효과적인 비즈니스 서신은 모든 기업인의 무기고에서 중요한 도구입니다. 제품이나 서비스를 판매하기 위해 의도 했든 단순히 작가 자신을 소개하기 위해서든, 효과적인 비즈니스 서신은 독자가 호의적으로 응답 할 수 있도록 몇 가지 기본 특성을 갖추어야합니다. 편지는 수령인에게 행동을 촉구하고 작가가 원하는 것을하도록 설득해야합니다. 모든 효과적인 비즈니스 서신에는 공통된 특징이 있습니다.
완전한 정보
효과적인 비즈니스 서신에는 독자가 적절하게 행동하는 데 필요한 모든 정보가 있습니다. 편지에는 편지의 출처와 출처 및 출처를 분명하게 명시합니다. 편지가 무엇인지, 행동을 취해야하는지, 행동을 취해야하는지, 행동을 취해야하는 이유가 나와 있습니다. 비즈니스 서한은 정보로 가득 차 있으며 아무것도 남기지 않습니다. 그것은 명확한 행동 촉구를 가지고 있으며 수령인에게 그 행동을 수행하는 방법을 알려줍니다.
짧음
효과적인 비즈니스 서신은 꽃이 피거나 화려하지 않습니다. 그것은 예비적이고 요점입니다. 낭비되는 단어가 없습니다. 언어는 전달에 간결하므로 독자는 필요한 정보 만 남겨 둡니다. 비즈니스 서신은 큰 말이나시를 과시하는 곳이 아닙니다. 효과적인 비즈니스 서신은 짧고 중요한 부분입니다.
기능이 아닌 이점
효과적인 비즈니스 서신은 제품 또는 정보의 특징이 아닌 수령자의 혜택에 중점을 둡니다. 독자를위한 질문에 대한 답변: "내게 무엇이 들어 있습니까?" 비즈니스 서신은 독자에게 주어진 시간 제약과 독자가 테이블에 가져 오는 요구를 고려합니다. 독자가 원하는 작업을 쉽게 수행 할 수있게 해줍니다. 비즈니스 편지는 편지 작성자가 독자를 도울 수있는 방법에 중점을 둡니다. 왜 독자가 작가를 도와야하는지에 대한 것이 아닙니다.
특성
비즈니스 서신 작성시 특정 언어를 사용하십시오. 제품, 서비스 또는 비즈니스에서 기대할 수있는 것을 독자에게 정확하게 전달하십시오. 짐작할 수있는 모호한 언어를 사용하지 마십시오. 필요하다면 사례를 사용하여 비즈니스 편지를 독자에게 명확하게 전달하는 언어를 명확히하십시오. 편지에 약속이 이루어지면 비즈니스가이를 뒷받침 할 수 있는지 확인하십시오. 또한 수동 동사 대신 동작 동사를 사용하여 문장의 힘을 부여하십시오.
명쾌함
명확하게 의사 소통을하기 위해 절대적으로 필요한 경우가 아니면 전문 용어를 사용하지 마십시오. 편지가 무엇을 제공하고 있는지 그리고 편지가 독자들에게 무엇을 요구하는지 명확히하는 것이 중요합니다. 그렇지 않은 경우 독자가 요청한 조치를 취하지 않을 수 있으며 서신은 효력을 발휘하지 않습니다. 명확하고 강력한 언어를 사용하여 비즈니스 편지를 읽은 후 독자가해야 할 것을 강조하십시오. 독자가 행동하도록 격려하기 위해 강력하고 실용적인 동사가있는 짧은 문장을 추천합니다.
에티켓
비즈니스 서신에 적절한 예절을 따라야합니다. 편지를받을 사람의 정확한 이름과 철자를 찾으십시오. 그들을 적절하게 연설하십시오. 답신을 요구하는 모든 서신에 응답하십시오. 적절한 예절을 따르면 비즈니스 담당자는 자신이 글을 쓰고있는 사람에 대해 적절한 존경심을 갖고 있음을 보여줍니다. 그러한 존중은 편지를 읽는 독자가 행동 촉구를 취하도록 만드는 데 큰 도움이 될 수 있습니다.
단정
편지의 형식을 정하는 것부터받는 사람의 적합성에 이르기까지, 사업상의 서한은 효과적이기 위해 많은 정확한 노트를 치해야합니다. 올바른 사람, 올바른 부서의 올바른 회사로 보내야합니다. 편지가 올바른 사람에게 가서 편지에 요구되는 행동을 취하도록하십시오. 편지를 읽고 당신이 그것을 보내고 자하는 사람의 언어가 정확한지 아닌지 - 너무 형식적이거나 비공식적이지는 않은지 여부를 판단하십시오. 보낼 준비가되면 마지막으로 오류가 발생했는지 서식을 두 번 확인하십시오.
