청구 시스템은 펜과 원장처럼 초보적 일 수도 있고 청구 계산에서 명세서 발송까지 모든 것을 관리하도록 설계된 컴퓨터 및 소프트웨어 프로그램만큼 정교 할 수 있습니다. 정교화는 제쳐두고 기본 청구 개념은 성경 시대부터 변하지 않았습니다. 서비스 제공 업체, 서비스 사용자 및 관계를 묶는 수수료가 있습니다.
사람들과 결제 시작
직원은 귀사의 개별 청구 시스템을 설계하는 첫 번째 단계로 모든 고객의 프로필을 작성합니다. 데이터 직원은 수수료를 징수하는 이름, 청구서 수신 주소 및 조건을 수집합니다. 보험 회사와 같은 제 3자가 관련된 경우 해당 정보도 안전하게 보호됩니다. 고객은 직접 청구하거나 신용 카드에 청구 할 것을 요청할 수 있습니다.
데이터 입력 및 확인
고객이 제공 한 정보는 소프트웨어 프로그램에 입력되거나 장부에 수동으로 기록됩니다. 신용 점수 및 보험 회사의 보험 적용 범위 확인은 전화 또는 웹 사이트 액세스를 통해 수행 할 수 있습니다. 일부 고객은 부채 상환을 원하는 경우 직원이 신용 평가 점수와 같은 민감한 정보에 액세스하여 결제 시스템의 전체 프로필을 작성해야 할 수 있습니다.
코딩 계정
귀하의 비즈니스가 하나의 서비스 (컨설팅) 또는 무수한 서비스 (컨설팅, 실험실 비용, 자료 등)를 청구하는지 여부와 상관없이 모든 서비스 및 제품을 분류하는 코딩 시스템을 설정하는 것은 비용 추적에 필수적입니다. 예를 들어, 치과 환자에게는 청소비가 청구될 수 있지만 치과 의사가 위생사 대신 절차를 수행하는 경우 청구되는 요금이 동일하지 않으므로 청구 목적으로 두 개의 코드가 사용됩니다. 하나의 코드는 골드 크라운을 의미하고 다른 하나는 덜 비싼 자기 뚜껑을 나타냅니다. 코드는 이중 업무를 수행하므로 비용 및 범주를 추적 할 수 있으므로 시간과 리소스 사용 방법을 항상 알고 있습니다.
지폐 발행
결제 시스템 데이트를 설정하는 데는 몇 가지 방법이 있습니다. 일부 사업자는 매월 같은 날 모든 고객에게 요금을 청구합니다. 이 작업을 처리하기 위해 컴퓨터를 사용하지 않는다면 맞는 말이됩니다. 또는 전자 청구 시스템을 사용하여 고객을 "서비스 날짜"별로 분류 할 수 있습니다. 예를 들어 7 월 10 일 서비스는 표준 30 일 청구주기를 사용하여 8 월 10 일에 자동으로 성명을 생성합니다. 귀하의 현금 흐름은 수행 된 서비스의 며칠 이내에 진술서를 발송함으로써보다 효과적 일 수 있습니다. 스 네일 메일과 전자 청구를 모두 사용하여 고객에게 송장을 보낼 수 있습니다.
송장 추적 여부
마감 기한이 지나고 나면 계정에 플래그를 지정하는 것은 모든 회사의 청구 시스템에서 중요한 부분입니다. "연체료"첨부로 조정 된 지불 미리 알림은 컴퓨터 기반 청구 시스템을 유지 관리하는 또 다른 이점입니다. 또는 회계 담당자는 기한이 지난 롤링 목록을 특징으로하는 "핫 파일"시스템을 사용하여 만기일이 지나면 고객에게 송장 지불을 상기시킵니다.
징수 서비스, 감사 및 중개인
미 지불 문제를 감독하기 위해 외부 대행사를 사용하는 대신 자신의 수금 서비스를 처리하는 것을 선호 할 수 있습니다. 정기적 인자가 감사 방식은 다양한 유형의 청구 시스템 불규칙성을 파악합니다. 또한 고객 신용 조회에서부터 청구서 발행에 이르기까지 결제 시스템의 모든 측면을 처리하도록 설정된 정보 센터에 가입 할 수 있습니다. 이러한 서비스는 저렴하지는 않지만 청구서를 내고 싶다면 비용 절감의 가치가있을 수 있습니다.
