구매 제안서 작성 방법

프로젝트 또는 팀을 관리 할 때 결국 외부 회사에서 제품 또는 서비스를 구매해야합니다. 회사에는 직원이 회사를 대신하여 승인 할 수있는 구체적인 달러 금액을 상세히 설명하는 프로토콜이 있습니다. 찾고있는 구매가 지정된 임계 값보다 높으면 감독자가 구매 권한을 부여 받아야합니다. 이 경우 구매 제안서는 특히 비용이 많거나 사업의 상당 부분에 영향을 줄 때 구매 필요성을 정당화하는 데 사용됩니다.

비교 차트를 만듭니다. 차트에는 귀하가 찾고자하는 재화 나 서비스 제공자를 열거하고 그 제물과 관련된 특성을 포함해야합니다. 예를 들어, 직원을위한 팀 구성 활동을 제공 할 공급 업체를 찾고있는 경우 카테고리에는 회사 이름, 위치, 활동 옵션, 가격 별 옵션, 직원 포함, 과거 고객 및 추천 / 참조가 포함됩니다. 가능한 한 많은 "한 눈에"속성을 포함하십시오. 이렇게하면 데이터를 쉽게 검토 할 수 있습니다.

너의 연구를해라. 찾고있는 재화 나 서비스를 공급하는 3 ~ 5 개의 공급 업체 목록을 작성하십시오. 제안서에 여러 공급 업체를 포함 시키면 실사를 나타내며 관리자가 추론을 신속하게 이해하는 데 도움이됩니다. 각 공급 업체의 서면 견적을 구한 다음 비교 차트를 데이터로 채 웁니다. 일부 공급 업체는 견적을 제공하기 위해 리드 타임을 요구하기 때문에 이에 따라 계획하십시오. 서면 인용문을 언제 받을지에 대해 공급 업체 연락처에서 약속을하십시오. 마지막으로 공급 업체에 문의하여 회사와 유사한 비즈니스를 수행 한 업체의 참조 정보를 요청하십시오.

공급 업체 참조를 호출하십시오. 가격 및 서비스와 같은 다른 모든 특성은 동등한 것으로 간주 될 수 있지만 모든 공급 업체가 귀하의 회사에 적합하지는 않습니다. 공급 업체가 올바른 제품을 보유하고 있지만이를 제 시간에 안정적으로 제공 할 수는 없습니다. 서비스 공급 업체는 귀하의 회사 유형에 대한 경험이 없을 수도 있지만 다른 종류의 회사와도 잘 작동합니다. 참고 문헌은 이러한 종류의 문제로부터 보호하고 제안의 유효성을 강화하는 데 도움이됩니다.

결정을 내리다. 정의한 속성, 참조 및 견적을 기반으로 공급 업체를 비교하십시오. 자신이 소중하게 생각하고 의견을 묻는 동료와 결과를 공유하십시오. 목표를 유지하고 회사에 가장 큰 가치를 가진 공급 업체를 선택하십시오.

메모를 작성하십시오. 구매 결정을 내리는 의사에게 편지를 보내십시오. 구매 의도에 대한 간략한 설명을 작성하고 왜 구매가 필요한지와 그것이 회사에 미칠 수있는 이점을 분명하게 기술하십시오. 투자 수익을 계산할 수있는 경우 메모에 해당 세부 정보를 포함하십시오. 또한 수행 한 연구, 결정에 대한 근거 및 관련 구매의 장단기 비용을 포함하십시오.

귀하의 상사에게 메모를 전달하십시오. 공급 업체 제안 및 비교 차트를 첨부 파일로 포함하십시오. 상사와의 회의 일정을 정하여 구매에 대해 자세히상의하십시오. 상사가 가질 질문을 예상하고 강하고 자신감있는 대답으로 예정된 회의에 참석하십시오.