팀 브리핑은 조직 내의 여러 부서 및 그룹에 정보를 보급하는 데 사용되는 효율적인 회의입니다. 설명회를 진행하려면 시간을 낭비하지 않고 가장 적절한 정보를 발급해야하기 때문에 가능한 한 체계적이고 일정이 잡혀 있어야합니다. 다른 정보는 다른 회의에 저장할 수 있습니다. 또한 브리핑 세션을 통해 회원들은 적절하게 구조화 된 경우 아이디어와 업데이트를 제공 할 수 있습니다.
각 주제에 대해 논의 할 특정 시간을 갖는 의제 초안을 작성하십시오. 의제는 모든 사람들이 업무를 수행하도록 돕고, 브리핑에서 미리 기대할 수있는 것을 미리 알도록 해줍니다. 중요하고 관련된 정보 만 귀하의 의제에 열거하십시오. 그룹 토론을위한 의제 마지막에 시간을 두십시오.
전자 메일, 팩스 또는 전화를 통해 참석자에게 미리 문의하여 회의에서 논의 할 자료를 준비 할 수 있습니다. 다양한 회원들이 브리핑의 다른 부분에 기여할 수 있습니다. 그들에게 충분한 준비 시간을주고 그들에게 일정을 주면 그들이 제공하는 정보가 간결하고 할당 된 부분에 적합하게됩니다.
조직이나 부서의 진행 상황과 같은 좋은 소식으로 회의를 시작하십시오. 이행 될 미래의 모든 정책과 절차에 대해 토의하십시오. 제시 할 미래 계획에 필수적인 개인을 선택하고 다음 브리핑 전에 충족되어야하는 달성 가능한 목표를 나열하십시오.
토론 할 수있는 열려있는 질문이나 우려 사항에 대해 추가 분을 할당하십시오. 처음에 의제 초안을 작성할 때 해당 과목을 예상하지 못할 수도 있습니다. 추가 시간을 통해 회원은 다음 브리핑 세션에서 특정 업무를 수행하지 못하게하는 결함이나 문제점을 알려줄 수 있습니다.
