고객 또는 타인에게 거절 편지를 보내는 방법

비즈니스를 운영 할 때 고객, 공급 업체 또는 관계자에게 '아니오'라고 대답해야 할 때가 있습니다. 전문적인 방식으로하는 것은 좋은 관계를 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다.

전문 편지 발표

귀하의 편지를 회사 레터 헤드 또는 정지 상태로 작성하고 귀하의 조직에 가장 적합한 사람으로부터 편지를 보내십시오. 고객 불만 번호, 구매 주문 번호 또는 참조 할 계정이있는 경우 귀하의 서신에 기재하십시오.

사례 진술

고객에게 자신의 요청에 대해 감사하는 등 긍정적 인 메모를 작성한 다음 바로 그 지점으로갑니다. 예를 들어 "모델 XYZ 비디오 카메라의 보증 상태와 관련하여 귀하의 후원과 최근의 편지에 감사드립니다. 광범위한 연구 끝에 요청한대로 귀하의 비디오 카메라에 대한 보증을 존중할 수 없습니다."

귀하의 이론적 근거를 뒷받침하십시오.

왜 고객의 요청을 거절하는지 구체적인 이유를 설명하십시오. 예를 들어 회사 정책을 인용하거나 사례의 주요 부분을 검토하거나 결정 사항을 요약합니다. 필요한 경우 계약서, 보증 또는 귀하의 직책을 뒷받침하는 기타 서류의 사본과 같은 첨부 파일을 첨부하십시오. 예를 들어, "첨부 된 보증 계약서에서 볼 수 있듯이이 전체 서비스 정책은 소유권의 최초 12 개월 동안 유효합니다. 우리의 기록에 따르면, 당신은 3 년 전에 카메라를 구입하여 오늘날의 주장을 부당하게 만들었습니다."

타협을 제안하다

어떤 경우에는 타협의 여지가 없거나 올리브 가지를 확장 할 여지가 없지만 고객의 사업을 계속 유지하려는 경우 타격을 부드럽게하는 데 도움이되는 일종의 양보를 제공합니다. 예를 들어, "새 비디오 카메라 구입시 25 % 할인을 제공하고 싶습니다."또는 "동봉 한 상점에서 전자 제품을 구매할 때 사용할 수있는 50 달러짜리 기프트 카드를 찾으십시오."

기타 거절 유형

비즈니스를 운영하는 과정에서 공급 업체와 계약 조건을 거절하거나 휴가 시간에 대한 직원의 요청을 거부하거나 다른 비즈니스 동료에게 전문적인 서신을 보내야 할 수 있습니다. 위에서 설명한 동일한 일반 지침을 따라 편지를 특정 상황에 맞게 수정하십시오.

팁

계약 거부: "ABC Refuse Removal으로 계약을 갱신 할 기회를 주셔서 감사합니다. 최근 요금 인상으로 인해 다른 제공 업체의 서비스를 사용하기로 결정했습니다."

직원 요청: "12 월 마지막 주에 유급 휴가를 요청한 것은 연말 인벤토리로 인해 모든 직원에 대해 금주를 기권하므로 거부되었습니다.

동료 초대: "귀하의 이사회에 대한 초청에 감사드립니다. 불행히도, 나는 현재 새로운 역할을 수행하지 못하게하는 여러 가지 사전 약속을 가지고있다."