우리는 모두 혼란스러운 사무실에서 근무했습니다. 서류 및 기타 자료가 겹쳐 쌓여 직원들이 좌절하고 책임에 대해 확신 할 수 없기 때문에 직원들은 어떤 조치를 취하고 있는지에 대해 만족하지 못합니다. 어떻게 사무실을 원활하게 운영 할 수 있습니까? 직원들이 지켜야 할 절차를 명확히하면 다른 모든 것들이 도움이 될 것입니다. 깨끗한 사무실, 더 행복하고 생산적인 직원, 그리고 더 나은 관리자를 즉시 갖게 될 것입니다.
필요한 항목
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컴퓨터
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종이
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수첩
프로토콜 만들기
설문 조사를 작성하고 직원을 조사하여 명확하지 않은 조직 분야를 조사하십시오. 직원에게 자신이 맡고있는 역할과 책임,보고 대상 또는 절차를 올바르게 수행하는 방법에 대해 명확하지 않은 점을 묻습니다.
직원이 명확히해야 할 것을 토대로 직원 핸드북을 만듭니다. 또한 사무실 환경에 대한 정보를 포함하여 표준 회사 정책을 포함하십시오. 직원은 서류가 적시에 접수되어야하고 업무를 떠나기 전에 책상을 정리하고 깨끗한 작업 공간을 창출해야한다고 알고 있어야합니다.
표준 운영 절차 또는 SOP를 작성하십시오. SOP는 모든 작업의 대상, 대상, 위치, 이유 및 방법을 정의하는 지침서입니다. 직원이 따라야하는 각 작업에 대해 SOP를 작성하십시오. 프로세스에 대한 요약 단락, 수행 방법에 대한 단계별 지침 및 추가 정보가 필요한 경우 리소스 목록을 포함하십시오. 이 SOP가 검토되고 갱신 될 때까지 6 개월에서 12 개월 후에 미래의 날짜를 포함 시키십시오. 또한 해당 절차를 담당하는 사람의 이름과 연락처 정보를 포함하십시오. 그러면 직원이 자세한 정보를 문의 할 담당자를 알 수 있습니다. 모든 SOP를 노트북에 놓고 모든 직원이 액세스 할 수 있도록하여 무언가를 확인할 필요가있을 때 절차를 찾습니다. 발생하는 새로운 절차에 대한 새로운 SOP를 작성하여 책에 추가하십시오.
직원 교육 및 조직화
현직 종업원에게 모두 종업원이 될 때까지 그리고 신입 사원은 고용되었을 때 종업원에게 제공하십시오. 직원들은 기대하는 바를 알고있는 경우 사무실 운영 방식을 개선 할 수 있습니다.
직원에게 적용되는 모든 SOP를 교육하십시오. 그 절차를 담당하는 직원에게 다른 직원과 일대일로 또는 그룹으로 훈련하도록하십시오. 직원이 개발 된 후에 모든 절차에 대해 직원을 훈련 시키므로 직원은 해당 절차를 수행 할 때 직원에게 기대되는 바를 분명히합니다.
사무실 정리를 위해 전 직원 청소 일을 잡으십시오. 이것은 자주 수행 될 필요가 없습니다. 직원 핸드북을 읽고 새로운 SOP에 대한 교육을받은 후 직원은해야 할 일에 대해 명확한 생각을 가져야합니다.
팁
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추가 교육을 위해 부재 중 퇴각에 직원을 배치하십시오.
