바쁜 업무 시간에 중요한 정보를 잃어 버리거나 잊어 버리는 것은 쉽습니다. 특히 비즈니스 미팅 중에는 신중한 기록 관리가 필수적입니다. 회의록은 회의의 공식 기록으로 사용됩니다. 회의 중에 누가 참석했는지, 토론 된 내용과 결정된 내용을 설명해야합니다. 신중하게 준비하면 과거, 현재 및 미래의 비즈니스 의사 결정에 대해 모든 사람에게 정보를 제공하고 동일한 페이지에서 가장 효과적인 방법 중 하나가 될 수 있습니다.
필요한 항목
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회의 의제
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항목 또는 워드 프로세서 복용 참고
회의 날짜, 시간 및 위치를 기록하십시오.
연공 서열에 따라 참석자 모두를 나열하십시오.
필요한 경우 정원 회가 있는지 여부를 나타냅니다. 모든 회의가 정족수를 필요로하거나 최소한의 수의 참석자 만이 회의를 유효하게 만들 수 있습니다. 그러나 정족수가 필요하고 현재 존재한다면 회의 중에 작성된 비즈니스 의사 결정이 유효하고 시행 가능함을 의미합니다. 정족수가 없으면 비즈니스는 행동 할 수 없습니다.
의사 진행 순서를 시간 순서대로 설명하십시오. 회의가 열리고 누구에 의해 지명 될 때주의해서 시작하십시오.
주제를 시작하는 각 사람의 이름을 적고 토론에 대한 가장 중요한 세부 사항을 기록하십시오.
논의되는 내용에 동의하거나 동의하지 않는 사람들의 이름을 적어두고 동의 나 불일치의 성격을 간략하게 기술하십시오.
마지막 결정의 요약과 함께 회의의 각 섹션을 끝내십시오.
회의가 끝날 때까지 5 ~ 7 단계를 반복하십시오.
귀하의 노트에 근거하여 회의의 정식 요약본을 작성하십시오. 회사 레터 헤드를 사용하고 출석 한 각자에게 최종본을 보냅니다.
팁
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회의록에 대한 개요로 회의 의제를 사용하십시오. 의제는 일반적으로 회의의 주요 주제를 간략하게 설명합니다. 의제를 개요로 사용하면 시간을 정리하는 데 도움이됩니다.
MIT의 슬로안 경영 대학원 (Management of Sloan School of Management)에서 관리 의사 소통을 담당하는 수석 강사 인 Neal Hartman은 기술이 일정한 시간을 절약 할 수는 있지만, 모든 사람들이 집중할 수 있도록 회의에서 기술을 금지한다는 포브스 웹 사이트의 칼럼에서 제안합니다. 분을 포착하는 데 도움이되는 기술을 사용하기로 결정한 경우 간단한 워드 프로세서 외에도 전자 메일, 인터넷 또는 기타 프로그램에 대한 액세스를 일시적으로 차단하는 혼란없는 소프트웨어를 구현하는 것이 좋습니다.
