미팅 분을 정확히 수집하면 참석자가 할당 된 업무에 집중할 수 있고, 의사 소통을 줄이며, 후속 회의의 효율성을 높일 수 있습니다. 명확하고 포괄적 인 회의록의 이점은 회의를 정기적으로 개최하는 모든 사업주, 임원 또는 다른 지도자가 회의록을 작성하는 지침을 마련해야한다는 것을 의미합니다. 이 지침은 회의 전, 회의 중 및 회의 후 일어나는 일을 다루어야합니다.
회의 전
누가 분을 결정
겉보기에 가벼운 업무이지만 회의록을 기록하려면 세부 사항에 상당한주의를 기울여야합니다. 결과적으로, 분계 담당자는 회의에 최소한의 참여 만 있어야합니다. 이를 통해 회의의 핵심 사항을 기록하는 데 많은 에너지를 집중할 수 있습니다.
팁
-
이 스태프들은 종종 회의 자체에서 적극적인 역할을하지 않기 때문에 기업에서는 종종 집행 보조원이나 안내 원을 사용하여 몇 분이 걸릴 수 있습니다.
표준화 된 양식 사용
회의 중에 사용할 표준 회의 미팅 분 양식을 직접 만드십시오. 표준화는 미성년자가 정보를 넣을 위치를 알 수있게하고 참석자가 나중에 문서를 읽을 때 도움이됩니다. 기본 정보는 다음을 포함해야합니다.
- 참석자 목록.
- 날짜.
- 토론 할 주제 목록.
- 각 주제별로 결정된 행동 계획.
- 그러한 행동을 수행 할 책임이있는 사람들.
회의 중
필수 정보 입력
회의가 공식적으로 시작되기 전에 참석자와 날짜와 같은 필수 정보를 작성하십시오. 이렇게하면 실제 회의 중 불필요한 시간 낭비를 방지 할 수 있습니다.
중요한 정보 만 기록
회의록은 전체 회의를 기록해서는 안됩니다.. 반대로, 회의록은 중요한 작업과 지시 사항을 간략한 형식으로 기록합니다. 따라서, 귀하는 의무 위임, 기한, 그 직무에 배정 된 정보 및 기타 겉보기에 관련있는 정보를 기록해야합니다. 회의록에는 일반적인 토론이나 접선 정보가 포함되어서는 안됩니다.
명확화 요청
회의록은 회의의 중요한 부분을 정확히 반영해야합니다. 회의 중 논의 된 정보가 불분명한지 명확히하기 위해 요청하십시오. 추측하지 마십시오. 또는 부정확 한 정보 나 누락의 위험이 있습니다. 설명을 요구할 때, 항상 회의 프로토콜을 따르십시오. 일부 회의는 비공식적 인 접근 방식을 취하는 반면, 다른 회의에서는 체계적인 Robert 's Rules of Order를 채택합니다.
지난 분 참조
현재 작성한 회의록은 지난 회의록을 나타낼 수 있습니다. 이를 위해서는 이전 회의 시간을 새 회의에 가져와 모든 참석자가 정보를 쉽게 이용할 수 있어야합니다.
회의 후
회의록 검토
인쇄상의 오류나 불분명 한 문장을 회의록에서 확인하십시오. 분을 마무리하기 전에이를 수정하십시오. 오류가 발생하면 중요한 작업과 관련하여 혼란을 야기 할 수 있습니다.
참석자에게 보내기
회의록을 승인을 위해 회의 참석자에게 보냅니다. 이것은 참석자에게 질문하거나 실수를 수정할 기회를 제공합니다. 변경 사항이 발생하면 모든 참석자에게 알립니다.
마무리 및 파일
모든 참석자가 회의록을 승인하면 서명 옆에 표시된 승인 날짜가있는 분 문서에 서명하십시오. 그런 다음 분 또는 컴퓨터를 다른 회의록과 함께 폴더에 보관하십시오. 모든 회의록을 함께 보관하면 향후 회의에 쉽게 이동할 수 있으며 누구나 문서를 참조해야하는 경우 중앙 위치를 제공합니다.
