이사회 회의록 승인 방법

이사회 회의록은 법률 문서이며 일반인 검열을 통해 비즈니스 또는 다른 유형의 조직을위한 중요한 기록이됩니다. 그들이 형식적 일수록, 전파되기 전에 이사회의 승인을받는 것이 더 중요합니다. 분 기록 및 승인에 대한 몇 가지 간단한 모범 사례를 사용하면이 프로세스를 간소화하고 서류 작업을 줄일 수 있습니다.

조직에서 위임 한 회의록 기록 프로세스를 검토하십시오. 많은 사람들이 Robert 's Rules of Orders를 따라 기록 비서가 노트를 작성하고 마지막 분을 만들기위한 템플릿을 사용하고 따르도록 허용합니다. 질문을하거나 질문을하는 이사회 구성원의 이름을 포함해야하는지 여부 또는 자신의 개인 정보를 보호해야하는지 물어보십시오. 예를 들어, "경쟁 업체 인 XYZ Corporation이 오도 광고를 사용하고 있으며 FTC와 접촉해야한다고 논의했습니다."라고 말하면서 "Bob Smith는 경쟁 업체 인 XYZ Corporation이 오도 된 광고와 FTC에 연락해야합니다. 데비 존스 (Debbie Jones)와 행크 존슨 (Hank Johnson)은 동의했다.

분을 정확하게 기록하십시오. 이사회 멤버에게 말하기를 중지 시키거나 위원장에게 노트를 가져갈 때마다 새로운 토론을 시작하기 전에 기다리라고 요청하십시오. 회원이 명확하지 않은 정보를 반복하거나 분명히하도록 회원들에게 요청하십시오. 모션이 도입 될 때마다 원래 모션과 최종 수정 버전을 포함하여 보드 멤버가 반복하는 모션을 반복합니다. 움직임이 두 번째인지 여부와 관계없이이 작업을 수행하십시오. 단순히 투표가 통과되었다고 말하는 것이 아니라 모든 투표의 합계를 기록하십시오.

이사회, 집행 이사 또는 집행위원회 위원장에게 회의록을 보내 귀하의 조직 절차 인 경우이를 전체 이사회에 보냅니다. 회의록을 전체 이사회에 보내는 것에 대한 승인을받은 후, 회의에 참석했는지 여부 및 회의록에 참석할지 여부와 관계없이 모든 이사들에게 문서를 보냅니다. 회의록을 일찍 보내면 칠판에 글을 읽고, 질문을하고, 연구 주제를 토론하고, 설명을 요청할 수 있습니다.

정족수를 구성하는 차기 이사회에서, 의장 또는 이사회 멤버 중 차기 회의를 운영하여 이사회가 회의록을 승인하도록 동의 할 수있게하십시오. 정족수는 공식 조치를 취하기 위해 필요한 이사회 구성원의 최소 수입니다. 동의서가 발효 될 때까지 기다렸다가 회의 주최자에게 토론의 장을 열게하십시오. 토론하는 동안, 분에 대해 변경해야 할 변경 사항이나 수정 사항이 있으면 동의서를 작성하여 초월하고 통과시켜야합니다. 토론이 끝난 후 또는 토론이없는 경우 회의 주자에게 질문을하거나 회의록을 승인하도록합니다.