회의록을 올바르게 문서화하려면 세부 사항에 많은 조직과 관심이 필요합니다. 회의록은 종종 합법적 인 문서가되기 때문에 토론을 정확하게 요약하는 것이 중요합니다. 백업 복사본을 만들어 안전한 위치에 저장하고 추가 복사본을 관련 당사자에게 배포하십시오. 연습을 통해 회의록을 정확하고 간결하게 문서화하는 것이 훨씬 쉬워집니다.
필요한 항목
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노트북 컴퓨터
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워드 프로세싱 소프트웨어
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회의 의제
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로버트 주문 규칙 사본
회의록 문서화
노트북을 셋업하고 갈 준비를하기 위해 일찍 도착하십시오. 날짜, 시간, 위치 및 참석자 목록을 기록하십시오. 귀하의 타이핑 속도에 가능한 많은 회의 토론을 기록하십시오. 철자 또는 문법 오류에 대해 걱정하지 마십시오. 동의 나 행동 항목이 지나가는 것과 같은 중요한 단계를 놓친 경우, 회의 참석자에게 문구를 명확히하도록 요청할 수 있습니다. 데이터 손실을 막기 위해 문서를 간혹 보관하십시오.
회의가 끝난 후 가능한 빨리 회의록을 편집하십시오. 토론의 기억이 아직 신선한 상태입니다. 맞춤법이나 문법 오류를 수정하고 문서 전체에서 형식이 일관되게 유지되는지 확인하십시오. 독자들이 분이 아직 승인되지 않고 공식화되었다는 것을 알려주는 "초안"워터 마크를 삽입하십시오. "StrataCouncilMinutesDecember5"와 같이 쉽게 식별하고 구분할 수있는 파일 이름을 사용하여 파일을 저장합니다.
회의록이나 토론을 검토하도록 지정된 다른 사람에게 회의록을 보냅니다. 받은 피드백을 기반으로 다시 분을 편집하십시오. 편집 할 때 분의 무결성을 유지해야합니다. 발생하지 않은 토론을 추가하거나 발생한 토론을 제거하지 마십시오. 파일을 다시 저장하십시오.
회의록이 정식 승인을받을 때까지 "초안"워터 마크를 문서에 보관하십시오. 이것은 대개 동일한위원회의 후속 회의에서 발생합니다.
위원회가 회의록을 승인하면 "임시 보관"워터 마크를 제거하고 파일을 다시 저장하십시오. 필요한 경우 승인 된 회의록을위원회 위원들에게 배부하십시오.
팁
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회의 중 Robert 's Rules of Rules (또는위원회가 사용하는 가이드) 사본을 참조로 사용하십시오. 이렇게하면 회의 진행을 올바르게 기록하는 데 도움이됩니다.
어떤 사람들은 가장 먼저 약식을 사용하여 회의록을 기록한 다음 나중에 메모를 입력하는 것을 선호합니다. 이 방법은 랩톱을 사용하는 것만 큼 효과가 있습니다. 귀하의 개인 취향에 따라 다릅니다.
매우 중요한 회의의 경우 테이프 녹음기를 사용하여 오디오 녹음을 진행하십시오.
