비즈니스 이메일 대신 공식적인 비즈니스 서신을 작성하는 시점을 알면 다양한 형식의 메시지를 전달하는 것이 편리 할 수 있습니다. 그러나 매체를 선택할 때 고려해야 할 몇 가지 요소가 있습니다. 귀하가 서면 결정을 내릴 때 편의, 형식, 기밀 및 심지어 수취인의 등급이나 지위와 같은 요인을 고려해야합니다.
1 차 차이
비즈니스 편지와 업무용 전자 메일을 구별하는 첫 번째 사항은 편지는 일반적으로 하드 카피로 간주되며 업무용 전자 메일은 소프트 카피 (전자 메일)입니다. 비즈니스 서신을 작성한 후 인쇄하고 봉투에 봉인하고 우편 요금을 첨부 한 다음 미국 우편 서비스 또는 야간 배달 회사와 같은 서비스를 사용하여 편지를 수령인에게 보냅니다. 반면 업무용 전자 메일은 일반적으로 컴퓨터 또는 전자 수단을 사용하여 구성되지만 전자 메일은 단 몇 초 만에 전자 메일로받는 사람에게 발송됩니다.
납품시기
가장 빠른 비즈니스 서신은 일반적으로 도착한 날이 귀하가 Snail Mail 또는 FedEx와 같은 배송 서비스를 통해 발송 한 날입니다. 편지가 빨리 도착해야하는 경우 당일 배송을 위해 택배를 빌릴 수 있습니다. 우표 또는 배달 수수료 중 하나를 선택하면 비용이 부과됩니다. 긴급한 메시지가 즉시 도착하기를 원하면 가장 좋은 방법은 비즈니스 이메일을 보내는 것입니다. 방화벽은 배달을 지연시킬 수있는 약간의 장애물 일 뿐이지 만 그 지연은 실제로는 중요하지 않습니다.
비즈니스 의사 소통의 내용
공식적인 의사 소통을한다면 비즈니스 편지에서 메시지를 전하고 싶을 것입니다. 예를 들어, 계약상의 문제에 관해 글을 쓰는 경우, 귀하의 서신을 인쇄하는 것이 현명합니다. 이것에 대한 단점은 종이 조각이 손실 될 수 있으며 비즈니스 전자 메일이 영원히 전자 폴더에 남아있을 수 있다는 것입니다. 업무용 전자 메일은 동일한 메시지를 전달할 수 있지만 심각한 문제인 경우 비즈니스 전자 메일은 업무용 편지보다 형식이 덜한 것으로 간주됩니다. 통신에 잉크 서명이 필요한 경우 분명히 잉크로 비즈니스 이메일에 서명 할 수 없습니다. 그러나 전자 메일에 전자 서명이나 디지털 서명을 첨부 할 수는 있습니다.
편지 대 이메일 형식
북부 미시간 대학 글쓰기 센터에 따르면, 비즈니스 편지에 일반적으로 사용되는 형식은 블록 스타일입니다. 편지의 모든 부분은 전통적인 블록 스타일의 왼쪽 여백과 동일합니다. 수정 된 블록은 마감 인사말과 서명을 글자의 하단 중간 부분에 위치시킵니다. 세미 블록 형식은 단락이 들여 쓰기됨을 의미합니다. 비즈니스 전자 메일을 작성하는 경우 인사말, 본문 및 닫기 인사말을 왼쪽 여백과 동일하게 입력하면 기존 블록 형식을 쉽게 복제 할 수 있습니다. 단락 들여 쓰기 및 닫는 인사말을 탭하여 서식이 이상하게 보일 수 있기 때문입니다. 수신자가 통신을 읽는 모니터 또는 화면의 크기.
기밀 유지
하드 카피의 워터 마크를 사용하여 "기밀"을 표시하거나 비즈니스 이메일을 표시 할 수 있습니다 기밀 이메일 프로그램에서 제공하는 옵션 중 하나를 클릭하십시오. 수신자가 편지를 복사하거나 초기 통신에 관여하지 않은 사람에게 전자 메일을 전달할 수 있기 때문에 비즈니스 서신이나 회사 전자 메일은 절대 기밀을 보장 할 수 없습니다. 두 경우 모두 귀하의 서신의 기밀 유지를 위해 수령인의 성실성에 의존해야합니다.
상태가 변화를 가져올 수 있습니다.
직속보고 서를 작성하는 감독자는 비공식 메시지 전달을 위해 이메일을 사용할 가능성이 높습니다 (예: 부재 중임). 그녀는 직원에게 그러한 일상적인 서신에 대한 공식 서신을 제공 할 필요가 없습니다. 다른 한편으로, 그녀가 정책 지시를 전달하거나 표창이나 징계 조치를 내리는 경우, 하드 카피가 선호되는 형식 일 수 있으며, 그것은 회사가 서류상 기록을 유지하는 경우입니다. 서류가없는 사무실의 경우 비즈니스 이메일은 주제와 상관없이 필요한 의사 소통 형식입니다. 또 다른 예를 들면, 직속보고가 사임을 알리기 위해 상사에게 편지를 쓰는 경우 손으로 전달한 업무 서신은 편지에 그러한 세부 사항이 포함되어 있지 않을 수도 있으므로 사임 이유에 대한 간략한 대화의 문을 엽니 다 (원하는 경우).
