Robert 's Rules of Order는 그룹이 회의를 진행하고 함께 의사 결정을 내리는 방법에 대한 널리 받아 들여지는 지침입니다. 각 회의에서 일어나는 일에 대한 공식 기록으로서, 의사록은 모든 그룹 의사 결정 과정에서 중요한 자원입니다. 회의록은 반드시 흥미롭지는 않지만 명확하고 이해하기 쉬워야합니다. Robert 's Rules에 따라 분을 유지하는 정확한 방법이 있습니다. 이 수식을 따르면 향후 독자가 절차를 따르고 그 결과를 더 쉽게 이해할 수 있습니다.
Robert 's Order Minutes 시작하기
로버트의 규율에 따르면 모든 회의록에는 독자가 회의의 목적에 대한 전반적인 이해를 제공하는 동일한 세부 정보가 포함되어야합니다. 항상 다음을 포함하는 첫 단락부터 시작하십시오:
- 정기, 특별, 연례, 정기 또는 기타 정기 회의 여부.
- 회의 날짜, 시간 및 위치. 모든 회의가 같은 장소에 있다면 세부 사항을 생략하십시오.
- 회의중인 조직의 이름
- 조직의 의장 및 총무가 회의에 참석했음을 확인합니다. 그렇지 않은 경우 각자의 이름을 대체하십시오
- 이전 회의록을 읽고 승인했는지 여부를 기재하십시오. 이전 회의가 정기 회의가 아닌 경우 해당 회의 날짜를 추가하십시오.
분의 본문
남은 기록의 대부분은 회의에 관한 세부 사항으로 채워질 것입니다. 회의록을 작성하는 총무는 모든 회의 세부 사항의 공정하고 완전한 기록을 보장하기 위해 회의를 기록하고 나중에 기록을 준비 할 수 있습니다. 기본 방법이 실패 할 경우를 대비하여 노트북이나 노트북, 펜과 종이와 같은 보조 기록 방법을 항상 보관하십시오.
회의에 모든 공식 토론 장소를 포함 시키십시오. 자세한 메모 기록:
- 회의에서 만들어진 모든 동작과 동작을 만든 사람의 이름.
- 회의에서 신체 앞에 질문을 제기하는 동작.
- 모든 동작의 최종 표현 및 처리.
- 롤 투표 (roll-call) 투표, 집계 된 투표 또는 투표 용지 투표를 포함한 각 투표에 대한 정보.
- 의회가 준위원회 또는 전체위원회에 참여했는지 그리고이 법안의 결과.
- 각 처분에 대한 모든 명령 및 항소와 각 판결을 위해 의장이 제시 한 모든 이유.
- 회원이 무질서한 말로 기록한 것입니다.
- 다른 모든 공식 토론은 방에서 열렸습니다.
회의록 끝내기
분의 마지막 단락에는 회의가 공식적으로 연기 된 시간뿐만 아니라 의장이 작성한 폐회 발언이 포함되어야합니다. 회의에 초청 연사가 참석 한 경우이 마지막 단락에 자신의 이름과 발표 주제를 기록하십시오. 회의록에 서명하고 회장이 서명하도록하십시오. 기록 비서의 서명은이 문서의 진위에 대한 법적 증거이므로 제출하거나 다른 사람에게 전달하기 전에 서명해야합니다.
