오늘날 세계에서는 여러 가지 방법을 사용하여 전문적으로 의사 소통을 할 수 있습니다. 편지, 이메일 및 축하 카드에 적합한 비즈니스 서신의 규칙을 아는 것이 중요합니다. 작은 실수는 귀하의 서신을받는 사람에게 감명을주는 것과 그를 화나게하는 것 사이의 차이를 만들 수 있습니다. 또한 이메일이 입력 된 문자 또는 필기 메모보다 충분한 지 알면 도움이됩니다.
전통 편지
더 무겁거나 질감이있는 주식을 사용하여 레터 헤드에 전통적인 문자를 인쇄하십시오. 레터 헤드에는 보낸 사람의 이름, 주소, 전화 번호 및 전자 메일 주소가 포함되어야합니다. 레터 헤드를 사용할 수 없거나 편지가 개인적인 경우 편지를 보내는 사람의 적절한 제목이 왼쪽 상단에 나타나야합니다. 예를 들어, 귀하와 귀하의 배우자가 불만 사항 통지서를 사업체로 보내는 경우 다음을 포함하십시오.
John A. Doe 부인 123 St. St. Anywhere, USA 555-555-5555 [email protected]
다음으로, 귀하의 서신의 수신자와 주소를 왼쪽 여백에 기재하십시오. 이름과 주소는 그의 직책과 명칭을 포함하여 정식이어야합니다.
날짜는 철자가있는 형식 (예: June 23, 2010)으로 표시됩니다. 날짜 아래에 "RE: (reference)"형식을 사용하여 편지의 주제를 나타내는 라인을 포함하십시오.
인사말은 다음으로 파티와의 관계를 반영해야합니다. 이름으로 일하는 경우, "친애하는"그녀를 인사하고 그녀의 이름을 포함하십시오. 편지가 부서 또는 알려지지 않은 수신자에게 전달 될 경우 "친애하는 선생님"또는 "친애하는 선생님 또는 부인:"또는 "우려 할 수있는 사람에게"를 사용하십시오.
모든 비즈니스 서신은 정식으로 마감되어야합니다. 전문 결말을위한 최선의 선택은 단순히 "진심으로"또는 "최고의 감사"입니다. 끝이없는 엔딩을 피하십시오.
필기 노트
필기 메모는 감사, 졸업과 같은 업적에 대한 축하, 가족 출산, 승진 및 애도와 같은 많은 비즈니스 상황에서 적절합니다.
봉투에는 수령인의 정식 이름과 주소가 포함되어야합니다. 귀하의 반송 주소는 봉투의 뒷면에 나타나야하지만 앞면의 왼쪽 상단 모서리에 있어야합니다.
카드에는 귀하의 관계에 기초하여 친숙한 인사말이 포함되어야합니다. 이름으로 일하는 경우 이름을 사용하십시오. 그렇지 않은 경우 정서에 맞는 정중 한 인사말을 선택하십시오.
메모의 본문을 짧게 유지하고 청색 또는 검정색 잉크로 글씨를 쓰거나 인쇄하십시오. 쓸데없는 필적이 없다면, 그 사람을 찾으십시오.
요점을 잡아라. 고맙다는 말을하는 경우 수령인에게 감사의 말을 상기시켜주는 문구 하나를 선택하십시오. 그러나 너무 자세히 설명하지 마십시오. 당신이 누군가를 축하하는 경우, 무엇을 위해 그리고 필요한 경우 정보를 어떻게 받았는지를 포함 시키십시오. 예를 들어 고객의 참여가 신문에있는 경우 발표를 클립하고 카드에 포함 시키거나 노트에 참고하십시오.
"진심으로"메모를 끝내십시오. 수령인에게 익숙하지 않은 경우 공식 이름과 직함으로 편지에 서명하십시오. 더 익숙하다면 이름이 적절합니다.
이메일
이메일은 비즈니스 의사 소통 방식에 대한 새로운 주제를 제시합니다. 첫 번째 규칙은 수령자가 이메일 서신을 수락하거나 선호하는지 확인하는 것입니다.
훌륭한 이메일 프로필을 제시하십시오. 귀하의 주소와 제목은 귀하의 사업이나 직업상의 지위를 증명할 수 있어야합니다. 예를 들어 이메일을 클라이언트에 보내는 경우 "[email protected]"대신 "[email protected]"이어야합니다.
전통적인 편지와 마찬가지로 내부 주소는 필요하지 않으므로 수신자와의 관계를 반영하고 가능한 한 공식적이어야하는 인사말로 시작하십시오. 일반적인 비즈니스 이메일 인조 파소는 간단한 인사말이 부족하여 수신자에게 이메일이 사용자를 대상으로한다고 알려줍니다.
직접 처리해야하는 비즈니스 문제를 해결하기 위해 이메일을 사용하지 마십시오. 전자 메일 대결을 피하고 전자 메일은 하드 드라이브 및 서버에 영구적으로 저장되므로 법원에서 사용할 수 있습니다.
업무용 전자 메일을 방치하지 마십시오. 많은 세부 정보를 포함해야하는 경우 전자 메일 본문에 추가하는 대신 문서를 만들어 첨부하십시오.
이모티콘, 컴퓨터 속어, 느낌표 또는 물음표를 두 번 이상 피하고 잠금을 해제하십시오. 내용이나 형식에 의문 사항이 있으면 레터 헤드에 인쇄하여 전문성을 평가하십시오. 그것이 종이에서 전문가처럼 보이지 않는다면, 그것은 전문적이지 않은 이메일입니다.
"Thank You"또는 "Sincerely"로 마감 전문가를 만드십시오. 귀하의 비즈니스 및 연락처 정보는 이메일 서명에 포함되어야합니다. 스캔되거나 다른 방식으로 전자 형식의 서명이 허용됩니다. 일반적으로 견적, 태그 라인 또는 기타 정보를 사용하는 경우 비즈니스 상황에 적합한 지 평가하십시오.
