불만 사항을 보낼 때 또는 고객 서비스 지원을 요청할 때 귀하의 목표를 목표로하십시오. 자신의 좌절을 숙지하고 공손하고 일관된 구제책을 요청함으로써 고객 서비스 서신 전투에서 승리하십시오. 신문 기자들 사이의 전통과 매우 흡사 한 몇 가지 간단한 지침에 따라 고객 서비스 서신을 작성하여 결과를 얻으십시오.
누구?
신중하게 편지를 보냅니다. "말하는 법의 저자 인 로잘리 매기 오 (Rosalie Maggio)는 다음과 같이 말합니다.
적절한 이름과 주소를 연구하십시오. 짐작하거나 추측하지 마십시오. 귀하의 불만 사항을 단순히 "고객 서비스 부서"가 아닌 적절한 주소로 "ABC Gadget Corporation 고객 서비스 담당 이사 John Smith"에게 제기하십시오.
회사 사무실에 전화하여 Hoover 's (아래 리소스)와 같은 온라인 리소스를 검색하거나 도움이 더 필요하면 더 나은 비즈니스 뷰로 (Better Business Bureau)를 시도하십시오.
언제, 어디서, 언제?
편지에 위엄있는 말을 사용하십시오. 귀하의 불만 사항이되는 제품이나 서비스를 확인하십시오. 제조업체, 모델, 연도, 배달 날짜 또는 설치 날짜와 같은 세부 정보를 지정하십시오.
"문제를 설명 할 때 구체적이고 요점을 지키십시오."제품이 작동하지 않는다는 것만으로는 충분한 정보를 제공하지 못합니다. 귀하의 불만 사항에 대한 자세한 요약은 귀하의 문제를 해결하는 데 도움이 될 것입니다. "RocketLawyer 웹 사이트, 고객 불만 편지 양식을 제공합니다.
"3 주 전에 MagnaGadget 세트를 구입하여 포장을 풀 자마자 문제가 발생하기 시작했습니다. 가젯은 랙이나 핸들 위에 머물러 있지 않으므로"귀하의 제품에 악취가 나는 것 "보다 훨씬 많은 정보를 제공합니다. 회사에 불만 사항을 해결하는 데 필요한 도구를 제공하십시오.
방법?
문제를 해결하기 위해 지금까지 수행 한 단계를 나열하십시오. 귀하가 한 일과받은 응답에 대해 설명하십시오.
"내가 세트를 구입 한 가게는 Metro의 해당 지역 고객 서비스 부서로 전화를 걸었습니다. George Allenby는 해당 매장의 세트를 구입 한 이후로 도움을 줄 수 없다고 말하면서 AEG 's 신뢰할 수있는 가제트에 대한 명성과 나는 지금까지 응답에 실망했다."
문제에 대한 구체적이고 만족스러운 해결책을 제시하십시오. 그는 "ABC가 좋은 제품을 만든다고 믿는다"며 "이는 회사에 사소한 결함 일 뿐이지 만 큰 문제"라며 "ABC가 결함이있는 마그나 가젯 세트를 대체한다면 행복 할 것"이라고 말했다. 회사가 일을 올바르게 할 수있는 방법을 제공하지만 합리적이어야합니다.
왜?
당신이 치료 받기를 원하는 편지를받는 사람을 치료하십시오. 품위와 굳건한 예의 범절은 무례하고 공격적인 행동보다 더 나은 결과를 줄 것입니다. 마가렛 맥카시 (Margaret McCarthy)가 편지 쓰기에서 강조한 것은 "당신이 잘못했다고 생각한다면, 총에 충실하고 문제가 해결 될 때까지 만족하지 마십시오. 쉽게 만들었습니다. 공손하고 합리적인 방법으로 편지 수령자의 존경을 받으십시오. 그러면 문제가 만족스럽게 해결 될 가능성이 커집니다.
더 많은 편지 작성 정보
바쁜 사람들을위한 불만 편지; 존 베어와 마리아 베어, 1999
충격을주고, 사과하고, 실망시키다. 결과를 얻는 불만 편지를 쓰는 법; Ellen Phillips, 1998
