직원, 공급 업체 또는 보험 계약자에게 계약이 갱신되지 않는다는 사실을 통보 할 때 비 갱신 편지를 보내야합니다. 전술과 전문성을 지닌이 편지를 쓰는 것은 시간과 번거 로움을 줄이는 것은 말할 것도없이 우호적 인 이별을 용이하게 할 수 있습니다. 이것은 다소 까다로운 책략입니다. 갱신되지 않은 서신은 수령인의 감정에 대한 확실한 진술과 민감도 사이에서 균형을 이루어야합니다.
당신의 의도를 명확하게 진술하십시오.
당신의 목적을 명확히 진술하십시오. 모호성은 나중에 혼란에 대한 문을 열 수 있습니다. 해당 비즈니스 또는 조직의 이름을 언급 한 후 독자가 갱신되지 않았다고 설명하십시오. 작업 위치와 같은보다 민감한 사항의 경우, 편지는 비 갱신 이유를 간략하게 설명하는 전화 또는 개인 회의를 따라야합니다.
예:
이 편지는 현재 저희 사무실에 매월 커피 서비스를 제공하기 때문에 다음 달에 취소해야합니다.
Backstory 제공
비 갱신에 대한 정직한 이유를 제시하십시오. 귀하의 수령인은 결정에 대한 유효한 설명을받을 자격이 있습니다. 많은 경우, 그 이유는 정책 변경, 예산 삭감 또는 직책의 정기적 종료와 같이 간단 할 수 있습니다. 결정이 나쁜 성과에 근거한 것이라면, 예를 들어 설명하십시오. 소심하거나 지나치게 비난하는 성명을 피하십시오. 대신, 침착하고 전문적으로 유지하십시오. 결정이 의문의 여지가있을 경우 부당한 진술이나 부실한 진술을 뒷받침하는 특정 사건 보고서가 있어야합니다.
예:
귀하는 작업 능력에있어서의 성과, 특히 시간 엄수와 일에 대한 헌신 때문에 갱신되지 않고 있습니다.
사용 가능한 옵션 논의
수령인이 사용할 수있는 옵션을 설명하십시오. 정책을 변경하려면 대체 날짜와 특정 해약 일을 알려주십시오. 갱신 할 수없는 사업장 또는 공급 업체 계약에서는 일정한 시간뿐만 아니라 남은 휴가 시간 및 책임에 관한 지침을 제공하는 것이 중요합니다. 이는 또한 비 갱신을 호소하는 과정에 관해 수령자에게 알릴 수있는 기회이기도합니다. 해당 프로세스 책임자의 연락처 정보 또는 자세한 정보는 해당 웹 사이트 링크를 제공하십시오.
예:
귀하의 서비스는 2 월 1 일부터 효력을 상실합니다. 귀하의 서비스가 현재 필요하지는 않지만 향후 예산이 확장 될 수 있으므로 나중에 다시 확인해주십시오. 필요합니다.
정중 한 계산
정중하게 행동하십시오. 대부분의 경우 비 갱신은 수령인에게 놀라운 일이며, 흔히 주요한 삶이나 수입 변화를 나타내는 것처럼 읽기가 어려울 수 있습니다. 직원, 정책 담당자 또는 공급 업체가 사업에 시간과 기여를 해준 것에 대해 감사하고, 해당되는 경우, 미래의 노력에 행운을 기원합니다. 그러나 결정에 대한 의문이나 의혹을 암시하지 마십시오. 이는 결정을 내리거나 법원에 가져 가야한다는 것을 수령인에게 알릴 수 있습니다.
예:
귀하가 우리 사업에 기여한 것에 대해 감사드립니다. 우리는 당신이 미래의 노력에 행운을 기원합니다.
올바른 형식
이름과 직위로 편지에 서명하십시오. 받는 사람이 결정에 대한 귀하의 권한을 이해하고 질문을 할 수 있도록 제목과 연락처 정보를 제공하십시오. 단순히 정책 변경을보고하는 경우 해당 정책에 따라 갱신하지 않았 음을 추가하고 참조 용으로 첨부하십시오.
작은 글씨를 읽으십시오.
갱신하지 않는 사람이나 서비스와 서면 계약을 맺은 경우 반드시 작은 글씨를 읽으십시오. 계약 상황을 위반하지 않도록 따라야하는 계약을 언제, 어떻게 종료 할 수 있는지에 대한 세부 사항이있을 수 있습니다. 월별 서비스와 같이 자동 갱신 계약 인 경우 종료 요청서를 작성하여 해당 부서에 보내십시오. 서비스를 종료 할 날짜를 포함시켜야합니다. 이유를 포함시키려는 경우 귀하에게 달려 있습니다. 갱신 기간 전에 취소하지 않으면 해지 수수료가 붙어있을 수 있으므로 자동 갱신 계약을 체결 할 때 취소 할 기한을 기록하십시오.
