비즈니스 서신은 향후 상호 작용을위한 톤을 설정합니다. 장래성있는 고객이 비즈니스 서신을 받으면 그는 즉시 작가와 그의 조직에 대한 인상을 남깁니다. 편지가 너무 캐주얼 한 경우 작가는 성실하지 않거나 전문가가 아닌 것처럼 보일 수 있습니다. 너무 형식적인 글쓰기는 독자를 협박하거나 멀어지게 할 수 있습니다. 잘 정리되고 잘 쓰여진 편지는 긍정적 인 첫인상을 남깁니다.
잘 짜여진
각 비즈니스 서신은 특정 목적이나 업무를 다룹니다. 정보 요청, 문의에 대한 응답 또는 제안서 제출 일 수 있습니다. 첫 번째 문단은 편지의 목적을 명시합니다. 기자 질문에 대한 답변입니다: 누가, 무엇을, 언제, 어디서, 왜. 나머지 단락은 자격, 속성, 특징 등 다양한 관점에서이 목적을 뒷받침합니다. 마지막 단락은이 목적을 다시 설명하고 작가의 기대를 명확하게 설명합니다. 작가는 적절한 전환 문구를 사용하여 편지의 모든 부분이 원활하게 흐르도록합니다.
명확하고 간결한
훌륭한 비즈니스 서신은 모든 관련 정보를 명확하고 간결하게 제공합니다. 작가는 적절한 톤과 언어를 사용합니다. 그는 어휘를 간단하게 유지하고 기술 또는 추상적 인 언어를 사용하여 독자에게 깊은 인상을 남깁니다. 그는 문장의 길이를 변화 시키며, 길고 잔인한 문장에서 과도한 세부 사항으로 벗어난다. 그러나 그는 짧고 고르지 않은 문장으로 제한하지 않습니다. 가능할 때마다, 그는 수동적 음성 대신에 능동적 음성을 사용합니다.
잘 구조화 된
각 비즈니스 서신은 회사의 형식 및 글꼴 요구 사항을 따릅니다.블록 형식에서 전체 글자는 단락 사이의 이중 공백을 제외하고는 양쪽 정렬 및 단일 공백으로 남습니다. 수정 된 블록 형식은 블록 스타일을 따르지만 날짜와 종료를 가운데에 배치합니다. 대부분의 비즈니스 서신에는 날짜, 내부 주소, 인사말, 제목, 무료 폐점, 서명 및 인클로저가 포함됩니다. 문자가 평균보다 짧거나 길면 작가는 수직 간격에 필요한 조정을합니다.
오류 무료
서신을 보내기 전에 작가는 첫 번째 초안을 크게 읽습니다. 이 방법은 어색하거나 부 자연스럽게 들리는 언어를 확인하는 훌륭한 방법입니다. 그는 사전과 글쓰기 스타일북을 사용하여 모든 철자법, 문법 및 구두점을 검사합니다. 또는 워드 프로세서 프로그램의 맞춤법 및 문법 검사 기능을 사용할 수도 있습니다. 그는 수신자의 이름, 직위 및 주소를 다시 확인합니다.
