필요한 결과를 얻기 위해 전화 통화에 의존하지 마십시오. 중요한 주제에 관해 고객 서비스, 보험 회사, 사업체 또는 다른 누구와도 전화 통화 할 때 향후 사용을위한 서면 기록을 작성하기 위해 확인 편지를 후속 조치해야합니다.
필요한 항목
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워드 프로세서
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종이
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봉투
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우표
확인 편지는 나중에 논의 된 것을 증명하기 위해 나중에 사용할 수있는 전화 대화 기록을 작성하는 방법입니다. 확인서는 다음 세 가지 사항을 수행합니다. 1) 당사자가 책임을 추적하도록 돕습니다. 2)는 수취인에게 대화가 잊혀지지 않을 것이라고 알려줍니다. 3) 귀하의 사건 버전을 증명하기 위해 법원 절차에서 증거로 사용할 수 있습니다.
토론 할 사항에 대한 점검 목록을 작성하여 전화 통화 전에 편지를 계획하십시오. 각 토론 항목에 대해 책임자와 해당 항목을 언제 완료 할 것인지 결정하십시오. 우발 사건이있을 경우이를 확인하십시오.
전화 대화 후 편지 쓰기를 시작하십시오. 날짜, 수신자 및 주제 줄을 포함하십시오. 편지를 간단하고 간결하게 작성하십시오. 편지는 사실과 정확해야합니다. 해설, 추측 및 감정을 남겨주세요. 일반적으로 느낌표를 사용하지 마십시오. 협박하거나 괴롭히지 마십시오. 편지는 결국 판사 나 배심원에게 읽힐 수 있으며, 불쾌하거나 불합리한 것으로 오지 않으려는 것을 기억하십시오.
"이 편지는 날짜에 관한 우리의 전화 대화를 확인하는 것입니다. ___"그리고 나서 누가 무엇을 말했는지 구체적으로 기술하여 설명하십시오. 누가 행동 항목에 책임이 있는지, 언제 완료되어야하는지, 그리고 우발적 인 상황을 포함하여 모든 중요한 정보를 포함시켜야합니다."Please 위에 기술 된 내용이 정확하지 않은 경우 최대한 빨리 서면으로 알려주십시오. "그런 다음 편지에 서명하십시오.
서명 한 편지의 사본을 만들어 보관 한 다음 우편으로 보내십시오. 서신의 주제가 중요하며 수취인이 서신 수령을 거부 할 수 있다고 믿을만한 이유가있는 경우, 서신을 인증 우편으로 보내십시오. 수신자의 전자 메일 주소가있는 경우 전자 메일은 정상입니다.
