전자 우편은 우편 서비스와 비교할 때 비즈니스 의사 소통을 보내는 효율적이고 빠른 방법입니다. 또한 문서를 교환하는 더 쉬운 방법이기도합니다. 첨부 파일이 포함 된 업무용 전자 메일을 보낼 때 고려해야 할 사항은 크기, 첨부 파일을 만드는 데 사용 된 프로그램 및 바이러스 가능성입니다. 받는 사람이 귀하의 메시지를 보는 유일한 사람이 아닐 수도 있다는 것을 기억하는 것도 중요합니다. 호의적 인 인상을 남길 전문적인 음색을 사용하십시오.
메시지를 적절하게 반영하는 제목을 작성하십시오. 특정 제목은 직원들이 회사 프로젝트에 따라 전자 메일을 정리하는 데 도움이됩니다. "중요"또는 "읽어주십시오"와 같은 막연한 제목은 앞으로 메시지를 찾기 어렵게 만듭니다.
간결하고 읽기 쉬운 메시지를 작성하십시오. 직원들은 매일 많은 양의 이메일 메시지를 살펴보고 긴 메시지를 읽을 시간이 거의 없습니다. 읽을 수있는 글꼴을 사용하고 많은 공백을 넣고 대문자와 소문자를 적절히 사용하십시오. 정중하면서도 전문적인 분위기에서 메시지를 작성하고 전문 인사로 시작하고 끝내십시오.
첨부 파일을 참조하십시오. 바쁜 직원은 종종 시간이 지나면 서두를 수 있으며 참조가 없다면 첨부 파일을 간과 할 수 있습니다. 수령인에게 첨부 파일에 무엇이 포함되어 있고 무엇을해야하는지 알리십시오.
전송하기 전에 문서를 첨부했는지 확인하십시오. Janis Fisher Chan, "전자 메일: A Write It Well 안내서 - 작업장에서 전자 메일 작성 및 관리 방법"의 저자는 메시지 작성을 시작하기 전에 문서 첨부를 권고합니다.
파일을 열 때 어떤 프로그램이 필요한지 독자에게 알려주십시오. Microsoft Office Suite 및 Adobe Acrobat Reader는 직장에서 사용되는 일반적인 응용 프로그램입니다.
수신자가 첨부 파일을 다운로드하는 데 걸리는 시간을 고려하십시오. WinZip과 같은 큰 파일에는 파일 압축 프로그램을 사용하거나 별도로 보낼 수있는 작은 섹션으로 파일을 분리하십시오. 바쁜 직원을 고려하여 메시지 본문에 문서를 붙여 넣을 수도 있습니다.
당신의 메시지를 교정하십시오. 철자 및 문법 오류는 전문가가 아닌 것처럼 보입니다. 또한 메시지에 속어, 약어 및 이모티콘을 사용하지 마십시오. 이들은 잘 알려진 용어 일지 모르지만 비즈니스 메시지에는 부적절합니다.
보내기 전에 메시지와 첨부 된 문서에서 바이러스를 검사하십시오.
다운로드하기 전에 첨부 파일에서 바이러스를 검사하도록 독려하는 면책 조항을 포함하십시오. 이렇게하면 수신자가 첨부 파일을 통해 바이러스를 수신하면 법적 조치의 가능성으로부터 회사를 보호 할 수 있습니다.
경고
체인 메일, 스팸 또는 농담을 첨부 파일로 보내지 마십시오. 그들은 프로답지하고 부적절합니다.
