훌륭한 회의록을 얻는 방법

주간 직원 회의에서 자발적으로 자원 봉사 활동을 했든 자선 재단의 총무 비서실로 선출 된 동료 든간에 조직의 회의 중 발생하는 상황에 대한 명확하고 정확한 기록을 작성하는 것이 중요합니다. 회의록은 논의되거나 다루어지는 문제에 대한 공식적인 기록입니다. 따라서, 그들은 종종 역사적인 문서로 간주됩니다. 결론적으로 훌륭한 회의 시간을 갖는 것이 중요하다는 사실은 과장되어서는 안되며, 참석자는 자신의 전문성뿐만 아니라 세부적인 것에도 관심을 기울일 것입니다.

필요한 항목

Roberts 규칙 수첩
회원 명부

회의록 기록 방법을 선택하십시오. 회의 진행 중에 테이프 녹음의 장점과 단점을 비교하고, 메모를 작성하고, 세부 사항을 직접 작성하십시오. 이러한 두 가지 방법의 조합과 같은 오류 방지 방법을 고려하십시오. 예를 들어 회의를 테이프로 녹음하고 노트북이나 태블릿에 메모를 입력 할 수 있습니다.

"Robert 's Rules of Order"사본을 얻거나 의회 절차와 회의 실시 및 모범 사례에 관한이 입문서의 온라인 구독에 액세스하십시오. 회의 토론, 동의, 초 동작, 토론 및 투표를 기록하기위한 적절한 형식을 연구하십시오. 가능한 경우 회의 중에 귀하에게 액세스 할 수있는 책 또는 웹 사이트 사본을 준비하십시오. 이것은 회원들이 적절한 관리, 행동, 공식 기록 및 회의록에 대한 답변을 찾으면 귀중한 것입니다.

분에 대한 소개와 구조를 형식화하십시오. 예를 들어, 귀하의 소개에서 회의 날짜, 시간, 임원 명, 장소 및 목적을 열거하십시오. 회의록에는 회의가 열리기까지의 시간과 그 회의가 연기 된 시간이 반영되어야합니다. 공식 회의의 목적은 단순히 월간 회원 회의 일 수 있습니다. 그러나 특별 회원 회의록을 기록하는 경우 조직이 통상적 인 업무 수행 과정에서 일반적으로 수행하지 않는 회의임을 정확하게 반영해야합니다. 많은 공공 부문 조직이 주 회의 햇빛 법의 특정 규정에서 면제 된 인사 문제와 같은 기밀 문제를 논의하기 위해 특별 회의에 전화 할 수 있습니다.

조직의 회장 또는 그룹 지도자가 당신을 소개 할 때 일어서십시오. 공식적으로 소개되지 않은 경우 그룹에 자신을 소개하고 녹음 비서 또는 메모 작성자로서의 역할을 설명하십시오. 모임 토론을 캡처하는 데 사용하는 방법을 그룹에게 알립니다. 이렇게하면 회원이 귀하를 조직의 공식 문서 작성 및 유지 책임자로 식별 할 수 있습니다. 이는 귀하를 모르는 회원 또는 조직 및 그 관행에 익숙하지 않은 회원에게 특히 유용합니다. 또한, 소개 내용은 참석자가 음성으로 말하면서 메모 작성 업무를 효과적으로 수행 할 수 있다는 제안으로 사용됩니다.

참석자들에게 자신의 이름을 빨리 적어두고 그들이 앉아있는 곳을 소개하도록 요청하십시오. 이런 식으로, 당신은 움직임, 초 및 토론 지점을 기록 할 때 사람들이 그들의 이름을 반복하도록 끊임없이 요구할 필요가 없습니다. 예를 들어, 모션을 만드는 사람의 이름, 초를 기록한 사람 및 모션에 대해 투표를 요청한 사람을 항상 기록해야합니다. 누군가가 투표를 요구할 때, 그들은 보통 "질문을 요구하십시오."라고 말합니다. 그런 다음 그룹의 지도자는 회원들에게 투표하도록 요청합니다. 투표 전에 논의가있는 경우 토론의 두드러진 부분을 기록하고 공식적인 반대 사항을 적어 두십시오. 동의 및 투표에 관한 귀하의 메모에는 아이, 네, 기권의 이름이 포함되어야합니다.

주관적 진술을 메모에 삽입하지 마십시오. 연설자가 자신의 어조, 억양 또는 비언어적 인 단서로 무엇을 의미하는지 해석하지 마십시오. 회의록은 사실적이며 객관적이어야합니다. 참석자의 진술 내용이 왜곡되면 회의록의 무결성이 손상되고 분을 올바르게 기록 할 수있는 능력이 의심됩니다. 예를 들어, "John Doe은 다음과 같이 말했습니다: 국립 기상청 (National Weather Service)이 Jackson, Adams 및 Madison 카운티에서 5 인치가 넘는 눈이 내릴 것으로 예상되는 날에 학교 폐쇄."John Doe는 지역의 기상 조건이 악천후와 통행이 불편한 도로를 나타내는 날에 학교 폐쇄 여부에 투표하십시오."

회의가 휴회 한 후 최대한 빨리 귀하의 회의록을 마무리하십시오. 메모를 검토하고 테이프 녹음을 듣고 최종본 초안을 준비하십시오. 회의 중에 일어난 일에 관해 궁금한 점이 있으면 해당 임원이나 그룹의 지도자와상의하십시오. 어떤 경우에는 귀하의 진술을 요구 한 사람에게 연락해야 할 수도 있습니다.

마지막 분을 제안하여 그룹 지도자에게 제공하십시오. 피드백, 질문 또는 수정을 요청하십시오. 초록색 불이 들어 오면 최종본을 준비하고 회원들에게 의사록을 보냅니다. 참석자와 동일한 사무실 환경에있는 경우 전자 메일, 스 네일 메일 또는 개인 배달을 통해 분 복사본을 배포하는 데 조직에서 선호하는 방법을 사용하십시오.

팁

회의에 초기 역할 전화가 포함되어있는 경우 회원들에게 자신을 소개하도록 요청할 필요는 없습니다. 현재있는 사람들의 이름을 파악하고 결석 한 사람들의 이름을 기록하기 만하면됩니다. 롤 호출은 일반적으로 이사회와 같은 공식 회의에서 표준 절차입니다. 사람들이 앉아있는 곳을 별도로 기록하십시오. 이것은 당신의 "치트 시트"가되어 분에 이름으로 사람들을 쉽게 참조하거나 누군가에게 그녀가 말한 것을 분명히하거나 반복하도록 요구할 때 쉽게 말할 수 있습니다.

회의가 비공식 인 경우에도 메모 작성자로서의 역할은 중요하지 않습니다. 비공식 회의의 경우에도 메모 작성 책임을 진지하게 생각하고 모임 활동을 정확하고 공식적으로 설명하는 공식 메모를 작성하십시오. 참석자는 세부 사항에주의를 기울일 것입니다.