기술, 중복 프로세스, 테라 바이트, 기가 바이트 및 정보 복제본의 시대가 도래하면서 기록 관리는 모든 조직이 절박하게 대처해야했던 평범하지만 중요한 작업입니다. 점점 더 자주 데이터 파일을 유지 관리하는 방식이 비즈니스 의사 결정의 좋은 요소가되고 있습니다.
기록 관리가하는 일
레코드 관리에는 여러 가지 데이터 수집, 저장 및 최종 파괴가 포함됩니다. 과학은 입력 및 수집, 저장, 중복성 및 백업, 축소라는 여러 범주로 나뉩니다. 입력 및 수집은 직원이 데이터를 작성하는 방법과 나중에 쉽게 검색하기 위해 따라야하는 파일 시스템에 따라 수행 할 프로토콜을 설정합니다. 또한 보관해야 할 항목과 금지 할 항목을 지정합니다. 스토리지에는 하드 카피와 전자 파일이 모두 포함될 수 있으며 허용되는 저장 수단과 허용되지 않는 항목 (즉, 하드 드라이브 대 종이 폴더 대 네트워크 또는 플래시 드라이브)에 대한 매개 변수를 설정할 수 있습니다. 중복 및 백업에는 재해 발생시 중요한 정보의 안전 복사본을 유지해야합니다. 마지막으로 감소는 비즈니스 시스템에서 데이터를 제거하고 제거 할 수있는 허용 가능한 방법을 지정합니다.
의사 결정에 대한 통계 지원
레코드 관리를 통해 통계를 쉽게 수집 할 수 있습니다. 대부분의 비즈니스 의사 결정은 경향 분석을 기반으로합니다. 추세 분석은 정보 및 데이터의 패턴을 찾고 이러한 패턴의 동작에 대한 결론을 내리는 것을 기반으로 개발 및 구축됩니다. 더 나은 정보 관리, 더 나은 동향 분석 및 관련 비즈니스 지식 경향이 있습니다.
정보 손실 방지
레코드 관리의 또 다른 주요 구성 요소는 데이터 손실을 방지합니다. 매우 쉽게 발생할 수 있습니다. 파일이 삭제되고 잘못된 폴더가 파쇄되며 나쁜 직원이 중요한 데이터가있는 건물 밖으로 나옵니다.
기록 관리는 보호 된 방식으로 정보를 체계화하고 정리하는 예방 적 프로세스가 마련되어 있는지 확인합니다. 그런 다음 백업 시스템 및 여러 복사본 저장소와 같은 중복 기능이 작동하므로 한 파일 시스템이 손상되면 최신 복사본으로 신속하게 대체 될 수 있습니다. 마지막으로, 보안 조치는 회사의 복리와 이익을 위태롭게 할 수있는 변조 된 레코드를 잡는 데 도움이됩니다.
조직 혜택
기록 관리는 효율성을 향상시킵니다. 즉각적인 분석 및 정보 검색을 통해 데이터를보다 빠르고 쉽게 발견하고 의사 결정을 향상시킵니다. 향상된 기록 보관은 자원 낭비를 줄입니다. 적절한 프로토콜을 따를 경우 종이 및 스토리지 시스템 공간이 줄어 듭니다. 적절한 기록 관리로 최신 백업 사본이 존재할 때 우발적 인 파괴 및 영구적 인 손실이 방지됩니다. 기록 관리는 또한 소송 중에 회사의 행동을 보호하는 데 도움이되는 종이 트레일을 유지합니다. 마지막으로, 레코드 관리는 클라이언트 또는 프로젝트를 다루고, 응답하고, 서비스 할 때 좋은 조직을 유지하는 데 도움이됩니다. 조직화 된 정보 수집 시스템을 유지함으로써 귀중한 데이터 및 정보를 고객 또는 프로젝트에 따라 필요할 때 검색 할 수 있습니다.
옵션으로 아웃소싱
많은 기업들이 핵심 전문 분야에 전념하기를 원하며 데이터 시스템을 유지하는 데 방해가되고 싶지 않습니다. 이러한 경우 클라이언트 또는 회사가 핵심 비즈니스에 집중할 수 있도록 레코드 관리를 유지 관리하고 설계하는 데 파트너 또는 공급 업체를 사용하는 것이 매우 유용 할 수 있습니다. 행정부는 고객이 의사 결정을 위해 필요로 할 때 저장된 정보가 수집되고 유지되도록 보장하는 서비스에 비용을 지불하기 만하면됩니다. 많은 대기업들이보다 효율적으로 이러한 방향으로 나아가고 있으며 때로는 백업 서비스 만 아웃소싱하고 다른 회사는 전체 기록 시스템을 더 나은 관리를 위해 공급 업체로 전환하고 있습니다.
