공적인 이행에 크게 기여했습니다. 우리는 현재 "Doorstep on Your Doorstep"이라는 제목의 후속 프로젝트를 위해 전액 기금을 지원 받았습니다. 이 프로젝트에서 계속 협력하기로 동의하시면 기쁘게 생각합니다. 우리는 귀하의 통찰력과 전문 지식을 확실히 활용할 수 있습니다. 나는 당신의 열독을위한 제안을 설명하는 짧은 팜플렛을 동봉합니다. 다음 단계를 논의하기 위해 당신을 만나고 싶습니다. 다음 주에 귀하의 사무실로 전화하여 약속을 잡으십시오. 미리 검토해 주셔서 감사합니다. 감사합니다. 제인 도우 Encl:
