가장 단순한 형태의 내부 통제는 위험을 식별하고 줄이기 위해 비즈니스가 수행하는 모든 작업을 합한 것입니다.중소 기업 청 (Small Business Administration)은 종종 기업의 연간 매출의 약 5 %를 소비합니다. 모든 규모의 비즈니스가 사기, 도난 및 비즈니스 자산의 남용 위험에 직면 해 있지만, 문서화 절차가 부적절한 중소기업은 종종 취약합니다. 문서화 절차는 강력한 내부 통제에 기여하고 그 일부입니다.
책임 성 향상
잘 개발 된 문서 절차로 예방 및 탐정 내부 통제가 강화되지만 부적절한 서류 절차로 인해 도난 또는 사기가 너무 늦을 때까지는 발견되지 않는 주요 이유가 "Journal of Accountancy"입니다. 공식 문서 절차는 통제 구현을위한 지침을 제공하며 직원이 내부 통제를 수행했거나 수행했음을 단순히 진술하기보다는 입증하고 검증해야하므로 책임을 강화합니다.
증거 적 가치
문서화 절차는 누가 작업이나 금융 거래에 참여했는지, 언제 어떻게 참여했는지 추적 가능한 증거를 만듭니다. 배후에서 작동하는 시간 및 날짜 스탬핑과 같은 절차를 생성 할 수있을뿐만 아니라 직원들이 따라야 할 문서화 규칙을 설정할 수 있습니다. 트랜잭션을 추적하고 감사 추적을 만들 때 작업을 재구성하는데도 모두 똑같이 중요합니다. 예를 들어, 서명 된 바우처 전표, 사소한 현금 보충 수표 사본, 직원의 로그인 ID 및 컴퓨터 시간 및 날짜 스탬프는 모두 감사 추적 증거를 제공합니다.
보다 안전한 정보 관리
실제 또는 스캔 첨부 파일, 재무 보고서의 각주 및 컴퓨터 트랜잭션 변경 로그는 정보 관리 제어에 기여하고 강화하는 문서 절차의 예입니다. 모두는 종이 또는 전자 비즈니스 기록을 수정하거나 조정하는 이유를 문서화하는 데 유용하며 궁극적으로 사기 및 직원 절도를 방지하고 탐지하는 데 도움이됩니다. 부서 관리자의 이니셜과 같은 해당 날짜 - 시간 스탬프 및 사전 승인 증거는 정보 관리 통제를 더욱 강화합니다.
향상된 품질 관리
내부 및 외부 사기를 방지하는 것 외에도웨어 하우스 및 재고 관리 문서화 절차는 품질 관리를 지원할 수 있습니다. 여기에는웨어 하우스 직원에게 손상된 입출고 상품 수를 세고, 조사하고, 문서화해야합니다. 양호한 내부 통제에 기여하는 사기 및 도난 방지 절차에는 직원이 모든 출고 고객 주문에 대해 선택지를 작성하고 서명하고 제출하도록 요구하는 문서화 규칙, 설명, 부품 번호, 단위를 포함하여 재고 항목을 기록하고 식별하는 태깅 절차가 포함됩니다. 측정 및 양.
