천천히 주문을 이행하면 귀사에서 제공 할 수있는 고객 서비스 품질이 저하 될 수 있습니다. 품질이 낮은 고객 서비스는 궁극적으로 비즈니스의 재정적 이익에 영향을 미칩니다. 가능한 한 신속하고 효율적으로 처리 된 구매 주문에 대한 승인을 얻는 것은 회사가 적절한시기에 물건을 흐르게하는 데 필요한 물품을 갖게됨을 의미합니다. Microsoft Outlook 전자 메일 클라이언트를 사용하여 구매 주문 승인 요청을 보내면 적절한 구매 절차를 따르면서 소모품 또는 도매 제품 주문 과정을 능률화 할 수 있습니다.
구매 주문서 준비
Microsoft Office "구매 및 판매 주문"템플릿 페이지로 이동하여 템플릿을 선택하십시오. 컴퓨터의 프로그램에서 템플릿을 열고 편집하고 저장할 수 있는지 확인하십시오. Microsoft Excel, Microsoft Word 또는 다른 응용 프로그램을 사용하여 템플릿을 만듭니다.
선택한 템플릿에 대한 "다운로드"버튼을 클릭하면 "열기"를 선택하여 지정된 프로그램에서 템플릿을 엽니 다. 필요에 맞게 템플릿을 사용자 지정하고 컴퓨터에 저장하십시오.
Microsoft에서 제공하는 템플릿이 마음에 들지 않으면 고유 한 사용자 지정 템플릿을 만들어 저장하십시오. 필요한 경우 Microsoft 템플릿을 지침으로 사용할 수 있습니다.
프로그램 메뉴를 사용하여 템플릿을 기반으로 "새 문서"를 만듭니다. 바로 가기를 사용하면 템플릿에 액세스 할 수 없습니다. 문서를 작성하여 컴퓨터에 저장하십시오.
구매 주문서를 작성하는 방법 인 경우 금융 프로그램을 사용하여 구매 주문서를 보내십시오. QuickBooks와 같은 일부 금융 프로그램에는 Microsoft Outlook 통합 기능이 있으므로 프로그램에서 직접 승인 주문서를 보낼 수 있습니다.
가능한 경우 스프레드 시트 또는 워드 형식을 사용하여 Microsoft Outlook 통합없이 금융 소프트웨어에서 구매 주문을 내 보냅니다. 이것이 가능하지 않은 경우 완성 된 구매 주문서를 PDF 문서로 인쇄하여 컴퓨터에 저장하십시오.
구매 주문서 보내기
Microsoft Outlook을 열고 왼쪽 상단에있는 "새로 만들기"버튼을 클릭하여 새 메시지를 엽니 다.
"삽입"탭으로 이동하십시오. "첨부 파일"을 클릭하고 구매 주문으로 이동하여 선택하십시오. 이메일에 첨부하려면 "삽입"버튼을 클릭하십시오.
글꼴 크기를 14로 설정하고 글꼴 색을 검정으로 설정하십시오. "첨부 된 구매 주문서를 검토하고 승인했습니다."라고 입력하십시오. 새 줄을 시작하십시오.
글꼴 크기를 11로 설정하고 글꼴 색을 회색으로 설정하십시오. 유형 "첨부 된 구매 주문서를 검토하고이 이메일에 회신하십시오. 구매 주문을 승인하려면 "Y- Your Name"을 입력하고, 구매 주문을 거부하려면 "N- Your Name"을 입력하십시오. 참고: 회신은 회신 된 이메일 계정에서 이루어져야합니다.
네 줄을 건너 뛰고 글꼴 크기를 14로 설정하고 글꼴 색을 검정으로 설정하십시오. " 구매 주문을 승인 할 권한이 없습니다."라고 입력하십시오. 새 행을 시작하십시오.
글꼴 크기를 11로 설정하고 글꼴 색을 회색으로 설정하십시오. 유형 "보낸 사람에게 회신하십시오. 이 구매 주문서를 승인 할 수있는 권한이없고 해당 사용자가 누구인지 알고 싶으면 X-Bill Smith와 같은 이름을 포함 시키려면 위의 필드에 X를 입력하십시오."
팁
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승인 된 구매 주문서 사본을 인쇄하여 구매 영수증에 첨부하여 구입 승인을 문서화하십시오.
경고
실제 서명을 얻는 것은 전자 메일 승인보다 안전합니다. 하루 종일 서명 한 사람이 다른 사람의 전자 메일 계정에 액세스 할 수 있기 때문입니다.
