프로젝트 관리자는 내부 프로젝트 팀원과 정기적으로 회의를 진행하여 현재 프로젝트에 대해 논의합니다. 또한 프로젝트 관리자는 프로젝트 이해 관계자, 경영진 및 고객과의 회의를 통해 프로젝트를 시작할 수 있으며, 진행중인 회의를 통해 프로젝트에 대한 업데이트를 제공하고 타임 라인 및 예산에 관한 질문에 답변 할 수 있습니다. 각 프로젝트 회의를 준비하는 것은 시간과 회의 참석자의 유익한 사용을 만드는 데 중요합니다.
적절한 개인을 프로젝트 회의에 초대하십시오. 초대 된 사람을 기준으로 회의에서 성취해야 할 목표를 결정하십시오. 프로젝트 팀원들과 만나는 경우 상태 업데이트를 얻고 내부 문제를 해결하며 팀 구성원이 프로젝트에 대해 서로 정보를 공유하도록하는 목표를 설정할 수 있습니다. 프로젝트 이해 관계자, 임원 및 고객과 만나는 경우 목표는 일반적인 마일스톤 업데이트 및 질문에 대한 답변을 제공하는 것입니다.
회의 며칠 전에 초대받은 사람으로부터 의제 주제를 요청하십시오. 회의에서 깜짝 커브 볼을 피하고 프로젝트에 연결된 사람들과 질문 및 토론 주제를 요청하십시오. 이렇게하면 회의 시간에 당신을 도울 수있는 사람들을 준비하고 초대 할 수 있습니다. 초대 된 사람들이 프로젝트에 관해 듣고 토론하기를 원하는 것을 예상하십시오. 예를 들어, 고객이 마케팅 자료에 대해 토론하고 싶다면 커뮤니케이션 부서에서 업데이트를 받고 대표자를 회의에 초대하십시오.
정식 프로젝트 미팅 아젠다를 만듭니다. 페이지 상단에서 회의 이름, 날짜, 시간, 위치 및 전화 회의 번호와 같은 회의 세부 정보를 나열하십시오. 프로젝트 이정표의 상태와 같은 의제 주제를 열거하십시오. IT, 마케팅, 법률 및 기타 관련 부서와 같은 기능 비즈니스 영역의 상태; 프로젝트 예산; 다음 단계; 그리고 다른 사람들이 당신에게 제안한 주제들.
모든 초대 대상자에게 전자 회의 초대 및 의제를 보냅니다. 프로젝트 계획 또는 상태 보고서를 포함하여 상태 및 타임 라인에 대한 토론에 동행하십시오. 가능한 한 일찍 초대장을 보내고 최소한 회의 개최 1 ~ 2 일 전에 의제와 첨부물을 확인하십시오. 이렇게하면 초대받은 사람이 문서를 검토하고 미리 준비 할 수 있습니다.
미팅을 며칠 앞두고 회의실 예약 및 회의실 설정과 같은 회의 물류를 확인하십시오. 해당되는 경우 회의 통화 번호 및 웹 회의 로그인을 테스트하여 통화 중이고 쉽게 액세스 할 수 있는지 확인하십시오. 참석자가 여러 작업을 수행 할 가능성이 높기 때문에 잘못된 전화 번호 및 웹 링크로 인해 시간을 낭비하고 싶지는 않습니다.
